Jednou z najčastejších otázok, s akými sa stretávame pri tvorbe projektov, je „Ako dlho trvá vypracovanie projektu?“, resp. „Ako dlho bude trvať vypracovanie môjho projektu?“. Možno tušíte, že odpoveď na túto otázku nie je jednoznačná a závisí od viacerých faktorov:

• zložitosť a zrozumiteľnosť výzvy, do ktorej sa žiadateľ plánuje zapojiť,
• súčinnosť žiadateľa a všetkých zainteresovaných osôb,
• štádium projektového zámeru,
• zákonné lehoty, procesné postupy,
• vyťaženosť projektového manažéra,
• skúsenosti projektového manažéra,
• konečný termín na predloženie projektu.

Poďme sa na jednotlivé faktory pozrieť podrobnejšie.

Zložitosť a zrozumiteľnosť výzvy, do ktorej sa žiadateľ plánuje zapojiť

Niektoré výzvy na predkladanie projektov sú tvorené pár stranovými dokumentmi, ktoré síce človek dokáže prečítať za pár minút, avšak po ich prečítaní mu zostane množstvo otázok, ktoré je potrebné preveriť. Iné výzvy sú, naopak, tak komplikované, že len ich prečítanie/pochopenie trvá skúsenému projektovému manažérovi pár dní. V rámci niektorých výziev sa predkladá jednoduchý opis projektu obsahujúci len základné informácie o projektovom zámere, pričom k opisu postačuje predložiť pár príloh. Iné výzvy vyžadujú vyplnenie množstva záväzných formulárov a predloženie niekoľkých potvrdení od úradov a dokumentov vypracovaných odborne spôsobilými osobami. Taktiež nároky na finalizáciu a predloženie projektov bývajú rôzne. Niekedy stačí predložiť prílohy ich nahratím do elektronického systému vo forme skenu, inokedy je potrebné predložiť projekt v tlačenej podobe, niekedy dokonca v niekoľkých vyhotoveniach.

Tvorbe každého projektu predchádza jeho príprava a po tvorbe projektu nasleduje jeho kontrola a finalizácia. Všetky tieto fázy – príprava, tvorba, kontrola a finalizácia – trvajú tak dlho, aká zložitá je výzva, v rámci ktorej je projekt predkladaný.

V tejto súvislosti chceme spomenúť tiež potrebu preverovať niektoré nejasnosti ohľadom výzvy/projektu priamo u poskytovateľa dotácie. Každý poskytovateľ dotácie uvádza lehotu, v rámci ktorej je povinný odpovedať žiadateľom na ich otázky, no nie vždy v danej lehote odpoveď príde, resp. nie vždy je odpoveď uspokojivá. V prípade, že žiadateľ nepozná odpoveď na otázku, ktorá je zásadná pre správne nastavenie/oprávnenosť projektu, nie je pre neho efektívne sa do projektu púšťať, resp. sa do projektu pustí s tým, že možno celá jeho práca bude zbytočná. Na preverenie nejasností preto odporúčame vyčleniť si dostatočne dlhý čas (2 – 4 týždne).

Súčinnosť žiadateľa a všetkých zainteresovaných osôb

Tento faktor je jeden z najsilnejších spomedzi všetkých, ktoré v článku vymenovávame. Aj keď sa môže zdať, že každý žiadateľ chce, aby jeho projekt bol vypracovaný kvalitne, rýchlo a dôkladne, v praxi sa nezriedka stretávame so situáciou, kedy žiadateľ projektu venuje minimálnu pozornosť, nedodržiava pokyny a termíny, čím sám ohrozuje úspešnosť svojho projektu.

Do tvorby projektov sú často zapojení okrem žiadateľa (prípadne projektového manažéra) aj ďalší odborníci – napr. stavebný inžinier, rozpočtár, energetický audítor, účtovník a pod., pričom ak týmto osobám nie je dostatočne vysvetlená ich úloha a neposkytujú dostatočnú súčinnosť pri tvorbe projektu, čas jeho prípravy sa neúmerne predlžuje. Aby sa eliminovalo toto riziko, je dobré si hneď na začiatku spolupráce povedať úlohy, termíny a ku každej úlohe priradiť zodpovedné osoby.

Samostatnou kapitolou je kvalita podkladov, ktoré žiadateľ poskytuje projektovému manažérovi. Ak žiadateľ predkladá neúplné, nezrozumiteľné či chybné podklady, projektový manažér pri nich strávi viac času – musí ich žiadateľovi vrátiť, čakať na doplnenie, podklady opäť skontrolovať a tento proces sa opakuje, až kým vstupy do projektu nie sú úplné a kvalitné.

Štádium projektového zámeru

Ak má žiadateľ investičný zámer a má k nemu vybavené už aj viaceré podklady (napr. projektovú dokumentáciu, stavebné povolenie a pod.), je pár krokov popredu pred žiadateľom, ktorý má iba zámer a k nemu žiadne podklady, resp. si ešte ani nie je istý podrobnosťami zámeru. Napríklad niektoré samosprávy skúšajú šťastie s jedným kompletne spracovaným projektom v rámci rovnakej výzvy každý rok – tu príprava projektu trvá podstatne kratšie ako projekt, ktorý sa vypracováva „od piky“.

