Nové programové obdobie 2014 – 2020 prinieslo so sebou aj nový systém ITMS, prostredníctvom ktorého subjekty predkladajú svoje žiadosti o nenávratné finančné príspevky v rámci niektorých operačných programov. Tak ako v predchádzajúcom, aj v aktuálnom ITMS nájdu záujemcovia o čerpanie nenávratnej finančnej pomoci informácie o aktuálnych i plánovaných výzvach, možnosť vytvorenia a odoslania žiadosti o dotáciu a počas realizácie projektu tiež možnosť vytvorenia a odoslania monitorovacích správ a žiadostí o platbu. Systém ITMS2014+ tak v plnom rozsahu nahrádza ten pôvodný, v ktorom sa v súčasnosti uskutočňuje už len správa „dobiehajúcich“ projektov. Ako získať prístup do nového systému ITMS a správne v ňom vytvoriť a vyplniť žiadosť o dotáciu, sa dozviete v tomto článku.

Zriadenie prístupu do systému

Či už ste prístup do predchádzajúceho ITMS vytvorený mali alebo nie, do nového ITMS2014+ je potrebné zaregistrovať sa nanovo, t. j. nanovo vyplniť žiadosť o aktiváciu konta a vytvoriť si nové prihlasovacie údaje. Systém ITMS2014+ je dostupný na webovej stránke www.itms2014.sk. Pri vyhľadávaní stránky odporúčame pracovať s internetovým prehliadačom Mozilla Firefox, pretože na základe našich doterajších skúseností iba v tomto prehliadači je systém plne funkčný. Po zobrazení úvodnej webovej stránky systému máme na výber „Prihlásiť sa“ alebo „Registrovať sa“. Zvolíme možnosť registrácie a necháme sa viesť jednotlivými krokmi, ktorými nás naviguje samotný systém. Postupne vypĺňame identifikačné údaje o obci/organizácii/firme, štatutárnych orgánoch a kontaktné údaje.

V prípade, že bol subjekt registrovaný už v predchádzajúcom systéme ITMS, nové ITMS automaticky dopĺňa niektoré kolónky, obsah ktorých dokáže získať zo „starého“ systému. Užitočnou môže byť informácia, že e-mailová adresa, ktorú subjekt vyplní ako kontaktnú, bude po vytvorení používateľského konta slúžiť ako prihlasovacie meno do systému. Prihlasovacie heslo si žiadateľ vytvorí po tom, ako vyplnenú žiadosť o aktiváciu konta odošle elektronicky (jednoduchým kliknutím na tlačidlo „Odoslať“ priamo pri registrácii) a tiež v tlačenej podobe poštou (doporučene, s podpisom overeným notárom alebo matrikou) na adresu správcu systému. Do 2 – 4 dní správca systému e-mailom vyzve žiadateľa na vytvorenie hesla. Po vytvorení hesla je systém pre žiadateľa prístupný a plne funkčný.

 

Vytvorenie žiadosti o NFP

Keď sme sa už úspešne zaregistrovali a prihlásili do systému, môžeme vykonávať rôzne akcie – spravovať informácie o našom subjekte a našom konte, monitorovať aktuálne a plánované výzvy a prehliadať si ďalšie sekcie/vykonávať ďalšie akcie, ktoré nám systém ponúka, avšak v rámci tohto článku sa zameriame výhradne na to, ako si správne vytvoriť žiadosť o dotáciu.

Pre vytvorenie novej žiadosti o dotáciu klikneme v ľavej časti obrazovky systému ITMS2014+ na sekciu „Žiadosti o nenávratný finančný príspevok“ a zvolíme možnosť „Vytvoriť“. Následne sa nám zobrazí zoznam výziev na predkladanie žiadostí o NFP, do ktorých je možné sa aktuálne zapojiť, pričom my si vyberieme tú, ktorá je práve pre nás relevantná. Ďalej si vyberieme konkrétny cieľ výzvy, aký má byť realizáciou nášho projektu dosiahnutý, zadáme názov projektu a potvrdíme systému, že poznáme podmienky výzvy, do ktorej sa zapájame.

