O možnosti zapojiť sa do výzvy Environmentálneho fondu (EF) na sanáciu miest s nezákonne umiestneným odpadom sme Vás informovali v minulom vydaní časopisu GRANT. Vzhľadom na to, že uzávierka výzvy bola 1. augusta 2016 a blíži sa termín realizácie týchto projektov, prinášame Vám článok sumarizujúci minuloročné skúsenosti s výzvou tohto typu ako aj rady pre úspešnú implementáciu schválených projektov.

Ako už špecifikovala samotná výzva pre činnosť C4, všetky schválené projekty musia byť zrealizované do 30. novembra 2016. V rámci fázy hodnotenia predložených žiadostí o nenávratný finančný príspevok zasielal Environmentálny fond žiadateľom o dotáciu výzvu na doplnenie podaných žiadostí dňa 12. augusta 2016 s termínom na doručenie odpovedí do 26. augusta 2016. O poskytnutí, resp. neposkytnutí podpory bude Environmentálny fond informovať žiadateľov pravdepodobne v priebehu mesiaca september. Následne sa začne proces realizácie projektov.

Realizácia projektu sa začína dňom, kedy sa žiadateľ dozvie o úspešnosti svojej žiadosti o dotáciu.

Na úvod je potrebné mať na pamäti, že len správne a včas zrealizovaný projekt je úspešným projektom. Preto je dobré od počiatku venovať úsilie správnemu harmonogramu realizácie aktivít projektu, v rámci ktorého identifikujeme všetky kľúčové povinnosti a k nim zodpovedné osoby ako aj čas ich plnenia. Je vhodné si vyčleniť jeden zakladač, do ktorého si budeme chronologicky ukladať všetky podklady týkajúce sa realizácie projektu, vďaka čomu získame o projekte lepší prehľad a v prípade potreby dokumentov ich máme hneď k nahliadnutiu.

Spravidla má úspešný žiadateľ o dotáciu k dispozícii rôzne dokumenty (príručky, usmernenia, uzavretú zmluvu o poskytnutí dotácie, atď.) poskytujúce návod pre správnu implementáciu svojho projektu. Pri projektoch realizovaných prostredníctvom EF ide o vcelku náročný proces, kedy v období cca 2 mesiacov musí byť projekt kompletne zrealizovaný a aj všetky podklady k projektu odovzdané na EF v požadovanom rozsahu. Túto fázu projektu netreba podceniť, preto odporúčame administratívne zabezpečenie celého projektu zveriť takej osobe, ktorá bude mať dostatok skúseností a času sa tejto agende venovať. Dôležitou súčasťou realizácie projektu je pristupovať vecne a zodpovedne k jednotlivým aktivitám a nebáť sa komunikovať s projektovým manažérom prideleným k projektu.

Po doručení oznámenia o poskytnutí dotácie je potrebné do cca 1 mesiaca predložiť EF podklady k podpisu zmluvy o poskytnutí podpory formou dotácie. Vyžadované dokumenty sa predkladajú (často na predpísaných formulároch) buď v originálnom vyhotovení, resp. úradne overenej kópii alebo v obyčajnej kópii. Ide najmä o tieto podklady: čestné vyhlásenia, určenie kontaktnej osoby pre projekt, zmluva o zriadení účtu, doklad identifikujúci štatutárny orgán príjemcu dotácie, zmluva o dielo s dodávateľom projektu, výpis z obchodného/živnostenského registra dodávateľa, rozpočet k zmluve o dielo, podrobný (tzv. položkový) rozpočet projektu, opis prác realizovaných v období realizácie projektu a pod. Na základe poskytnutých podkladov EF pripraví zmluvu o poskytnutí podpory formou dotácie, súčasťou ktorej budú konkrétnejšie pokyny k realizácii projektu.

Samostatnou problematikou je proces verejného obstarávania, ktorý EF nekontroluje, požaduje už len jeho výstup v podobe zmluvného vzťahu medzi žiadateľom o dotáciu a realizátorom projektu. Uvedené však žiadateľa o dotáciu nezbavuje povinnosti mať proces verejného obstarávania správne a zákonne zabezpečený. V závislosti od rozsahu a formy verejného obstarávania je preto potrebné zvážiť realizáciu VO buď ešte pred oznámením o podpore žiadosti alebo až po tomto oznámení. V prípade realizácie verejného obstarávania podľa § 117 zákona o verejnom obstarávaní č. 343/2015 Z. z. pre zákazky s nízkou hodnotou plne postačuje začať s procesom výberu dodávateľa po prevzatí oznámenia o podpore podanej žiadosti. Tento proces aj s prípravou podkladov pre podpis zmluvy medzi žiadateľom a EF sa dá stihnúť aj s prípadnou časovou rezervou. V prípade formy obstarávania v podlimitnej/nadlimitnej forme súťaže je vhodné začať s procesom výberu dodávateľa ešte pred oficiálnymi výsledkami podpory úspešných žiadateľov.

