Zadávanie zákaziek s nízkou hodnotou, ktoré mnohí z nás poznajú pod laickým názvom „prieskum trhu“, je v praxi veľmi častou formou verejného obstarávania (dalej len „VO“). Podľa nového zákona o verejnom obstarávaní č. 343/2015 Z. z. ide o § 117. V zmysle predchádzajúceho zákona č. 25/2006 Z. z. o verejnom obstarávaní išlo o zákazku podľa § 9. Aj podľa súčasne platnej legislatívy je právna úprava zadávania zákaziek s nízkou hodnotou veľmi všeobecná, resp. minimálna. Tento stav má za následok, že mnoho zadávateľov týchto zákaziek je presvedčených o ich jednoduchosti. I keď je pravda, že zákon je v tejto oblasti relatívne benevolentný, opak už platí o riadiacich orgánoch, ktoré výstup z VO kontrolujú. Ako je zrejmé, hovoríme o prieskumoch trhu, ktoré sú realizované v rámci projektov financovaných zo štrukturálnych fondov alebo iných grantov.
Z dôvodu, že sa v praxi často stretávame so žiadateľmi, ktorí majú negatívne skúsenosti s kontrolou dokumentácie z prieskumu trhu, rozhodli sme sa uverejniť rady Jána Hámorníka, ktorého sme požiadali, aby zosumarizoval svoje praktické skúsenosti a poskytol jednoduchý návod žiadateľom, najmä z verejného sektora, ako predísť zamietnutiu prieskumu trhu po kontrole riadiacim orgánom, čo môže mať za následok krátenie dotácie.
Rada č. 1: Každý prieskum trhu je iný
Pri zadávaní zákaziek s nízkou hodnotou, ktoré sú financované zo štrukturálnych fondov EÚ alebo iných dotačných schém, treba akceptovať skutočnosť, že pri realizácii prieskumu trhu musíme dodržiavať aj pravidlá nad rámec zákona. V opačnom prípade verejné obstarávanie nebude schválené. Má to za následok, že výdavky z prieskumu trhu bude riadiaci orgán považovať za neoprávnené. Samozrejme, ak výdavky zatiaľ neboli uhradené a harmonogram projektu to umožňuje, je možné prieskum trhu zopakovať. Je to však finančný a časový náklad navyše. Argument, že „som nepostupoval v rozpore s platnou legislatívou“, neobstojí. Spravidla každý riadiaci orgán v každom operačnom programe vydáva usmernenie, ako si predstavuje realizáciu jednotlivých zákaziek, prieskum trhu nevynímajúc. Tieto špecifické pravidlá môžu byť súčasťou komplexnej príručky pre prijímateľa alebo môžu byť vydané v samostatnom dokumente.
Vzhľadom na uvedené je nevyhnutné si dôkladne naštudovať pravidlá k prieskumom trhu platné presne pre Vašu výzvu. Tieto pravidlá sa podľa jednotlivých operačných programoch líšia. Napr. pri Operačnom programe Kvalita životného prostredia je nevyhnutné, aby v rámci prieskumu trhu boli oslovení až 5 potenciálni uchádzači, namiesto štandardných 3. Po kompletnom naštudovaní pravidiel z príručky si všetky tie, ktoré sú nad rámec zákona, vypíšte a zabezpečte ich dodržanie.
Rada č. 2: Naštudujte si interné usmernenia
Predpokladajme, že už poznáme príslušnú legislatívu, ktorá upravuje realizáciu prieskumov trhu a máme naštudované príslušné usmernenie z konkrétnej výzvy, potom nesmieme zabudnúť na tretí dôležitý „mantinel“ formy prieskumu. Tento tretí mantinel je Vaše interné usmernenie pre zadávanie zákaziek s nízkou hodnotou. Spravidla majú tieto usmernenia orgány verejnej správy, napr. obce a mestá. Toto usmernenie môže upravovať, či daný prieskum trhu musí byť realizovaný elektronicky, telefonicky alebo poštou, koľko subjektov je potrebné osloviť alebo či si musí starosta (primátor) dať zákazky vopred schváliť obecným (mestským) zastupiteľstvom. Odporúčam teda najmä novým a externým pracovníkom vopred si preveriť, či organizácia má usmernenie k zadávaniu zákaziek s nízkou hodnotou.
Rada č. 3: Zistite predpokladanú hodnotu zákazky
Prieskum trhu ako aj iné formy VO sa začínajú určením predpokladanej hodnoty zákazky (ďalej len „PHZ“). V praxi sa často stáva, že práve PHZ je určená nejasne a aj napriek tomu, že následné VO je celé v poriadku, práve zmätočné určenie PHZ spôsobí korekciu, obvykle vo výške 25 % z dotácie. Mnoho žiadateľov sa stažuje, že samotné určenie PHZ je administratívne náročnejšie ako celý následný prieskum. Je to pravda, preto žiadateľom odporúčam, aby si spojili určenie PHZ a následný prieskum trhu do jednej výzvy na predkladanie cenovej ponuky, vďaka čomu oslovia potenciálnych uchádzačov iba raz, avšak určia 2 termíny. Ten prvý za účelom stanovenia PHZ a druhý s cieľom konečného výberu víťaznej cenovej ponuky. Tento postup prichádza do úvahy vtedy, ak je zrejmé, že po určení PHZ nepresiahneme prahovú hodnotu nízkej zákazky.
