Zatiaľ čo vo fáze tvorby projektového zámeru sa môže žiadateľovi o nenávratný finančný príspevok stať nanajvýš to, že jeho projekt nebude schválený a nebudú mu preplatené niektoré počiatočné menšie oprávnené výdavky súvisiace s prípravou projektu, vo fáze realizácie projektu už subjekty znášajú podstatne väčšie riziko. V dôsledku menej závažného porušenia zmluvných podmienok musia prijímatelia pomoci zafinancovať väčší podiel nákladov, ako pôvodne plánovali alebo uhradiť celý zámer či dokonca spätne vrátiť už poskytnutú dotáciu v prípade, ak riadiaci orgán zistí závažné porušenie zmluvy o poskytnutí dotácie. Cieľom tohto článku nie je odradiť potenciálnych žiadateľov, ale poukázať na niektoré základné chyby, ktoré sa pri implementácii projektu stávajú a tiež na spôsob ako im možno jednoducho a účinne predchádzať.  

Podobne, ako vo fáze prípravy projektu, aj vo fáze implementácie (realizácie) projektu je dôležité si hneď na začiatku preštudovať všetku dokumentáciu súvisiacu s touto fázou. Schválením žiadosti o dotáciu sa totiž žiadateľove povinnosti nekončia, práve naopak, začínajú sa nové, ktoré taktiež treba dodržiavať. Zatiaľ čo vo fáze prípravy projektu je žiadajúcim subjektom určená Príručka pre žiadateľa, vo fáze realizácie projektu je potrebné riadiť sa Príručkou pre prijímateľa a taktiež platnou zmluvou o nenávratnom finančnom príspevku (ďalej iba „zmluvou o NFP“), resp. inými doplňujúcimi dokumentmi (Manuál pre informovanie a publicitu, Príručka k verejnému obstarávaniu a pod.). Viacero informácií, ktoré prijímateľ vo fáze realizácie projektu vykazuje, sa predkladá na predpísaných formulároch, preto by aj tieto mal mať realizujúci subjekt k dispozícii a dôkladne naštudované.

Samozrejme, bolo by ideálne, ak by prijímateľ nenávratnej finančnej pomoci dokázal zrealizovať projekt presne tak, ako bol napísaný a za podmienok ustanovených riadiacim orgánom, avšak nie vždy je to objektívne možné. V praxi sa pri realizácii projektu vyskytujú rôzne prekážky (predĺženie procesu verejného obstarávania, predĺženie procesu kontroly dokumentácie z verejného obstarávania, predĺženie stavebných prác v dôsledku náhlych komplikácií, neplnenie zmluvných podmienok zo strany dodávateľa a pod.), z ktorých časť prijímateľ nedokáže ovplyvniť. V takejto situácii, kedy prijímateľ urobil všetko pre to, aby projekt napredoval za dohodnutých podmienok, no napriek tomu došlo (resp. ešte len má dôjsť) k odchýlkam od plánovaného stavu, je povinnosťou prijímateľa bezodkladne informovať riadiaci, resp. sprostredkovateľský orgán o tejto skutočnosti (prostredníctvom predpísaného formuláru alebo iným ustanoveným spôsobom). Okrem informácie o odchýlke samotnej je potrebné riadiacemu orgánu poskytnúť tiež adekvátne vysvetlenie, resp. aj navrhnúť spôsob nápravy, ak je to v danom prípade možné a vhodné.

Nahlasovanie zmien zodpovednému orgánu sa uskutočňuje prostredníctvom tzv. zmenového konania. Príjemca pomoci by mal oboznámiť zodpovedný orgán so zmenou v projekte ešte pred tým, ako dôjde k určitému odklonu od plánovaného stavu, pričom na základe podmienok uvedených v zmluve o NFP by mal vedieť jasne identifikovať, či ide o podstatnú alebo menej podstatnú zmenu v projektovom zámere. Zatiaľ čo o menej podstatných skutočnostiach prijímateľ informuje zodpovedný orgán relatívne voľnou formou (poštou, e-mailom), o podstatnej zmene je potrebné informovať prostredníctvom predpísaného formuláru. Predložený návrh na zmenu zodpovedný orgán posúdi a buď ho schváli alebo udelí prijímateľovi finančnú korekciu (zníži výšku nenávratnej finančnej pomoci). Prijímatelia by mali mať na pamäti, že zmenové konanie nejaký čas trvá (týždne, ale aj vyše mesiac), preto je potrebné začať ho v dostatočnom predstihu, aby projekt mohol paralelne napredovať.

