Pod pojmom „realizácia projektu“ sa často rozumie iba realizácia stanovenej hlavnej aktivity, ako napríklad výstavba určitého objektu, nákup hnuteľných a nehnuteľných vecí. Z časti tento výrok je pravdivý, avšak nesmieme zabúdať ani na personálne zabezpečenie projektu. Na fakt, že kvalitný projektový tím je tiež kľúčom k úspešnej realizácii projektu, sa často zabúda.

Už pri písaní žiadosti o nenávratný finančný príspevok riadiace orgány operačných programov vyžadujú, aby žiadatelia stanovili minimálne troch členov projektového tímu (projektový manažér, finančný manažér, manažér publicity), ktorí sa v prípade schválenia projektu budú spolupodieľať na riadení a realizácii projektu. Obyčajne žiadatelia veľmi neuvažujú nad výberom týchto členov projektového tímu, iba „hodia“ do žiadosti mená niektorých súčasných zamestnancov. Nemyslia však na to, že v prípade schválenia žiadosti o NFP úspešnosť realizácie projektu v značnej miere závisí aj od toho, kto projekt riadi.

Realizácia projektu neznemená len to, že žiadateľ vykoná stanovenú hlavnú aktivitu projektu, ale aj to, že povinná dokumentácia (ktorú požadujú riadiace orgány počas a aj po realizácii projektu) je správne vyhotovená a včas predložená. Na to, aby žiadateľ vedel splniť všetky svoje povinnosti voči riadiacemu orgánu, musí mať vo svojom projektovom tíme tých správnych členov.

Projektový manažér má na starosti sledovanie finančného plánu realizácie projektu, riadenie zmenových procedúr projektu, korešpondenciu a komunikáciu s riadiacim orgánom, sledovanie napĺňania merateľných ukazovateľov, sledovanie termínov v zmysle zmluvy o NFP a rôzne iné činnosti. Finančný manažér zabezpečuje predovšetkým podporné doklady k žiadosti o platbu, spracováva žiadosť o platbu, sleduje rozpočet projektu, kontroluje náležitosti faktúr a účtovných dokladov v zmysle platného zákona o účtovníctve a tiež sa zúčastňuje na kontrolách a auditoch uskutočnených v rámci projektu a po ukončení projektu. Manažér publicity zodpovedá za tvorbu nástrojov publicity a zároveň vykonáva aj iné činnosti, ktoré súvisia s publicitou.

Do interných riadiacich tímov sa môžu zaradiť aj súčasní zamestnanci žiadateľa, ale môžu byť prijatí aj noví zamestnanci na zastrešenie rôznych funkcií v rámci realizácie projektu. Pri výbere správnych členov žiadateľ musí brať do úvahy, či daný kandidát:

• má dostatočné vedomosti o štrukturálnych fondoch,
• bude mať dostatok času na výkon projektových úloh popri svojich bežných pracovných povinnostiach,
• bude ochotný vykonávať projektové úlohy plynúce z jeho funkcie v rámci projektového tímu,
• má motiváciu zúčastniť sa na realizácii projektu,
• má dostatočné skúsenosti vo svojom odbore,
• má dostatočné vedomosti k vykonávaniu danej funkcie v rámci projektového tímu,
• má dostatočné skúsenosti v oblasti predkladania a implementácie projektov financovaných z verejných zdrojov.

Na niektoré z týchto dôležitých otázok si žiadateľ vie nájsť odpoveď aj v personálnom spise daného uchádzača o určitú pozíciu v rámci projektového tímu, avšak niektoré odpovede sa dajú zistiť iba na základe rozhovoru, ktorý môže mať podobnú štruktúru ako má prijímací pohovor. Počas tohto rozhovoru je vhodné vysvetliť uchádzačom, čo znamená byť súčasťou projektového riadiaceho tímu, aby neskôr nedošlo k nezrovnalostiam, kedy zamestnanci ani nevedeli, do čoho idú a nie sú ochotní plniť svoje úlohy vyplývajúce z projektu. Veľkou výhodou výberu zo súčasných zamestnancov je, že dané subjekty majú dostatočné vedomosti o rôznych procesoch, produktoch, situáciách, ktoré prebiehajú v spoločnosti žiadateľa. Výhodou je aj fakt, že súčasní zamestnanci by funkciu člena projektového tímu vykonávali v rámci svojej bežnej pracovnej náplne, čím by žiadateľovi nevznikli dodatočné osobné náklady.

Ak žiadateľ nenašiel v rámci svojich súčasných personálnych kapacít správnych ľudí, ktorých by mohol zaradiť do projektového tímu, má možnosť prijať aj nových zamestnancov. Táto alternatíva sčasti môže znamenať výhodu pre žiadateľa, pretože by sa prijal subjekt, ktorý je kompetentný v oblasti realizácie projektov, avšak na druhej strane vystupujú tu aj určité negatíva. Medzi ne patrí napríklad finančná náročnosť (náklady na nábor, výber, prijatie zamestnanca a ďalšie súvisiace náklady) a nedostatočné vedomosti nového zamestnanca o interných záležitostiach žiadateľa.

Žiadateľ sa teda musí rozhodnúť, ktorá alternatíva mu vyhovuje pri zostavení projektového tímu, pričom nesmie brať do úvahy iba finančnú stránku problematiky, ale aj kvalitu vykonávanej práce. Aby sa zabezpečilo naozaj kvalitné riadenie a realizácia projektu, odporúča sa žiadateľom nad rámec vlastných personálnych kapacít spolupracovať aj s externými konzultačnými spoločnosťami, ktoré majú dostatočné skúsenosti s uvedenými činnosťami. V konečnom dôsledku pri kombinácii interných a externých zdrojov sa zabezpečí kvalita realizácie projektu z hľadiska odbornosti, formálnosti a procesnej správnosti.

Autor: Enikő Hajdúová

Foto: StockSnap.io