V tejto súvislosti by som ešte rád poukázal na skutočnosť, že určenie PHZ musíme často urobiť aj vtedy, ak limit na danú službu alebo tovar je stanovený priamo vo výzve. Veľa žiadateľov sa tomu čuduje, ale je to tak. Odporúčam preto dôkladne sa pozrieť do príručky k verejnému obstarávaniu, resp. príručky pre žiadateľa/prijímateľa (oficiálne dokumenty vydávané riadiacim, resp. sprostredkovateľským orgánom), či sa daný limit považuje automaticky za PHZ alebo nie.
Taktiež je dôležité dať si pozor na obdobie, kedy bolo určenie PHZ realizované. Mohli sme napr. písať svoj projekt v januári 2016, pričom sme v rámci neho určili PHZ. Projekt je schválený v auguste, pričom VO k danej zákazke idem realizovať v septembri. Uplynul teda už nejaký čas, preto odporúčam stanoviť si PHZ nanovo pred začatím samotného prieskumu trhu.
Rada č. 4: Vykonajte test bežnej dostupnosti
Ide o dôležitý aspekt prieskumu trhu, keďže na základe neho zistíme, či by sme daný tovar alebo službu mali kúpiť cez elektronické trhovisko alebo nie. Test bežnej dostupnosti je jednoduchý formulár, ktorý je možné vyhľadať a „stiahnuť“ si z internetu. Ak som presvedčený, že môj tovar alebo služba nie je bežne dostupný, musím sa snažiť, aby som do formulára uviedol naozaj dôkladný opis špecifík môjho tovaru alebo služby s cieľom preukázať jeho nízku dostupnosť. Jednoducho povedené, prečo nie je možné vstúpiť niekam do „virtuálneho obchodu“ a tovar alebo službu v unifikovanej podobe nakúpiť. Hlavným argumentom je, že daný tovar alebo služba musí byť prispôsobená na mieru mojim požiadavkám (napr. musí byť naprojektovaná) alebo že dôležitým kritériom je nielen cena, ale i termín dodania.
Negatívnym konštatovaním v tejto súvislosti zostáva, že aj keď formulár testu bežnej dostupnosti dôkladne vypracujete, poverený kontrolór z riadiaceho orgánu môže mať na vec iný názor. Detailným vypracovaním formuláru však toto riziko eliminujete na minimum.
Rada č. 5: Nezabudnite na CKO
Často opakujúcou sa chybou verejných obstarávateľov je, že zabudnú zadať svoje oznámenie na Centrálny koordinačný orgán (ďalej len „CKO“). Táto povinnosť platí pre všetky zákazky s nízkou hodnotou financované zo štrukturálnych fondov EÚ, kde PHZ je vyššia ako 5 000 Eur bez DPH. Platí to výlučne pre štrukturálne fondy EÚ a nie ostatné grantové schémy (napr. Environmentálny fond, Nórsky finančný mechanizmus). Ak teda zrealizujete prieskum trhu striktne podľa zákona o verejnom obstarávaní, avšak zabudnete výzvu zverejniť aj na CKO, Vaše VO bude síce v súlade s platným zákonom, predmetný finančný výdavok však nebude kontrolným orgánom uznaný za oprávnený.
Rada č. 6: Pozor na podpis zmluvy s víťazným uchádzačom
Častou chybou v záverečnej fáze procesu VO je, že verejný obstrávateľ hneď po vyhodnotení ponúk podpíše zmluvu s víťazným uchádzačom a až následne pošle celú dokumentáciu z VO na kontrolu. Vo väčšine prípadov to má za následok skutočnosť, že riadiaci orgán bude konštatovať porušenie pravidiel VO a odporučí predmetné VO zopakovať. Vo výnimočných prípadoch riadiaci orgán umožňuje žiadateľovi/verejnému obstarávateľovi podpísať zmluvu s dodávateľom ešte pred vykonaním kontroly. Táto podmienka musí byť jasne zakotvená v usmernení k VO, spravidla sa viaže ku konkrétnym finančným limitom. Po vykonaní VO teda – ak nie je stanovené inak – predložte celú dokumentáciu z VO riadiacemu orgánu na kontrolu, avšak bez Vášho podpisu na zmluve s dodávateľom.
Časopisu GRANT rady poskytol: Ján Hámorník
Foto: ISO Republic