V súvislosti s vyššie uvedeným je vhodné spomenúť, že názov projektu si volí žiadateľ buď podľa vlastného uváženia alebo podľa projektovej dokumentácie či stavebného povolenia/ohlásenia drobnej stavby, ak sú pre náš projekt relevantné a máme ich už vystavené. Názov projektu musí korešpondovať na všetkých dokumentoch predkladaných riadiacemu orgánu, preto – ak už máme k projektu vyhotovenú dokumentáciu, na ktorej sa konkrétny názov projektu spomína – mal by tento istý názov figurovať aj na žiadosti.

Ďalej, pri zaškrtávaní názvu výzvy a cieľa výzvy musíme byť pozorní, pretože jednotlivé výzvy majú svoje číselné označenie, v dôsledku čoho môže ľahko dôjsť k ich zámene, pričom cieľ výzvy môže byť pre danú výzvu stanovený len jeden, ale aj viacero a v tomto prípade je dôležité zvoliť si ten správny (v zmysle podmienok stanovených výzvou, ktoré však žiadateľ vo fáze tvorby žiadosti už má starostlivo naštudované). Zvolenie nesprávnej výzvy, nesprávneho cieľa výzvy či názvu projektu odlišujúceho sa od ostatnej dokumentácie, je výrazným formálnym nedostatkom, ktorý môže mať za následok vyzvanie žiadateľa na opravu v tom lepšom prípade, v tom horšom neschválenie celého projektu.

 

Ešte pred tým, ako začneme s vypĺňaním žiadosti…

Po tom, ako sme vytvorili v systéme žiadosť o dotáciu v rámci správnej výzvy, správneho cieľa a so správnym názvom a akceptovali podmienky výzvy, zobrazuje sa nám samotný formulár žiadosti o dotáciu rozčlenený na 7 sekcií, pričom každej jednej sa budeme v tomto článku venovať. Ešte pred tým však jedna dobrá rada – ak je potrebné spolu s projektom predložiť okrem žiadosti o NFP aj samostatný formulár podrobného opisu projektu, odporúčame žiadateľovi vytvoriť si najskôr tento opis a až následne žiadosť o NFP. Spravidla rozsah opisu je väčší, a teda je jednoduchšie z rozsiahlejšieho dokumentu vytvoriť menej rozsiahlu žiadosť o NFP, nie naopak. Taktiež je vhodné, ak už v čase vypĺňania žiadosti o NFP má žiadateľ k dispozícii všetky ostatné vyplnené predpísané formuláre požadované v rámci príslušnej výzvy, pretože informácie z týchto formulárov vstupujú do žiadosti a v niektorých prípadoch do žiadosti vstupujú aj samotné formuláre (odovzdávajú sa v elektronickej podobe cez systém ITMS spolu so žiadosťou).

Poradie, v akom žiadateľ vypĺňa jednotlivé sekcie žiadosti o NFP, je na samotnom žiadateľovi, keďže všetky vyplnené informácie je možné v žiadosti priebežne ukladať, je možné sa k nim neskôr vracať a tiež ich znovu editovať. V nasledujúcej textovej časti Vám prinášame prehľad jednotlivých častí formuláru žiadosti presne tak, ako idú za sebou.

 

1. Identifikácia žiadateľa a partnerov

Po rozkliknutí prvej sekcie žiadosti o NFP s názvom „Identifikácia žiadateľa a partnerov“ sa nám zobrazia základné údaje o žiadateľovi, štatutárnom orgáne a kontaktnej osobe. Všetky tieto údaje zadal žiadateľ do systému ITMS2014+ už pri vytváraní žiadosti o aktiváciu konta, preto ich systém dopĺňa automaticky (v prípade potreby je ich zmena možná cez sekciu „Správa subjektu a osôb“).

