Prax ukázala, že implementácia schváleného projektu je omnoho náročnejšia než jeho príprava. Taktiež následky neodbornej implementácie môžu byť veľmi vážne. Často sa na nás obracajú obce, mestá ale i firmy, či existujú kľúčové rady alebo princípy, ktoré by im pomohli vyvarovať sa problémom pri realizácii projektu alebo povinnosti vrátiť určitú časť dotácie späť. Pokúsime sa teda zosumarizovať základné princípy, i keď je potrebné mať na zreteli, že každá výzva má svoje špecifiká.

 

Rada č. 1: Dôkladne si zvážte, či sa do projektu pustíte alebo nie

To, že mám schválený projekt, ešte neznamená, že musím podpísať zmluvu o NFP a projekt zrealizovať. V praxi sa často stáva, že obdobie medzi podaním projektu a jeho schválením predstavuje aj 1 rok. Je to dostatočne dlhý čas na rôzne zmeny, ktoré môžu spôsobiť, že samotná dotácia už nie je pre mňa vhodná. Týka sa to najmä súkromného sektora, kedy môže dôjsť k poklesu zákaziek, zhoršeniu finančnej situácie, a tým nemožnosti čerpať úverové zdroje atď. V podmienkach obce môže ísť napr. o nemožnosť stihnúť realizáciu projektu v povinných časových termínoch.

Po schválení projektu teda odporúčame dôkladne si naštudovať zmluvu o NFP, povinné merateľné ukazovatele, ku ktorým sa zaväzujem a povinné časové termíny a objektívne zvážiť, či som schopný všetky povinnosti splniť. V prípade, že nie a rizikové body sa nedajú zmeniť, odporúčame od projektu radšej odstúpiť. Mnoho žiadateľov sa nás pýta, či nebudú mať v prípade odstúpenia od neuzatvorenej zmluvy problémy pri budúcom čerpaní o dotácie. Ak situáciu objektívne zdôvodníte, tak problém mať nebudete. Omnoho horšie je odstúpiť už od uzatvorenej zmluvy, resp. byť v spore so štátom z dôvodu povinnosti vrátenia časti dotácie.

Rada č. 2: Pozor na začiatok realizácie projektu

Každá výzva má špecifické pravidlá týkajúce sa začiatku realizácie projektu. Mnohé z nich kladú za povinnosť oznámiť oficiálne začatie projektu. Práve v tejto úvodnej fáze zvyknú robiť neskúsení žiadatelia chybu, že zabudnú na túto svoju povinnosť. Ešte s projektom ani nezačali, už porušili zmluvu o NFP. Druhou, ešte podstatnejšou skutočnosťou je, že začiatok projektu má vplyv aj na jeho ukončenie. Ak začnem príliš skoro, môžem vážne ohroziť ukončenie projektu. V súčasnosti majú niektoré riadiace orgány za to, že začatie projektu predstavuje začatie prác na projektovej dokumentácii. Ak mám teda jeden a pol roka starú projektovú dokumentáciu, ktorú som si zahrnul do opravených výdavkov, znamená to, že mi z projektu uplynulo už 1,5 roka, bez ohľadu na to, ako nelogicky to znie. Ak mám na celý projekt maximálne 2 roky, musím si teda zvážiť, či náklad na projektovú dokumentáciu z oprávnených výdavkov vylúčim alebo od projektu odstúpim z dôvodu nemožnosti stihnúť časovú lehotu realizácie.

Rada č. 3: Verejné obstarávanie

O verejnom obstarávaní sme už v predchádzajúcich vydaniach GRANTu viackrát písali, pričom sa mu budeme venovať aj v budúcnosti. Vysoká frekvencia tejto témy iba potvrdzuje jej dôležitosť. Význam verejného obstarávania v procese implementácie je dvojnásobný. Štatisticky je najviac projektov predčasne ukončených alebo je potrebné vrátiť časť dotácie práve z dôvodu určitého pochybenia vo fáze verejného obstarávania. Konkrétnych pochybení vo verejnom obstarávaní je nekonečne mnoho a teda nie je možné sa im detailne venovať. Naše odporučenie je ubezpečiť sa, či Váš verejný obstarávateľ má dôkladne naštudované pravidlá k verejnému obstarávaniu vydané ku konkrétnej výzve. Je totiž celkom bežné, že daný riadiaci orgán bude vyžadovať splnenie rozličných podmienok, ktoré sú nad rámec platnej legislatívy. Ak teda Váš verejný obstarávateľ pozná iba zákon, nemusí to stačiť. Taktiež si nezabudnite dať skontrolovať súťažné podklady ešte pred ich oficiálnym vyhlásením prostredníctvom ex ante kontroly. Príručka spravidla hovorí, kedy je ex ante kontrola povinná a kedy nie. Naše odporúčanie znie, skúste si vyžiadať kontrolu podkladov v súťaži ešte pred vyhlásením, aj keď nie je povinná. Riadiaci orgán pravdepodobne nebude ochotný, skúste ho však požiadať aspoň o neoficiálnu a nezáväznú kontrolu.