Najzákladnejšou vecou, akú by si mal prijímateľ vo fáze realizácie projektu kontrolovať, je dodržiavanie termínov. Tieto sa týkajú napríklad predkladania verejného obstarávania na kontrolu, nahlasovania začiatku realizácie projektu, predkladania žiadostí o platbu, monitorovacích správ či dokladov k ukončeniu zrealizovaného projektu a pod. V tejto súvislosti odporúčame prijímateľom nastavovať si vlastné termíny na vybavovanie svojich povinností, ktoré budú v dostatočnom predstihu pred tými, ktoré stanovuje riadiaci orgán. Ak napríklad viem, že monitorovaciu správu budem musieť predložiť na riadiaci orgán do 15. apríla, ako zodpovedný prijímateľ sa nezačnem príprave tejto správy venovať v apríli, ale ešte v marci, keďže už mám naštudovanú príručku pre prijímateľa, a viem, že monitorovacia správa sleduje obdobie do konca mesiaca predchádzajúceho tomu, v ktorom správu predkladám. Ak som sa teda ešte ako žiadateľ vo svojom projekte zaviazal, že do konca marca vytvorím a obsadím jedno nové pracovné miesto, nebude mi stačiť, keď si na túto skutočnosť spomeniem až v apríli.

Ľahkú orientáciu v realizovanom projekte môže príjemcovi nenávratnej finančnej pomoci zabezpečiť jednoduchá pomôcka – tabuľka vytvorená napr. v programe MS Excel, do ktorej si žiadateľ naznačí všetky míľniky, úlohy, zodpovedné osoby, partnerov, dodávateľov a iné dôležité informácie súvisiace s projektom tak, aby dokázal svoje povinnosti identifikovať a vykonať s dostatočným časovým predstihom.

Dokumentáciu na riadiaci/sprostredkovateľský orgán je potrebné predkladať nielen včas, ale aj v správnej podobe. Ako sme už spomínali, viaceré informácie sa predkladajú na predpísaných formulároch, avšak aj ostatná dokumentácia (účtovné doklady, rôzne potvrdenia a pod.) má často svoje predpísané náležitosti. Ak tieto náležitosti na predkladanej dokumentácii chýbajú, môže zodpovedný orgán vyzvať prijímateľa na ich doplnenie alebo – v tom horšom prípade – sa vysloví za neakceptovanie predloženej dokumentácie, s čím súvisí následné zníženie výšky nenávratného finančného príspevku.

V niektorých prípadoch – aj keď bola dokumentácia k realizácii projektu predložená včas a obsahovala všetky potrebné náležitosti – dochádza k jej zamietnutiu z celkom iného dôvodu, a tým je logický, resp. časový nesúlad. Už príručky pre žiadateľa obsahujú informácie o výdavkoch, ktoré sú z hľadiska obdobia svojho vzniku a úhrady neoprávnené, pričom na sledovanie časovej oprávnenosti a neoprávnenosti netreba zabúdať ani vo fáze realizácie projektu. Napríklad, ak je z dátumov na dokladoch zrejmé, že úkon B bol zrealizovaný pred úkonom A, pričom po správnosti to malo byť naopak, vzniká nesúlad, ktorý aj v tomto prípade bude mať za následok buď vyzvanie žiadateľa ku korekcii alebo zníženie príspevku.