Ak okrem žiadateľa bude na projekte pracovať aj iný subjekt (niektoré výzvy ustanovujú povinnosť realizovať projekt s aspoň jedným partnerom) alebo bude projekt za žiadateľa realizovaný iba určitou organizačnou zložkou, informácie o týchto skutočnostiach sa zadávajú v rámci prvej sekcie do častí s názvom „Identifikácia partnera“ a „Identifikácia organizačných zložiek zodpovedných za realizáciu projektu a osôb zastupujúcich organizačné zložky“, ktoré v prípade irelevantnosti žiadateľ ponecháva nevyplnené.

 

2. Údaje o projekte

V rámci tejto časti žiadateľ uvádza:

• identifikáciu projektu – tu sa požadujú informácie o relevancii k rôznym strategickým dokumentom a princípom, priradenie k hospodárskej činnosti, typu územia, forme financovania, územným mechanizmom realizácie atď. Pri vypĺňaní tejto časti musí žiadateľ spolupracovať s príslušnou výzvou, pretože tu neexistuje žiadny univerzálny, všeobecne platný návod, keďže žiadateľ na tomto mieste uvádza (nevypisuje, iba odškrtáva) informácie relevantné výhradne pre daný operačný program, danú výzvu a daného žiadateľa. Obvykle je prílohou k výzve vzorový formulár žiadosti o NFP, kde je presne vyznačené, ktoré informácie a kedy je potrebné zaškrtnúť.
• miesto realizácie projektu – uvádza sa skutočné miesto realizácie, nie sídlo žiadateľa. Po vyplnení názvu obce sa ostatné údaje (okres, vyšší územný celok a štát) vypĺňajú automaticky.
• popis projektu – správnemu vypĺňaniu popisných častí žiadosti o NFP sa plánujeme venovať v samostatnom článku v nasledujúcich vydaniach nášho mesačníka.

 

3. Harmonogram projektu a merateľné ukazovatele

Žiadateľ v tejto časti zadáva názvy všetkých hlavných aj podporných aktivít a k nim príslušné obdobie, kedy ich žiadateľ plánuje realizovať. Harmonogram projektu (obdobie realizácie projektu) sa vypĺňa pre každú aktivitu zvlášť. Ak to výzva umožňuje, odporúčame žiadateľom uvádzať čo najmenej – ideálne len jednu – hlavnú aktivitu, pretože to výrazne zjednodušuje administratívne vykazovanie projektu v čase implementácie projektu. Samozrejme, ak bude predmetom realizácie projektu viacero hlavných aktivít, z ktorých každá si bude vyžadovať vlastné vstupy, bude mať svoje vlastné trvanie a bude viesť k vlastným výstupom, je vhodné tieto aktivity rozčleniť a uvádzať samostatne. Ako podporné aktivity môže žiadateľ uviesť napr. riadenie projektu a publicitu projektu, ak v rámci danej výzvy ide o oprávnené výdavky.

Pri zadávaní aktivít a obdobia ich realizácie žiadateľ vychádza z podmienok stanovených príslušnou výzvou, v ktorej môže byť zmieňovaná povinnosť uvádzať konkrétne hlavné aktivity (iba vopred preddefinované a žiadne iné) alebo môže byť limitovaná dĺžka realizácie týchto aktivít (napr. nie viac ako 15 mesiacov).