Rada č. 4: Riadiaci orgán je Váš spojenec nie súper

Je bežnou praxou, že sa prijímateľ sporí so svojím prideleným projektovým manažérom na strane riadiaceho orgánu. Samozrejme, všetko je o ľuďoch, môžete mať šťastie na skúseného odborníka, ale i naopak. V každom prípade to musíme nejako potiahnuť aj s tým menej skúseným alebo menej ochotným. Neodporúčame príliš skoro eskalovať napätie, napr. formou sťažnosti u jeho nadriadeného, v prípade, že nie ste so svojím projektovým manažérom spokojný. V praxi to často spôsobí, že sa daný človek zatne a bude Vám počas realizácie Vášho projektu klásť polená pod nohy. Aj v takomto prípade je projekt možné korektne sfinalizovať, avšak po ňom si poviete „už nikdy viac“. Odporúčame preto vždy na začiatku projektu sadnúť si s človekom na strane riadiaceho orgánu a vydiskutovať si všetky vzájomné očakávania a úlohy. Tento krok je nevyhnutný aj z toho dôvodu, že čo projektový manažér, aj keď v tej istej výzve, to iný prístup. Nemalo by to tak byť, ale v praxi je to bežná vec. Je nevyhnutné, aby ste zistili, aké očakávania bude mať daný projektový manažér hneď v úvode, namiesto toho, aby Vám Vaše podklady niekoľkokrát vracal na prepracovanie, čo môže spôsobiť, že budete napr. čakať na uhradenie dotácie o niekoľko mesiacov dlhšie.

Počas realizácie Vášho projektu sa môže stať, že na strane riadiaceho orgánu sa projektový manažér vymení aj 2-3 krát. Nie je to nič príjemné, najmä, ak ste s pôvodným vychádzali relatívne dobre. Opäť je žiaduce sadnúť si s novým manažérom a absolvovať celý postup od začiatku. V prípade, že nový manažér bude mať od Vás značne iné očakávania ako ten pôvodný, môže pomôcť, ak si budete archivovať celú komunikáciu s pôvodným manažérom, aby ste mali aspoň akú takú argumentačnú silu.

Rada č. 5: Vytvorte si efektívny manažment úloh

S výkonom projektového manažmentu je spojených niekoľko základných úloh, ako je tvorba žiadostí o platbu, monitorovacích správ, žiadostí o zmenu. Postup pri ich príprave sa odlišuje podľa konkrétnej výzvy, resp. operačného programu, a teda nebudeme v tejto časti príliš detailní. Dôkladne sme sa jednotlivým aspektom implementácie venovali v minulých vydaniach časopisu GRANT, pričom v tom budeme pokračovať aj v budúcnosti. Príspevok o tom, ako pristupovať k zmenovému konaniu, je uverejnený v aktuálnom čísle GRANTu.

Táto rada spočíva v uvedomení si skutočnosti, že osoba zodpovedná za implementáciu projektu (môže ich byť aj viac) musí dôkladne poznať všetky povinnosti prijímateľa. Znamená to, že musí mať dôkladne naštudovanú príručku pre prijímateľa, podpísanú zmluvu o NFP a ostatné prílohy k týmto dokumentom, ako napr. manuál pre publicitu, formuláre žiadosti o platbu, monitorovacích správ, usmernenie k verejnému obstarávaniu. Zo všetkých týchto dokumentov si musím „vytiahnuť“ všetky moje úlohy a povinnosti, ktoré si zaznačím do prehľadnej tabuľky. Či to už bude do jednoduchého Excelu alebo použijete firemný software, napr. CRM, nie je podstatné. Dôležité je, aby ku všetkým úlohám bol pridelený časový termín a ľudia, ktorí sú za splnenie úlohy zodpovední. Túto tabuľku s úlohami musím mať neustále pred očami, aktualizovať ju a kontrolovať jej plnenie. K nej musím mať uloženú všetku agendu súvisiacu s projektom. Printové prílohy odporúčame si aj naskenovať.

Aj keď problematika implementácie projektových zámerov je značne rozsiahla a nie je možné ju obsiahnuť v jednom článku, veríme, že uvedené rady Vám pomôžu zabezpečiť kvalitnú implementáciu Vášho projektu.

Autor: Ján Hámorník

Foto: Life of Pix