Už počas minulého programového obdobia 2007 – 2013 prejavili (najmä výrobné) podniky značný záujem o možnosti čerpania nenávratných finančných príspevkov v rámci výziev zameraných na podporu súkromného sektora. Tento rok majú podniky ďalšiu možnosť požiadať o dotáciu, a to na obstaranie dlhodobého hmotného a dlhodobého nehmotného majetku, ak tento majetok prispeje k inovácii produktov, procesov alebo predstavuje organizačnú inováciu pre podnik žiadateľa. Základný prehľad podmienok výzvy na predkladanie žiadostí o túto dotáciu sme Vám priniesli v 4. vydaní časopisu GRANT, úplné znenie výzvy je stále dostupné na webovej stránke Operačného programu Výskum a inovácie.

Jednou zo základných podmienok výzvy na podporu inovácií v podnikoch je, aby projekty predkladané žiadateľmi pozitívne vplývali na tzv. „oblasti špecializácie“ definované v národnom strategickom dokumente RIS3 SK. Medzi tieto oblasti špecializácie patria:

a) Oblasti hospodárskej špecializácie:

• automobilový priemysel a strojárstvo,
• spotrebná elektronika a elektrické prístroje,
• informačné a komunikačné produkty a služby,
• výroba a spracovanie železa a ocele.

b) Perspektívne oblasti špecializácie:

• automatizácia, robotika a digitálne technológie,
• spracovanie a zhodnotenie ľahkých kovov a ich zliatin,
• výroba a spracovanie polymérov a progresívnych chemických substancií,
• kreatívny priemysel,
• zhodnocovanie domácej surovinovej základne,
• podpora inteligentných technológií v oblasti spracovania surovín a odpadov v regióne ich výskytu.

Každý projekt v rámci svojho životného cyklu pozostáva zo 4 základných fáz:

• Prvá fáza – príprava projektovej žiadosti o dotáciu,
• druhá fáza – proces verejného obstarávania (VO),
• tretia fáza – implementácia/realizácia projektu,
• štvrtá fáza – fáza udržateľnosti projektu (udržania výsledkov projektu).

Je dôležité vedieť, že celý projekt a jeho úspech je závislý od každej jednej fázy. Ide o „spojené nádoby“, kedy postavenie jednotlivých fáz je rovnocenné, žiadna nie je dôležitejšia alebo menej dôležitá ako iná. Ak sa celý projekt v úvode navrhne správne, spravidla v ďalších fázach nedôjde k zásadným problémom a projekt sa ukončí úspešne. Naopak, pri zlom nastavení je náročné prejsť celým projektom a zväčša sa buď takýto projektový zámer ani neschváli, alebo sa schváli, ale jeho realizácia sa nedokončí alebo sa dokončí, no s negatívnymi dôsledkami pre žiadateľa (oneskorené vyplatenie dotácie, zníženie výšky dotácie, povinnosť vrátenia plnej výšky poskytnutej dotácie, rôzne administratívne prieťahy a pod.).

Už v prvej fáze projektového cyklu musíme myslieť na tie nasledujúce. Je potrebné mať na pamäti, ako presne sa projekt bude realizovať, čo reálne sme ochotní a schopní projektom dosiahnuť a či táto skutočnosť je premietnutá aj v žiadosti o dotáciu, v ktorej by sme nemali o svojom zámere a svojich schopnostiach veľmi preháňať, ale ani sa podceňovať. V žiadosti o dotáciu je potrebné konkrétne a realisticky špecifikovať potreby podniku a jeho ciele a tiež očakávané výstupy (merateľné ukazovatele) projektu.

Pri projektoch zameraných na obstaranie výrobných technológií je spravidla najväčším problémom a obavou žiadateľov časové rozpätie realizácie projektov. Pri navrhovaní rozsahu zamýšľaných technológií v čase prípravy projektu by mal žiadateľ brať do úvahy, že projekt sa bude realizovať až o niekoľko mesiacov (3 – 5) neskôr, ako by tomu bolo v prípade, že by podnik na svoj zámer dotáciu nežiadal. Zatiaľ čo pri financovaní zámeru z vlastných zdrojov sa môže subjekt do obstarania technológií pustiť prakticky ihneď, pri žiadaní o dotáciu musí podnik najprv zostaviť projekt, počkať na ukončenie verejného obstarávania a prípadne aj na vyhodnotenie jeho žiadosti o dotáciu, ak ide o subjekt, ktorý by sa bez dotácie do realizácie zámeru z finančných dôvodov nepúšťal. Vzhľadom na uvedené je obdobiu realizácie projektu nevyhnutné prispôsobiť aj rozsah zamýšľaného technologického vybavenia, keďže žiadateľ si nie vždy môže dovoliť čakať napr. pol roka, kým zakúpi stroj, ktorý už teraz nevyhnutne potrebuje.

