Už tradičnou schémou podporujúcou menšie projekty predovšetkým tretieho sektora je Visegrad fund. Napriek tomu je ešte stále veľa subjektov, ktoré by mohli vystupovať ako oprávnený žiadateľ, avšak nevedia o tejto dotačnej príležitosti. V každom termíne je pravidelne predkladaných mnoho žiadostí o dotáciu, no po dôkladnej analýze zistíme, že žiadatelia sa opakujú, t. j. žiadosti predkladajú tie isté subjekty v rovnakých alebo rôznych partnerských konzorciách. Aj z toho dôvodu sme sa rozhodli viac odprezentovať túto schému, ako i v kocke zosumarizovať kľúčové princípy, ktoré by Vám mali pomôcť vypracovať kvalitný projekt a byť vo výzve úspešný.

Samozrejme, k písaniu Visegrad projektu sa vzťahujú všetky všeobecné pravidlá, o ktorých Vás priebežne informujeme v časopise GRANT, preto, aby sme sa vyhli zbytočnej duplicite, nebudeme sa k nim vracať. Naopak, pozornosť upriamime na princípy, ktoré sú špecifické výlučne pre túto schému.

Základné rady a princípy sú:

1. Vytvorte si kvalitné projektové konzorcium 4 krajín

Medzi oprávnené subjekty v rámci Visegrad fund patria subjekty z Maďarska, Slovenska, Poľska a Českej republiky. Po dôkladnom preštudovaní výzvy hneď zistíme, že na podanie projektu nám stačia partneri aspoň z troch krajín. Mnoho žiadateľov, ktorí nemajú pripravené konzorcium, sa často uspokojí s tým, že si nájde iba dvoch partnerov a projekt podá v 3-člennom konzorciu. Netvrdíme, že projekt nemôže byť schválený, ale jeho šance sú omnoho nižšie v porovnaní so 4-členným konzorciom. Vytvorte si teda partnerstvo s účasťou všetkých krajín tvoriacich Vyšehradský priestor.

Mnoho žiadateľov nevie, akým spôsobom hľadať projektových partnerov. V dnešnej dobe informatizácie je to však naozaj veľmi jednoduché. Ako prvé si vytvorím základný jednoduchý marketingový materiál (max. 1 A4), ktorý zachytáva hlavnú logiku projektu, najmä: kto je žiadateľom, v akej oblasti bude projekt podaný, aké sú hlavné ciele, cieľového skupiny, aktivity, výsledky, odhadovaný rozpočet (aj na partnera) a spôsob ako sa do projektu partner môže zapojiť. Následne si podľa témy projektu spravím identifikáciu vhodných partnerov (školy, občianske združenia, obce a pod.), vyhľadám si e-mailové kontakty, napíšem krátky e-mail, ktorý čitateľa zaujme a odošlem. Štatistická úspešnosť kladnej odpovede v rámci Visegrad Fund je cca 5 – 8 %, čiže na získanie partnera nemusíme osloviť príliš veľa subjektov.

2. Vyberte vhodného žiadateľa

Napriek tomu, že projektový zámer môže byť Váš, nemusí to vždy automaticky znamenať, že musíte vystupovať v roli žiadateľa (tzv. applicant). V rámci tohto fondu sa neposudzuje tak dôkladne finančná bonita a iné kapacity subjektu žiadateľa, ako je to v prípade štrukturálnych fondov. Paradoxne sa v praxi stáva, že je podporený taký subjekt, ktorý ešte v tomto fonde dotáciu nezískal. Ak teda Vaša organizácia získala dotáciu v minulom kole, pričom Váš projektový partner – napr. z Česka – v tejto schéme ešte dotáciu nečerpal, odporúčame ho zapracovať do pozície žiadateľa.

V tejto súvislosti treba upozorniť na jednu skutočnosť, ktorá sa praxi často opakuje. Mnoho žiadateľov, ktorí majú projektový zámer, avšak nemajú partnerov, si ich začnú vyhľadávať a uspokoja sa s akýmkoľvek subjektom, len aby bol z oprávnených krajín. Takéto „umelé“ partnerstvá sú v projekte veľmi vypuklé a spôsobia stratu bodov v hodnotení. Ak teda budujete nové konzorcium, snažte sa osloviť a zapracovať partnera, ktorý je profilovo blízko Vašej organizácie. Ak ste nezisková organizácia, tak aj Váš partner môže byť nezisková organizácia. Druhý spôsob zapracovania partnera je spôsob podľa projektových aktivít. V praxi to znamená, že do projektu neoslovím podobného partnera, ako je naša organizácia, ale takého, ktorý dokáže zrealizovať konkrétnu časť projektu. Ak je teda v rámci projektu potrebné spraviť určité výskumné aktivity, je na mieste, ak oslovím výskumné inštitúcie. Ak potrebujem mať garanta určitej časti regiónu, je dobré osloviť mesto alebo obce.

3. Vytvorte si prístup do on-line systému

Na vypracovanie a podanie projektu sa nevzťahuje systém ITMS2014+. Vyšehradský fond má svoj vlastný elektronický systém. Odporúčame vytvoriť si vlastný prístup čo najskôr a vyplniť si všetky identifikačné údaje za svoju, ako i partnerské organizácie. Dôležitou radou je, aby ste neumožnili partnerom písať do vytvorenej žiadosti v systéme. Vyhnete sa tak mnohým problémom. Za vypracovanie žiadosti v systéme musí byť zodpovedný iba jeden človek. Tento človek zašle partnerom iba otázky, napr. formou dotazníka. Ich odpovede rozpracujete a do žiadosti dopíšete.