Dôležité je nielen správne vyhotovenie, ale aj uchovávanie dokumentácie súvisiacej s projektom, a to nielen účtovných dokladov, ale aj iných dokumentov, formulárov a informácií, ktoré prijímateľ predkladá riadiacemu orgánu. Veľmi užitočné sa často ukazuje uchovávanie e-mailovej a poštovej komunikácie. Realizácia niektorých projektov trvá mesiace, pri náročnejších (napr. výskumných) projektoch dokonca roky, ale aj pri menej časovo náročných projektoch mávajú prijímatelia problém si vybaviť niektoré skutočnosti a súvislosti (čo je úplne normálne). Niekedy sa však aj zdanlivo banálna skutočnosť môže časom ukázať ako podstatná, resp. v dôsledku zmeny projektových manažérov na strane zodpovedného orgánu sa k posudzovaniu niektorých skutočností pristupuje inak (rôzni projektoví manažéri môžu vyžadovať rôzne postupy alebo si dokonca protirečia, ak konajú v prípadoch, ktoré nie sú dostatočne zachytené v príručke alebo iných manuáloch pre prijímateľa), preto je dobré mať históriu projektu aj takýmto spôsobom zdokumentovanú.

Okrem administratívnych sa v praxi vyskytujú aj iné formy porušenia zmluvných podmienok, najčastejšie napr. neoprávnené zverenie majetku nadobudnutého z NFP do prevádzky tretej osobe bez súhlasu riadiaceho orgánu, nezabezpečenie poistenia majetku nadobudnutého alebo zhodnoteného z NFP či reálne nedodanie prác alebo tovarov v rozsahu predložených účtovných dokladov.

Bez ohľadu na to, či príjemca dotácie poverí správou agendy k implementácii projektu externú spoločnosť alebo nie, mal by aj medzi internými personálnymi kapacitami poveriť jednu zodpovednú osobu, ktorá bude poznať podmienky implementácie projektu, mať prehľad o vývoji a aktuálnom reálnom stave projektu, kontrolovať dodávateľov predmetu projektu ako aj prácu externej spoločnosti. Externá spoločnosť vie samostatne konať iba v niektorých úlohách, pretože väčšina z nich je obvykle naviazaná na informácie, podklady či doklady od príjemcu dotácie a práve tieto externej spoločnosti zabezpečí zodpovedná osoba z radu interných zamestnancov. Okrem toho by mal prijímateľ dotácie upovedomiť svojho účtovníka o existencii špecifických pravidiel pre účtovanie a finančnú implementáciu projektov, keďže tieto sa líšia od pravidiel bežného účtovníctva a sú pre správne zrealizovanie projektu kľúčové.

Zo skúseností môžeme povedať, že viacero nedorozumení medzi riadiacim/sprostredkovateľským orgánom a prijímateľom vzniká z dôvodu nedostatočnej komunikácie medzi oboma stranami. Niektoré špecifické situácie, ktoré pri realizácii projektu nastanú, nie sú v manuáloch a príručkách zachytené a prijímateľ ich nevie korektne vyriešiť bez súčinnosti zodpovedného orgánu. Na druhej strane je prijímateľ viazaný rôznymi termínmi a ak sa mu stanovisko zodpovedného orgánu nedostane včas, prirodzenou reakciou prijímateľov je, že konajú bez akéhokoľvek predchádzajúceho usmernenia. Takýto postup môže, ale nemusí byť správny a je už len na interných pravidlách implementácie, resp. zhovievavosti daného zodpovedného orgánu, či následné vysvetľovanie prijímateľa prijme alebo nie.

V tejto súvislosti prijímateľom odporúčame konať pri riešení nezrovnalostí racionálne, nie impulzívne. Vzťah medzi riadiacim/sprostredkovateľským orgánom a prijímateľom pomoci by mal vykazovať skôr známky spolupráce a partnerstva ako súťaže v obviňovaní sa o to, kto viac pochybil. Nové programové obdobie so sebou prináša nové prostredie, v akom projektové zámery vznikajú a sú realizované, preto na oboch stranách – žiadateľov i zodpovedných orgánov – môžu vystupovať viaceré otázky a nezrovnalosti, ktorých vyriešenie si vyžaduje čas a trpezlivosť. Každopádne skutočnosť, že sa počas realizácie projektu niečo skomplikovalo, ešte nemusí nevyhnutne znamenať sankciu pre prijímateľa, a v prípade, že k nej dôjde, je to – aj keď nepríjemné, ale – ponaučenie pre obe strany: Pre prijímateľa, čomu sa v budúcnosti vyhnúť a pre poskytovateľa, na čo myslieť pri formulovaní nových výziev tak, aby sa podobné scenáre v budúcnosti neopakovali.

Autor: Ivana Oravcová, Foto: StockSnap.io