Ak si sekciu č. 3 otvoríme bezprostredne po vytvorení novej žiadosti o NFP, nezobrazujú sa nám v nej žiadne merateľné ukazovatele. Je to preto, že táto časť žiadosti je previazaná s ostatnými sekciami a merateľné ukazovatele relevantné pre náš projekt sa vygenerujú až na základe vyplnenia iných častí žiadosti. Merateľné ukazovatele, ktoré sa nám napokon zobrazia, je potrebné kvantifikovať a logicky priradiť ku konkrétnej aktivite. Ako príklad môžeme uviesť projekt na zateplenie verejnej budovy, kedy sa nám v merateľných ukazovateľoch zobrazí napr. merateľný ukazovateľ „Zníženie potreby energie vo verejných budovách“ s mernou jednotkou stanovenou kWh/rok, kam doplníme konkrétnu plánovanú cieľovú hodnotu, ktorú chceme realizáciou projektu dosiahnuť (napr. 149 721 kWh/rok) a priradíme tento ukazovateľ k jednej z nami zadefinovaných aktivít (napr. k aktivite „Zateplenie budovy mestského úradu“, ktorú sme si vytvorili pred chvíľou v časti týkajúcej sa časového harmonogramu).

Podobne postupujeme pri definovaní všetkých merateľných ukazovateľov, pričom konkrétne hodnoty relevantné pre jednotlivé ukazovatele vieme vyčítať napríklad z projektovej dokumentácie, energetického auditu alebo ich stanovíme podľa vlastného uváženia (napr. hodnotu ukazovateľa „Počet vydaných odborných publikácií“ – ak je pre náš projekt takýto ukazovateľ relevantný, nám neustanoví žiadna projektová dokumentácia, ale musíme si ju stanoviť my napr. s ohľadom na výšku rozpočtu, resp. po dohode s kolegami, ktorí budú na tvorbe publikácií pracovať).

Čo je v tejto súvislosti dôležité, dosiahnutie niektorých merateľných ukazovateľov môže byť povinné, preto odporúčame žiadateľovi v zozname merateľných ukazovateľov (ide o samostatnú prílohu k výzve na predkladanie žiadostí o NFP) vyhľadať si informáciu o tom, ktoré merateľné ukazovatele majú byť realizáciou projektu povinne naplnené a prípadne aj v akej miere (napr. žiadateľ môže mať povinnosť vytvoriť realizáciou projektu aspoň 2 nové pracovné miesta, preto sa vytvorenie len jedného pracovného miesta nebude považovať za naplnenie predpísaného ukazovateľa a dôjde k neschváleniu žiadosti).

Zároveň nie je dobré hodnoty merateľných ukazovateľov príliš preháňať s cieľom zapôsobiť na hodnotiteľa, pretože tieto hodnoty raz budú musieť byť dosiahnuté, v opačnom prípade riadiaci orgán pristúpi ku kráteniu poskytnutého príspevku, dokonca môže požadovať jeho úplné vrátenie, ak už bol príspevok poskytnutý. Ak sa hodnoty merateľných ukazovateľov spomínajú v rámci predkladanej dokumentácie k projektu viackrát, je dôležité, aby vzájomne korešpondovali.

4. Rozpočet projektu

Prostredníctvom tejto sekcie sa do žiadosti o NFP zaznamenáva výška oprávnených výdavkov v členení podľa jednotlivých skupín výdavkov, ktoré sú vo formulári už preddefinované a je potrebné len vybrať tie relevantné pre náš projekt z roletového menu. Následne, sčítaním súm všetkých výdavkových skupín získavame výšku celkových oprávnených výdavkov, z ktorých v časti „Požadovaná výška NFP“ vyčíslime výšku spolufinancovania žiadateľa a žiadanú výšku nenávratného finančného príspevku (minimálnu povinnú spoluúčasť žiadateľa na projektovom zámere stanovuje príslušná výzva na predkladanie žiadostí o NFP vždy konkrétnym percentom zo sumy oprávnených výdavkov).

