Mnoho neskúsených žiadateľov zaujíma odpoveď na otázku, či by si projekt uchádzajúci sa o dotáciu dokázali vypracovať svojpomocne. Áno, avšak pravdepodobne bude takýto projekt bodovo výrazne nižšie ohodnotený ako v prípade, že by ho zostavil skúsený projektový manažér. V čom spočíva know how dobrého projektového manažéra?

Dobrý projektový manažér má trochu zo všetkého – je to ekonóm, spisovateľ, právnik, manažér, účtovník, konzultant, analytik, researcher, marketingový pracovník, kreatívec, inovátor.

Či už uvažujete nad kariérou projektového manažéra, zháňate dobrého projektového manažéra alebo si chcete jednorazovo interne vypracovať projekt a neviete, koho poveriť touto úlohou, prezradíme vám, kto je na túto pozíciu vhodný.

Projektový manažér – ako už z pomenovania tejto pozície vyplýva – by mal byť najmä skvelým manažérom. Znamená to byť si vedomý cieľa a všetkých úloh potrebných na jeho dosiahnutie, prideliť všetkým úlohám termín a osoby, ktoré budú zodpovedné za ich dodržanie. Dobrý projektový manažér úlohy nielen deleguje, ale aj priebežne kontroluje ich stav. Chápe, že pri tvorbe projektu je každý deň dôležitý, preto si najskôr stanoví logický plán a až následne uskutočňuje jednotlivé kroky podľa tohto plánu.

Pri projektovom manažmente sa neriadia len úlohy, ale aj ľudia, materiálne a finančné prostriedky. Preto projektový manažér musí mať schopnosť viesť tím ľudí, často aj v prípadoch, kedy každý člen z tímu reprezentuje iný subjekt (neraz aj iné záujmy). Projektový manažér by mal mať dobré motivačné schopnosti a prirodzenú schopnosť byť rešpektovaný a nasledovaný. Ďalej si táto práca vyžaduje výborné organizačné schopnosti, schopnosť pracovať systematicky a pod tlakom. Projektový manažér je neraz vystavený krízovým situáciám, kedy je potrebné prijať zásadné, rýchle a podľa možnosti správne rozhodnutie.

Projektový manažér musí byť osoba so zmyslom pre detail a so schopnosťou čítať s porozumením. Výzvy na predkladanie projektov sú plné podmienok, ktoré musí každý žiadateľ dodržať, aby jeho projekt mohol byť schválený. Nepochopenie čo i len jednej podmienky môže mať za následok stratu cenných bodov alebo rovno neschválenie projektu. Projektový manažér musí chápať jednotlivé súvzťažnosti v rámci podmienok výzvy, ale aj v rámci obsahu projektu. Niekedy aj malá zmena v predmete projektu má za následok rozsiahlejšie prepisovanie logiky projektu a projektový manažér musí vedieť, ktoré časti projektu a ako táto zmena ovplyvní. Projektový manažér vie, že na každom slove v každej vete závisí a nesprávne pochopenie čo i len jednej z podmienok výzvy môže mať za následok, že celá príprava projektu bola zbytočná.

Projektový manažér je pedant, ktorý pri štúdiu výzvy číta všetky poznámky pod čiarou a číta „medzi riadkami“. Keďže projekty uchádzajúce sa o dotáciu majú rôzne zameranie, projektový manažér musí byť ochotný sa dovzdelávať – napr. štúdiom legislatívy v danej oblasti. Projektový manažér nemusí byť odborník na oblasť, na ktorú je zameraný predmet projektu (napr. sociálne služby, odpadové hospodárstvo, stavebné práce, energetická efektívnosť a pod.), ale mal byť poznať aspoň terminológiu a základné súvzťažnosti, aby sa pri písaní projektu vedel správne vyjadriť a sám rozumel predmetu projektu. Projektový manažér by mala byť aktívna a zvedavá osoba, ktorá má prehľad o všetkom, čo sa v súvislosti s projektom deje, iniciuje ďalšie kroky a zisťuje odpovede na vzniknuté otázky.

Keďže projektový manažér prichádza do kontaktu s mnohými ľuďmi podieľajúcimi sa na tvorbe/realizácii projektu a týchto ľudí koordinuje, musí mať trpezlivosť a výborné komunikačné schopnosti. Okrem toho je nevyhnutný aj silný písomný prejav – ovládanie gramatiky a štylistické schopnosti. Aj ten najlepší projektový manažér s najlepšími organizačnými a komunikačnými schopnosťami môže zostaviť nekvalitný projekt, ak nedokáže pri písaní projektu vhodne formulovať myšlienky, spísať všetko potrebné, vecne a úderne argumentovať, vyjadrovať sa jasne, chronologicky, konkrétne. Dobrý projektový manažér sa orientuje na výsledok, pracuje v blokoch, nenechá sa rozptyľovať a každej úlohe venuje nevyhnutne potrebný čas. Je flexibilný, pretože príprava projektu si niekedy vyžaduje aj prácu nadčas, po večeroch, cez sviatky a cez víkendy.

Dôležitou súčasťou každého projektu je rozpočet. Dobrý projektový manažér by mal mať aspoň základné znalosti z oblasti účtovníctva, ideálne aj skúsenosti s rozpočtovaním. Zároveň každý projekt – okrem toho, že prispeje k plneniu cieľov žiadateľa – má prispieť k plneniu „vyšších cieľov“ často v rámci určitého regiónu (napr. zvýšenie zamestnanosti, posilnenie konkurencieschopnosti podnikov, zlepšenie prístupu obyvateľov k základnej technickej infraštruktúre a pod.). Projektový manažér musí chápať, čo je skutočnou pointou projektov, t. j. musí rozumieť ekonomickým pojmom ako zamestnanosť, konkurencieschopnosť, udržateľnosť, návratnosť, regionálny rozvoj a pod., poznať ich význam z hľadiska rozvoja hospodárstva a rozvoja spoločnosti.

Projektový manažér musí mať výborné analytické schopnosti. Musí vedieť zhodnotiť prínos projektu, a to najmä v kontexte jeho finančnej náročnosti (či projekt nie je príliš drahý v porovnaní s očakávanými výsledkami) a reálnej potreby (či je realizácia projektu naozaj potrebná napr. z hľadiska vývoja štatistických dát v danej oblasti). Musí vedieť, ktoré informácie a dáta je dôležité v projekte spomenúť a kde ich nájsť. Rovnako ako to, čo do projektu uviesť, je nevyhnutné vedieť aj čo neuviesť. Vhodne zvolená štruktúra dát umocňuje argumentačnú silu projektu. Dobrý projektový manažér do projektu zahrnie nie len to nevyhnutné, ale aj to zaujímavé – napr. nastaví projekt tak, aby bol inovatívny, spomenie rôzne zaujímavé skutočnosti, ktoré urobia projekt príťažlivý. Dobrý projektový manažér sa snaží projekt spropagovať rovnako, ako by to bol akýkoľvek iný produkt na trhu súťažiaci o záujem spotrebiteľa.

Autor: Ivana Oravcová

Foto: Pexels