Zákonné lehoty, procesné postupy

Tvorba každého projektu má svoju postupnosť. Nemôžem zostaviť rozpočet, kým som neurobil prieskum trhu. Nemôžem požiadať o stavebné povolenie, kým nemám vypracovanú projektovú dokumentáciu. Nemôžem požiadať o stanovisko okresného úradu k vplyvu projektu na životné prostredie, kým nepoznám merateľné ukazovatele (nemám kvantifikované výsledky) projektu. Nemôžem sformulovať text uznesenia zastupiteľstva o zabezpečení spolufinancovania projektu, kým nepoznám oprávnené výdavky projektu. Takto by sme mohli vymenovávať množstvo súvzťažností, kedy nemôžem urobiť niečo, kým najskôr neurobím niečo iné.

Príprava projektu predstavuje súbor množstva čiastkových krokov, pričom ak potrebujem v niektorom kroku vykonať opravu, musím sa vrátiť o krok či dva späť (napr. oprava čísla parcely v projektovej dokumentácii má za následok opravu stavebného povolenia, opravu 2 dokumentov zo životného prostredia a všetkých ďalších príloh, kde sa číslo parcely vyskytuje). Vybavovanie niektorých dokumentov podlieha zákonným lehotám, t. j. ak si na prípravu projektu vyčlením týždeň a vybavenie jednej z príloh trvá 2 týždne, túto prílohu do podania projektu k dispozícii mať nebudem.

Vyťaženosť projektového manažéra

Osoba, ktorá sa profesionálne venuje tvorbe projektov, nepracuje iba na jednom projekte, ale pracuje paralelne na viacerých projektoch v rámci viacerých výziev a zároveň zabezpečuje ďalšie činnosti, ktoré sú náplňou práce projektového manažéra (verejné obstarávanie, implementácia už schválených projektov, zabezpečovanie povinnej publicity projektov atď.). Ide teda o prácu, ktorej nie je každý deň rovnako veľa – sú pokojnejšie a náročnejšie obdobia. Ak sa v jeden deň/týždeň stretne viacero termínov na predkladanie projektov, projektový manažér si nemôže dovoliť nechať prípravu ani jedného z projektov na poslednú chvíľu, ohrozil by tým kvalitné podanie všetkých ostatných. Preto je úlohou projektového manažéra stanovovať všetkým osobám podieľajúcim sa na tvorbe projektu termíny, pretože ON je ten posledný článok, ktorý musí všetky vstupy do projektu prečítať, skontrolovať, spracovať, musí projekt napísať a napokon aj sfinalizovať. Nezáleží teda iba na tom, kedy je termín na predkladanie projektov, ale aj na tom, koľko projektov projektový manažér k danému termínu predkladá.

Skúsenosti projektového manažéra

V prípade, že zatiaľ nemáte skúsenosti s tvorbou projektov uchádzajúcich sa o dotáciu, bude Vám príprava projektu trvať niekoľkonásobne dlhšie ako človeku, ktorý sa tejto problematike už niekoľko rokov venuje. Profesionálovi len načítanie podmienok poskytnutia príspevku môže trvať jeden deň, začiatočník sa s podmienkami a pojmami môže trápiť aj viac ako týždeň. Ďalej závisí, či projektový manažér vypracováva prvý projekt v rámci danej výzvy a musí si všetky texty vytvárať alebo už v rámci danej výzvy pár projektov vypracoval a môže niektoré texty z predchádzajúcich projektov „recyklovať“.

Konečný termín na predloženie projektu

Ak máme na nejakú úlohu 5 dní, venujeme jej intenzívnejšiu pozornosť ako keď máme na tú istú úlohu mesiac. Zároveň aj keď máme ma úlohu mesiac, venujeme jej iba tých posledných 5 dní, pretože prvých 25 sú iné úlohy, ktoré treba operatívne vybaviť. V praxi je máloktorý projekt dokončený niekoľko týždňov pred termínom, pretože každý žiadateľ a každý projektový manažér sa snaží využiť všetok možný čas, ktorý je k dispozícii pred konečným dátumom na predkladanie projektov. Z tohto dôvodu je dôležité, aby tých posledných pár dní bolo venovaných naozaj už len záverečnej kontrole a finalizácii projektu a nie jeho písaniu.

Záver

Vypracovanie jedného projektu môže trvať 2 dni, vypracovanie iného 2 mesiace. Všetko závisí od faktorov, ktoré sme vymenovali v tomto článku. V konečnom dôsledku nezáleží na tom, ako dlho sa na projekte pracuje, ale na jeho kvalite a na tom, aby sa stihol termín na predkladanie projektov.

Autor: Ivana Oravcová

Foto: Pexels