V rámci definovania rozsahu technologického vybavenia, ktoré bude tvoriť predmet projektu, je dôležité okrem všeobecného popisu (chcem ten a ten stroj na taký a taký účel v počte toľko a toľko kusov) uviesť do žiadosti o dotáciu konkrétne, podrobné technické parametre týchto strojov. Odporúčame, aby žiadatelia úzko spolupracovali s odborníkmi v danej oblasti – výrobcami či dodávateľmi týchto strojov, ktorí najlepšie poznajú ich technické parametre, resp. možnosti zostavenia strojov presne podľa požiadaviek konkrétneho žiadateľa. Tu je treba dávať si pozor na to, aby parametre neboli diskriminačné. Parametre strojov by mali byť opísané dostatočne do hĺbky, aby žiadateľ získal skutočne ten stroj, aký potrebuje, avšak tieto parametre zároveň nesmú obmedzovať súťaž v rámci verejného obstarávania[1] tým, že by neumožňovali niektorým dodávateľom sa do VO zapojiť. V tejto súvislosti je dobré konzultovať opis zákazky verejného obstarávania (t. j. žiadateľom a odborníkom navrhnuté parametre strojov) so skúseným odborníkom na VO.

Práve nesprávne nastavenie technických či iných parametrov predmetu projektu sa v praxi často ukazuje ako problematické vo fáze verejného obstarávania, v dôsledku čoho sa verejné obstarávanie musí zopakovať, a tým pádom sa aj obdobie realizácie projektu posúva. V tomto prípade je spravidla možné požiadať riadiaci orgán ako poskytovateľa dotácie o zmenu parametrov technologického vybavenia, avšak – najmä v prípade väčších zmien – riadiaci orgán tejto žiadosti nemusí vyhovieť, čím sa projekt predčasne končí. Tu platí známe: Ako sa zaseje, tak sa bude žať.

Ešte pred začiatkom verejného obstarávania je teda potrebné mať presne a správne stanovený rozsah jadra projektu – opis a technické parametre zákazky (technický a vecný opis súboru technologického vybavenia, stanovenie možnosti určiť podmienky pre záručný a pozáručný servis, dobu dodania zákazky v dňoch, prípadne iné dôležité parametre pre žiadateľa) a vzor zmluvy s dodávateľom (jej súčasťou sú požadované plnenia od úspešného uchádzača), na základe ktorej sa bude projekt realizovať. Doba trvania VO závisí od metódy obstarávania, teda či ide o zákazku s nízkou hodnotu, podlimitnú alebo nadlimitnú zákazku. Následne, po ukončení procesu verejného obstarávania, sa dokumentácia z obstarávania odovzdá riadiacemu, resp. sprostredkovateľskému orgánu, ktorý ju skontroluje a oznámi žiadateľovi výsledok z kontroly.

Výsledkom kontroly dokumentácie z VO môže byť jej schválenie alebo neschválenie. Dôvodom neschválenia dokumentácie môže byť napríklad porušenie zákona o VO, čoho dôsledkom je potreba opakovania procesu VO a zároveň oddialenie obdobia realizácie projektu. Iné chyby v procese VO zase môžu mať za následok rovno krátenie (zníženie výšky) dotácie, a teda zväčšenie podielu výdavkov, ktoré bude musieť uhradiť sám žiadateľ. Každopádne, po ukončení procesu VO prechádza projekt štandardne do svojej 3. fázy, fázy implementácie projektu.

Bezprostredne pred začiatkom 3. fázy sa aktualizuje časový harmonogram projektu, čím sa projekt prispôsobuje už reálnejším časovým podmienkam. V tejto súvislosti odporúčame žiadateľom zostaviť si prehľadnú tabuľku úloh, termínov ich plnenia ako aj osoby zodpovedné za tieto úlohy. Okrem toho žiadateľ zabezpečí a predloží na riadiaci orgán rôzne ďalšie informácie a doklady (napr. potvrdenie z banky o disponovaní dostatočným objemom finančných prostriedkov na zabezpečenie spolufinancovania projektu a pod.). Po predložení všetkých podkladov zo strany žiadateľa pristupuje riadiaci orgán k uzavretiu zmluvy o NFP so žiadateľom, pričom od tohto momentu sa podmienky ustanovené v zmluve stávajú pre žiadateľa záväznými a smerodajnými. Samotná realizácia projektu sa spravidla začína dňom uzavretia zmluvy s dodávateľom – subjektom, ktorý vzíde víťazne z procesu verejného obstarávania. Žiadateľ je po začatí realizácie projektu povinný zaslať na riadiaci orgán tzv. „hlásenie o začatí realizácie projektu“.