4. Pozor na opisné časti

Keďže sa tvorbe opisných častí (východisková situácia, aktivity a pod.) venujeme v samostatnom článku tohto vydania časopisu GRANT, nebudeme sa k nim vracať, pretože sa na ne vzťahujú rovnaké pravidlá. Pozornosť budeme venovať na určité špecifiká tejto schémy. Tým hlavným je, že za 4 partnerov musím vypracovať jedno konzistentné dielo. S tým je spojená náročná úloha, najmä pri nových projektových konzorciách, ktoré doposiaľ vzájomne nespolupracovali. Nepodceňujte túto časť a pokúste sa aspoň vo všeobecnosti opísať predchádzajúcu skúsenosť s partnerom a prečo ste sa dali dokopy.

5. Nezabudnite na kvalitnú propagáciu projektu

O publicite projektu sa dočítate viac v augustovom vydaní časopisu GRANT. V tomto kontexte by sme však upozornili na skutočnosť, že aj Vyšehradský fond si potrpí na dostatočne viditeľnú propagáciu fondu. Vytvorte teda pre Váš projekt kvalitnú modernú marketingovú kampaň. Nevkĺznite iba do tradičných neefektívnych nástrojov, ako sú letáky a brožúry. Naopak, orientujte sa na internet a sociálne médiá, s ktorými sú spojené značne nižšie náklady a vyššia miera dopadu na cieľovú skupinu.

6. Nepodceňujte rozpočet

Vo všeobecnosti náročnosť prípravy rozpočtu v tejto schéme nie je vysoká. Platí však niekoľko dôležitých princípov, ktoré je dobré pri jeho tvorbe aplikovať. Tým prvým je samotná výška rozpočtu. Napriek tomu, že v príručke nemusí byť zadefinovaná max. možná výška príspevku, nikdy nežiadajte viac ako je bežný priemer. Ak teda bude bežný priemer pri štandardných grantoch 15 000 Eur, žiadajte aspoň o 10 % menej.

Ďalším dôležitým bodom týkajúcim sa rozpočtu je výška spolufinancovania. Príručka mám určí minimálnu výšku vlastných zdrojov, čo je obvykle 30 %. Ak však chcete byť úspešní, odporúčame túto mieru zvýšiť aspoň na 40 %. Častým nedostatkom rozpočtu je aj jeho nedostatočná špecifikácia. Žiadateľ iba uvedenie druh výdavku a celkovú sumu, napr. náklady na preklady vo výške 500 Eur. Ak však má byť Váš projekt schválený, tak musíte každú položku rozmeniť na „drobné“. Ak teda preklad, tak treba uviesť aký jazyk, koľko normostrán a výdavok na 1 normostranu.

Ďalšou radou, ktorá Vám môže pomôcť nedostať sa pri realizácii projektu do problémov je, aby ste do projektu nedávali veľa finančne náročných aktivít, napr. podujatí a konferencií. V praxi sa často stáva, že Vám síce projekt schvália, avšak ponížia rozpočet. Ten môže byť skrátený do takej miery, že to ohrozí kvalitnú realizáciu Vášho projektu. Pri koncipovaní rozpočtu myslite na tento možný scenár a zapracujte do projektu „krízovú“ rezervu. Žiadateľov zároveň upozorňujeme na skutočnosť, že v rámci Visegrad Fund nie sú oprávnené mzdové výdavky. Pri tvorbe rozpočtu berte túto skutočnosť do úvahy a prípadne presuňte určité projektové úlohy napr. do externých služieb.

7. Vytvorte kvalitné „podporné“ listy

Tento typ projektov je jednoduchý, čo sa príloh týka. Spravidla partneri predkladajú tzv. registračné listy. V prípade SR ide o výpis zo Štatistického úradu SR. Tento výpis je možné stiahnuť si priamo z internetu. Dôležitou prílohou je však podporný list (tzv. Letter of intent), ktorý podpisuje každý partner. Platí niekoľko odporúčaní na podporný list. Tým prvým je stručnosť. Nemal by byť dlhší ako 2 A4. Musí obsahovať všetky identifikačné údaje partnera a odvolávku na projekt (názov projektu, názov dotačnej schémy, názov žiadateľa). V podpornom liste musí byť vyjadrená forma podpory, nestačí všeobecná veta, že projekt po schválení podporím. Mali by sme v krátkosti konkretizovať formu pomoci, napr. že zrealizujem jednu konferenciu, zabezpečím nasledovné formy propagácie projektu v mojej krajine, oslovím také a také cieľové skupiny, stakeholderov a pod. V liste je dobré spomenúť, aké mám skúsenosti s podobnými a medzinárodnými projektmi.

Na záver ešte jedna rada. Aj keď je bežné, že žiadateľ predpripravuje pre partnerov podporné listy, snažte sa, aby neboli na „jedno kopyto“. Mierne ich upravte a, samozrejme, nech si ich dá príslušný partner aspoň na svoj hlavičkový papier, podpíše a pošle naskenované k Vám, aby ste ich mohli do projektu priložiť.

Veríme, že sme týmto príspevkom motivovali tých, ktorí s Visegrad Fund zatiaľ nemajú žiadne skúsenosti, aby spracovali a podali svoj prvý projekt. Na druhej strane tých, ktorí s ním už majú určité skúsenosti, aby skvalitnili svoje budúce projekty.

Autor: Ján Hámorník

Foto: Pictography