V tejto súvislosti si dovoľujeme upozorniť žiadateľov, že výzva môže stanovovať minimálnu aj maximálnu výšku oprávnených výdavkov a tiež maximálnu výšku NFP, ktorý je možné žiadať na zámer, ale aj na jednotlivé oprávnené aktivity, pričom výzva môže určiť tiež rôzne percentá spolufinancovania pre žiadateľov v závislosti od miesta realizácie projektu či od veľkosti podniku žiadateľa a pod. Žiadateľom odporúčame dôkladne si kontrolovať, či výdavky priradili ku správnej výdavkovej skupine v zmysle manuálu k oprávneným výdavkom a taktiež, či uvádzajú do žiadosti sumy bez DPH, ak pre nich DPH nie je oprávneným výdavkom a sumy s DPH, ak je pre nich DPH oprávneným výdavkom. Pre niektoré konkrétne výdavky môžu byť výzvou stanovené finančné limity.

Ak náš projekt generuje príjem a vykonaná finančná analýza poukáže na potrebu znížiť oprávnené výdavky o tento príjem, uvedieme túto skutočnosť v časti „Celková výška oprávnených výdavkov subjektu pre projekty generujúce príjem“.

Prípadné neoprávnené výdavky sa do sekcie Rozpočet projektu neuvádzajú a celkovo v rámci formuláru žiadosti o NFP nie je vyčlenené miesto pre ich uvedenie, ale žiadateľ na existenciu neoprávnených výdavkov a fakt, že ich zafinancuje, môže poukázať v rámci textových častí žiadosti v rozsahu podľa vlastného uváženia.

 

5. Verejné obstarávanie a riziká projektu

Do časti týkajúcej sa verejného obstarávania žiadateľ vpisuje informácie o plánovaných, ale aj už zrealizovaných verejných obstarávaniach. Ku každému obstarávaniu sa uvádza názov verejného obstarávania (plánovaný názov alebo názov podľa Vestníka Úradu pre verejné obstarávanie), opis predmetu obstarania, hodnotu zákazky (reálnu alebo predpokladanú hodnotu zákazky stanovenú napr. na základe vykonaného prieskumu trhu), začiatok a koniec verejného obstarávania (reálny alebo predpokladaný), metódu, postup a stav verejného obstarávania.

V prípadoch, kedy výzva ustanovuje povinnosť mať vyhlásené verejné obstarávanie na hlavné aktivity projektu ešte pred odovzdaním žiadosti o NFP na riadiaci/sprostredkovateľský orgán, sa obvykle vyžaduje uviesť do názvu verejného obstarávania aj číslo tohto obstarávania, pod ktorým je vedené vo Vestníku ÚVO a tiež dátum jeho vyhlásenia. Podobne do poznámky k verejnému obstarávaniu je obvykle potrebné uviesť rôzne doplňujúce údaje požadované výzvou (napr. či bolo uplatnené alebo sa plánuje uplatniť tzv. zelené verejné obstarávanie, sociálny aspekt verejného obstarávania a pod.).

V rámci každej vytvorenej žiadosti o NFP sa v nadväznosti na príslušné (automaticky generované) merateľné ukazovatele vygenerujú tiež možné riziká projektu – je potrebné, aby ich žiadateľ zvážil, pouvažoval, čo pre neho predstavujú, z akých dôvodov by mohli vzniknúť a aké by mali dopady. Je dobré, ak nad rámec automaticky vygenerovaných rizík žiadateľ identifikuje a uvedie niekoľko vlastných, pretože tým preukáže, že sa nad rizikami súvisiacimi s projektom skutočne zamýšľal, uvedomuje si ich, avšak je schopný a ochotný im predchádzať alebo ich riešiť a vie aj, akým spôsobom.

Do tejto časti týkajúcej sa rizík projektu žiadateľ uvádza teda konkrétny popis rizika, stupeň rizika a spôsob jeho eliminácie. Stupeň rizika odporúčame žiadateľom voliť skôr nižší, keďže snahou žiadateľa by malo byť nájdenie dostatočného spôsobu prevencie pred vznikom týchto rizík a tento spôsob dobre opísať, pretože v opačnom prípade môže byť žiadateľ a projekt považovaný za rizikový.

