Po tom, ako dopracujeme žiadosť o nenávratný finančný príspevok (ďalej aj „žiadosť o NFP“), máme vyplnené všetky predpísané formuláre a vybavené všetky prílohy, mali by sme si všetky podklady ešte aspoň raz dôkladne skontrolovať pred tým, ako ich zosumarizujeme do požadovanej podoby a odovzdáme na riadiaci/sprostredkovateľský orgán.
Projekt si ešte raz celý prečítame a sústredíme sa najmä na jeho logickosť, časovú postupnosť, formálnu úplnosť a obsahovú správnosť (či uvádzame vo všetkých častiach projektu rovnaké údaje – najmä, či nám korešponduje názov a rôzne číselné parametre projektu). Ideálne je dať projekt prečítať nezainteresovanej osobe, ktorá ani nemusí poznať podmienky výzvy na predkladanie žiadostí, avšak projekt by mal byť zrozumiteľný pre kohokoľvek, kto si ho prečíta. Samozrejme, v prípade, že máme k dispozícii kolegu, ktorý pozná podmienky výzvy, je kontrola kvalitnejšia. Autorom projektu sa často zdá, že projektu venovali už toľko pozornosti a čítali ho už toľkokrát, že nie je možné, aby v ňom bola nejaká chyba, no oko iného človeka nejakú nezrovnalosť spravidla predsa len zachytí. Ak máme priestor a netlačí nás termín, je dobré, ak si autor projektu prečíta svoju prácu s odstupom pár dní.
Okrem príloh, ktoré vypracováva projektový manažér (formulár žiadosti o NFP, opis projektu a rôzne záväzné formuláre) je vhodné prekontrolovať aj prílohy, ktoré vystavujú externé inštitúcie (Sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne, inšpektorát práce, odbor starostlivosti o životné prostredie okresného úradu a pod.), keďže aj v nich sa môžu vyskytnúť chyby (nesprávne uvedený názov projektu, doklad vystavený na nesprávny subjekt a pod.). Dôležité je kontrolovať si časovú aktuálnosť príloh – obvykle predkladané prílohy nesmú byť s dátumom vystavenia starším ako 3 mesiace pred dátumom odovzdania projektu na riadiaci orgán, v prípade výpisu z listu vlastníctva to býva ešte menej, len 1 mesiac.
Aby sme s projektom nezabudli odovzdať žiadnu prílohu, je dobré si ešte v rámci fázy prípravy projektového zámeru vytvoriť zoznam potrebných príloh, v ktorom si budeme hotové/získané prílohy odškrtávať. Pri záverečnej kontrole si ešte raz prejdeme zoznam a uistíme sa, že máme fyzicky prítomné a korektne vyhotovené všetky prílohy. Každá jedna musí byť podpísaná a opečiatkovaná – buď zo strany inštitúcie, ktorá ju vystavila alebo žiadateľa (ak má žiadateľ povinnosť používať pečiatku).
V rámci fázy kontroly pracujeme ešte stále iba s „draft“ verziou žiadosti o NFP a k jej odoslaniu cez elektronický systém a v tlačenej podobe pristúpime až po tom, ako sme si celkom istí jej úplnosťou a správnosťou. Po odoslaní žiadosti cez elektronický systém si žiadateľ žiadosť vytlačí, podpíše a opečiatkuje ju, prípadne doplní dátum a miesto podpisu, ak sa vyžadujú. Akékoľvek zmeny v projekte po odoslaní elektronickej žiadosti už nie sú možné. V prípade zistenia závažného nedostatku, ktorý by mohol mať za následok vyradenie projektu, odporúčame žiadateľom prekonzultovať možnosť predložiť žiadosť o NFP nanovo. Táto možnosť však reálne pripadá do úvahy iba vtedy, ak príslušné kolo na predkladanie žiadostí je v čase zistenia nedostatku ešte stále otvorené.
Po podpísaní vytlačenej žiadosti sa žiadosť a všetky prílohy zoradia v poradí, v akom ich vyžaduje predložiť riadiaci orgán. Medzi jednotlivé prílohy povkladáme predeľovacie listy s názvom príslušnej prílohy pre lepšiu orientáciu v projekte. K prílohám, ktoré sú pre nás nerelevantné, môžeme vyhotoviť čestné vyhlásenie o irelevantnosti prílohy alebo priamo na predeľovač uviesť informáciu o irelevantnosti prílohy. V prípade, že sa vyžaduje na riadiaci orgán predložiť okrem originálu projektu aj jednu či dve kópie projektu, tak ich vyhotovíme. Jednu kópiu si urobíme aj pre seba. Najmä pri tvorbe projektu na poslednú chvíľu sa stáva, že sa autorovi projektu nakopí v počítači viac verzií toho istého dokumentu. Napokon má sám zmätok v tom, čo vlastne odovzdal na riadiaci/sprostredkovateľský orgán – existencia tlačenej kópie projektu urobená priamo z originálnej verzie však všetky pochybnosti vylúči.
Celý projekt sa zviaže hrebeňovou alebo tepelnou väzbou a jeho elektronická verzia sa – v prípade, že to riadiaci orgán vyžaduje – uloží tiež na CD. S ohľadom na rozsiahlosť projektu vložíme projekt spolu s CD buď do pevnej obálky alebo kartónového boxu. Náležitosti, ktoré sa uvádzajú na obálku, sú často predpísané: okrem adresy prijímateľa a odosielateľa zásielky sa uvádza tiež názov projektu, kód projektu a iné doplňujúce informácie, preto žiadateľom odporúčame pozrieť si štruktúru požadovaných náležitostí priamo vo výzve.
Projekt je obvykle možné zaslať poštou, kuriérom alebo zaniesť na riadiaci/sprostredkovateľský orgán osobne. O zaslaní/odovzdaní projektu si necháme vyhotoviť potvrdenie (podací lístok z pošty, preberací protokol riadiaceho/sprostredkovateľského orgánu a pod.). Žiadateľ by si mal vo výzve overiť, či je pre odovzdanie projektu smerodajný dátum odovzdania projektu na poštovú prepravu alebo dátum jeho prijatia na podateľňu hodnotiaceho orgánu.
Autor: Ivana Oravcová
Foto: StockSnap.io