Hneď v úvode realizácie projektu je potrebné zabezpečiť povinnú publicitu k projektu, o ktorej sme našich čitateľov bližšie informovali v augustovom vydaní časopisu GRANT, preto sa jej v rámci tohto článku detailnejšie nevenujeme. Všetky dôležité informácie týkajúce sa správneho zrealizovania publicity projektu sa nachádzajú v samostatnom dokumente, v tzv. manuáli pre informovanie a publicitu, ktorý vydáva riadiaci orgán a spravidla sa nachádza na webovej stránke príslušného operačného programu.

Výsledkom realizácie projektu je dodanie technologického vybavenia (jeho fyzická dodávka, inštalácia, skúšobná prevádzka) presne podľa schváleného projektu a zmluvy o NFP a následné spustenie výroby, prípadne, ak je súčasťou projektu aj podmienka dosiahnutia určitých merateľných ukazovateľov (vytvorenie pracovných miest a pod.), okrem samotného obstarania technológií netreba zabúdať aj na splnenie týchto záväzkov. Nenaplnenie merateľných ukazovateľov predstavuje významné porušenie podmienok zmluvy o NFP a obvykle sa s ním spája finančná korekcia (zníženie výšky dotácie), preto by sa žiadateľ nemal sústreďovať iba na samotné dodanie strojov, aj keď ide o gro projektu, ale mal by vnímať všetky svoje povinnosti a záväzky vyplývajúce z realizácie projektu ako celok, z ktorého ani jedna časť nie je viac či menej dôležitá.

Medzi najčastejšie nedostatky v rámci fázy implementácie projektu patrí najmä neskoré predkladanie alebo predkladanie chybných monitorovacích správ a žiadostí o platbu, nedodržiavanie časového harmonogramu projektu, nepredkladanie, resp. neskoré predkladanie žiadostí o vykonanie zmeny v zmluve, formálne nedostatky v realizácii publicity projektu, nesúlad medzi zmluvou o NFP a reálnym plnením či nesúlad medzi reálnym plnením a predloženými dokladmi (faktúrami, dodacími listami a pod.). Práve na tieto oblasti odporúčame žiadateľom zamerať svoju pozornosť – ešte popri tom, ako sa zameriavajú na to „hlavné“ – dodanie technológií.

Všetky informácie a dokumenty, ktoré žiadateľ počas fázy realizácie projektu riadiacemu orgánu predkladá, slúžia ako podkladový materiál pre zúčtovanie (vyplatenie) dotácie v prospech žiadateľa, preto ich správne vypracovanie a včasné predloženie má významný vplyv na rýchlosť vyplatenia dotácie ako aj samotnú výšku dotácie. Akékoľvek otázky žiadateľov týkajúce sa realizácie projektu a jeho vykazovania preto odporúčame radšej prekonzultovať priamo s prideleným projektovým manažérom, ako sa spoliehať na intuíciu a konať spôsobom „pokus – omyl“, keďže omyl môže mať za následok krátenie dotácie či dokonca odstúpenie riadiaceho orgánu od zmluvy so žiadateľom.

Po schválení záverečnej monitorovacej správy a žiadosti o platbu vykoná poskytovateľ dotácie kontrolu na mieste, v rámci ktorej si overí správnosť predložených dokumentov a ich súlad s reálnym plnením, o čom následne vyhotoví záznam z kontroly na mieste. Pokiaľ sú všetky podklady správne, posúva sa projekt na platobnú jednotku a dôjde k úhrade priznanej čiastky dotácie na účet žiadateľa.

Proces realizácie projektu je administratívne náročný, je potrebné v rámci neho dodržiavať mnohé termíny a mať prehľad o mnohých povinnostiach a aj preto je vhodné, aby ho zastrešovala osoba disponujúca dostatočnými skúsenosťami s riadením projektov. V prípade, že žiadateľ nedisponuje potrebnou kapacitou, je dobré obrátiť sa na externú spoločnosť, ktorá už má skúsenosti s implementáciou podobných projektov a orientuje sa v problematike.

Na fázu realizácie projektu nadväzuje fáza udržateľnosti projektu, o ktorej sa dočítate viac v nasledujúcich vydaniach časopisu GRANT.

[1] Platí, že aj súkromný podnik, ktorý financuje svoj zámer z väčšej časti z vlastných alebo úverových zdrojov, musí prejsť procesom verejného obstarávania, pretože je prijímateľom verejných finančných prostriedkov, a teda musí pri obstaraní tovarov postupovať rovnako ako subjekt verejného sektora.

Autor: Ján Varga, Foto: Little Visuals