Každá výzva na predkladanie projektov je plná podmienok, ktoré je potrebné dodržať, aby bol projekt schválený, zazmluvnený, úspešne zrealizovaný a napokon aj preplatený. Žiadateľ/projektový manažér sa niekedy tak sústreďuje na rôzne nástrahy a komplikované formulácie, že mu unikajú základné súvislosti, ktoré majú za následok vznik triviálnej chyby. S akými formálnymi chybami sa v praxi stretávame najčastejšie?

• Nesúlad v údajoch. Vzniká najčastejšie v dôsledku časového stresu. Na poslednú chvíľu sa v projekte urobí zmena, ktorá má vplyv na viacero iných skutočností/príloh, ktoré sa ale už neopravia.
• Predloženie dokumentu v nesprávnom formáte. Prílohy sa najčastejšie predkladajú vo forme skenu (PDF) podpísaného dokumentu alebo v editovateľnej forme (MS Word, MS Excel). Veľa žiadateľov využíva na skenovanie mobil a namiesto skenu vyhotovia fotografiu, ktorá poskytovateľom dotácie nemusí byť akceptovaná.
• Nepodpísané/nesprávne podpísané dokumenty. Každý subjekt podpisuje v zmysle predpisov, resp. zápisov (Obchodný register SR, stanovy a pod.). Štatutárny zástupca subjektu územnej samosprávy k podpisu pripája aj pečiatku. Iba ak je dokument vyjadrením vôle fyzickej osoby (napr. súhlas s poskytnutím údajov a pod.), pečiatka sa nepripája. Podpísanie štatutára v zastúpení inej osoby nie je povolené bez splnomocnenia.
• Nepreberanie zásielok. Mnoho subjektov si zabúda kontrolovať elektronickú schránku, do ktorej poskytovatelia dotácie zasielajú všetky informácie súvisiace s projektom.
• Nesprávne vypočítanie lehoty na vybavenie výzvy na doplnenie projektu. Obce a mestá počítajú lehotu odo dňa, kedy im zásielka bola do elektronickej schránky doručená. Firmy počítajú lehotu odo dňa, kedy si zásielku prevzali, odo dňa, kedy márne uplynula lehota na prevzatie zásielky. Deň doručenia/prevzatia sa do lehoty nezapočítava. Zároveň treba rozlišovať, či je lehota určená v kalendárnych alebo v pracovných dňoch.
• Neúplné prílohy. Nie sú vyplnené všetky povinné polia alebo naskenované všetky strany. Obzvlášť pri prílohách vo formáte MS Excel sa stáva, že žiadateľ vyplní, vytlačí a predloží iba ten hárok, ktorý sa mu zobrazí po otvorení dokumentu. Niektoré dokumenty MS Excel však obsahujú viaceré hárky, ktoré sa dajú v spodnej lište preklikávať.
• Nesprávne zavzorcovanie. Najmä pri dopĺňaní nových riadkov do rozpočtu sa môže stať, že sa nové sumy nezahrnú do vzorca. Niekedy chybu vo vzorci obsahuje už samotný záväzný formulár zverejnený poskytovateľom dotácie.
• Nepredloženie povinnej prílohy. V rámci aktuálneho programového obdobia sme si zvykli, že mnohé prílohy bývajú v jednotlivých výzvach dožiadateľné (t. j. doplniteľné neskôr), avšak nemusí to byť pravidlom.
• Chyby v prieskumoch trhu. Žiadatelia niekedy iniciatívne urobia prieskum trhu s cieľom zistiť predpokladanú hodnotu zákazky, avšak mnoho z nich nespĺňa podmienky výzvy na predkladanie projektov. Výzvy obvykle neakceptujú internetové ani telefonické prieskumy. Písomné prieskumy majú predpísané postupy, formuláre, náležitosti.
• Príloha vystavená v zmysle nesprávneho paragrafu/zákona. Tento bod sa týka najmä vyjadrení/stanovísk/rozhodnutí a pod. úradov, ktoré obsahujú odvolávku na konkrétny paragraf konkrétneho zákona. Ak výzva požaduje stanovisko v zmysle § 4 zákona 777 (neexistujúci zákon), nie je prípustné predložiť vyjadrenie v zmysle § 4 zákona 777. Aj takáto drobná hra so slovami môže mať za následok vyradenie projektu.
• Nehnuteľnosť vo vlastníctve štatutára. Je treba rozlišovať vlastníctvo štatutára (fyzickej osoby) od vlastníctva žiadateľa (právnickej osoby). Dôležitý je vzťah žiadateľa.

Autor: Ivana Oravcová

Foto: Pexels