Po podpise zmluvy medzi žiadateľom o dotáciu a EF môže naplno začať realizácia projektu, v tomto prípade odstránenie čiernych skládok v rozsahu schváleného projektu. Keďže ide o náročný proces z toho hľadiska, že treba za relatívne krátky čas stihnúť relatívne veľa úloh a k ukončeniu projektu musí dôjsť do 30. novembra 2016, je potrebné úzko spolupracovať s dodávateľom prác tak, aby bol tento termín naozaj dodržaný. Kľúčové je počas realizácie projektu zabezpečiť nasledovné:

• realizácia prác je prípustná iba v rozsahu schváleného rozpočtu projektu,
• dodávateľ preukazuje plnenie – likvidáciu odpadu deklarovaného v projekte formou vážnych lístkov potvrdených príslušnou skládkou odpadu, prípadne pri vytriedení a zhodnotení odpadu aj príslušné potvrdenie o množstve takto zabezpečeného odpadu,
• plný súlad rozsahu zrealizovaného projektu s rozsahom uvedenom v žiadosti o dotáciu a vo formulároch týkajúcich sa realizácie projektu,
• kontrolu všetkých podkladov od dodávateľa tak, aby boli v súlade s požadovanou formou zo strany EF,
• v prípade akejkoľvek zmeny v zmluve medzi EF a žiadateľom o dotáciu je potrebné oznámiť túto skutočnosť EF do 10 dní.

Už počas priebehu prác je dobré upovedomiť dodávateľa o rozsahu a forme dokumentov dokladujúcich realizáciu projektu a výstupy pre EF. Tieto vychádzajú z Usmernenia pre príjemcov dotácie k čerpaniu poskytnutej podpory formou dotácie z Environmentálneho fondu pre činnosť C4. V predmetnom dokumente je podrobne opísané, v akom rozsahu a v akej forme je potrebné predložiť podklady k zúčtovaniu dotácie, teda jej preplateniu žiadateľovi.

K správnemu zúčtovaniu dotácie je nutné predložiť[1]:

• Faktúru od dodávateľa za vykonané práce, ktorej súčasťou je:
  • originál súpisu vykonaných prác,
  • kópia dodacieho listu,
  • kópia preberacieho protokolu vykonaných prác,
  • iné dokumenty, na ktoré sa odvoláva faktúra.
• Fotodokumentácia realizovaných prác
• Kópia dokladu o uložení odpadu na skládke
• Doklad o vytriedení a zhodnotení odpadu (ak je relevantné)
• Úhrada min. 5 % z rozsahu prác dodávateľovi zo strany žiadateľa o dotáciu
• Čestné vyhlásenie žiadateľa o tom, že nebolo ukončené konanie zo strany príslušného úradu, ktorý začal konanie vo veci odstránenia čiernej skládky
• Záverečné vyhodnotenie plnenia podmienok zmluvy o poskytnutí podpory z Environmentálneho fondu formou dotácie (predpísaný formulár)
• Záverečná správa o priebehu realizácie projektu (predpísaný formulár)
• Do 10 dní od ukončenia konania doklad o tejto skutočnosti

Pri finalizácii všetkých dokumentov a aj v prípade akýchkoľvek otázok odporúčame príjemcom dotácie kontaktovať prideleného projektového manažéra.

Všetky uvedené podklady je potrebné doručiť do podateľne EF včas do stanoveného termínu, nestačí ich podať na prepravu poštou alebo kuriérom v deň na doručenie. Po predložení dokumentov, ich kontrole príslušným projektovým manažérom a spravidla do 1 – 2 týždňov poukazuje EF výšku dotácie na účet žiadateľa v zmysle uzavretej zmluvy.

Hoci spracovanie žiadosti o dotáciu v rámci podpory zo strany EF nie je náročné, samotná implementácia si – vzhľadom na rozsah potrebných podkladov a aj časovú ohraničenosť obdobia realizácie – vyžaduje vyššie nasadenie, pozornosť a úsilie.

V prípade, že žiadateľ nemá dostatočnú kapacitu pre administratívne zabezpečenie realizácie projektu, je lepšie sa obrátiť na externú pomoc a zvládnuť tak projekt korektne, ako podceniť túto fázu, čoho dôsledkom môžu byť aj korekcie zo strany poskytovateľa dotácie z dôvodu procesných či formálnych chýb v implementácii projektu.

[1] Rozsah požadovaných informácií je len informatívny a môže sa líšiť od uvedeného, pretože do času uzávierky aktuálneho vydania časopisu GRANT nebol zo strany EF zverejnený oficiálny zoznam dokumentov potrebných pre zúčtovanie dotácie pre oblasť podpory C4 na rok 2016.

Autor: Ján Varga, Foto: Life of Pix