6. Podmienky poskytnutia príspevku

Do tejto časti žiadosti o NFP nahráva žiadateľ prílohy, pri ktorých výzva, resp. príručka pre žiadateľa ustanovila povinnosť predkladať ich – okrem tlačenej – aj v elektronickej podobe prostredníctvom systému. Niektoré výzvy môžu požadovať predkladanie všetkých príloh týmto spôsobom, iné stanovujú napr. len 3 – 5 konkrétnych príloh, ktoré je potrebné nahrať do systému. Výzva alebo príručka pre žiadateľa by mali obsahovať informáciu, v akom formáte sa vyžadované prílohy nahrávajú – či má ísť o editovateľnú podobu príloh alebo prílohy vo formáte PDF.

Značnou nevýhodou nového systému ITMS2014+ je potreba viacnásobného nahrávania jednotlivých príloh ku každej relevantnej podmienke poskytnutia príspevku, čo v praxi znamená, že ak riadiaci orgán požaduje predloženie všetkých príloh prostredníctvom systému ITMS a týchto príloh má žiadateľ 20, pričom každú musí do systému nahrať 3 – 7 krát, je to časovo relatívne náročná úloha vyžadujúca si adekvátnu pozornosť, preto žiadateľom odporúčame nenechávať si ju na poslednú chvíľu.

 

7. Čestné vyhlásenie a kontrola

Ako posledné nám zostáva už len otvoriť si sekciu obsahujúcu preddefinované čestné vyhlásenie žiadateľa, ktoré by si mal žiadateľ prečítať a následne uviesť meno štatutárneho orgánu alebo viacerých štatutárnych orgánov, ktorí budú žiadosť podpisovať. Meno, resp. mená sa do čestného vyhlásenia pridávajú jednoduchým výberom z preddefinovaného zoznamu štatutárov, ktorých žiadateľ zadával do systému už pri vytváraní žiadosti o aktiváciu konta. Týmto sa proces tvorby žiadosti o NFP končí a začína sa proces jej kontroly.

V tejto fáze by sme si mali sústredene prečítať celú žiadosť a zamerať sa na jej úplnosť, logickosť, zrozumiteľnosť, formálnu a obsahovú správnosť. Žiadatelia môžu využiť funkciu „samokontroly“ žiadosti, kedy kliknutím na tlačidlo „Skontrolovať formulár“ systém sám zmonitoruje žiadosť, či sú v nej vyplnené všetky potrebné časti, avšak takýmto spôsobom vieme dosiahnuť iba kontrolu úplnosti, nie obsahovej správnosti. Na účely kontroly obsahu odporúčame žiadateľom vygenerovať si žiadosť ako PDF dokument a tento rozdistribuovať kolegom, resp. aj nezainteresovaným osobám, ktoré nevedia posúdiť súlad projektu s výzvou, preto sa lepšie sústredia na iné aspekty zámeru – či je opísaný zrozumiteľne a neobsahuje sporné informácie.

V prípade záujmu o podrobnejšie inštrukcie k vypĺňaniu žiadostí o NFP sú žiadateľom v rámci jednotlivých operačných programov dostupné oficiálne manuály, avšak tieto sú značne rozsiahle a neupozorňujú žiadateľa na niektoré špecifiká, preto tento článok môže byť pre žiadateľa užitočným súhrnným a doplňujúcim podkladom. Pre úplnosť je ešte potrebné dodať, že nami poskytovaný návod vychádza z predpokladu, že žiadateľ už má pred vypĺňaním formuláru žiadosti naštudovanú príslušnú výzvu, do ktorej sa chce zapojiť a tiež všetku súvisiacu dokumentáciu, pretože práve v nich sú definované podstatné skutočnosti, ktorým sa náš návod z dôvodu zabezpečenia jeho univerzálnosti bližšie nevenuje.

Autor: Ivana Oravcová, Foto: StockSnap.io