Proces žiadania o nenávratný finančný príspevok (ďalej iba „NFP“) zahŕňa nielen podanie samotnej žiadosti o NFP na riadiaci, resp. sprostredkovateľský orgán, ale aj predloženie viacerých príloh, ktoré predstavujú neoddeliteľnú súčasť formuláru žiadosti. Počet vyžadovaných prílohy sa môže pri jednotlivých výzvach líšiť, avšak viaceré z nich majú stanovené predpísané náležitosti. Zhromažďovaniu a predkladaniu príloh je preto potrebné venovať náležitú pozornosť, keďže aj oni môžu mať za následok neschválenie projektu.

Okrem formuláru Žiadosti o NFP predkladajú subjekty verejného sektora rad ďalších formulárov, potvrdení a čestných vyhlásení. V zásade platí, že formulár žiadosti poskytuje súhrnné informácie o predkladanom projektovom zámere, t. j. viaceré oblasti v ňom nie sú rozpracované podrobne, ale sú následne konkretizované v iných prílohách. Napríklad finančná stránka projektového zámeru je predmetom Žiadosti o NFP len okrajovo. Formulár žiadosti obsahuje iba základné súvislosti ohľadom celkových nákladov projektu, celkových oprávnených výdavkov, resp. neoprávnených výdavkov, výške NFP a výške spolufinancovania zo strany žiadateľa. Detailné rozpracovanie finančných veličín a súvislostí však obsahuje už iný, samostatný formulár – Finančná analýza projektu, ktorá môže pozostávať len z tabuľkovej časti alebo z tabuľkovej aj textovej časti. V rámci viacerých výziev dokonca ani samotný projektový zámer nie je predmetom Žiadosti o NFP v plnom znení, ale uvádza sa tu len v podobe abstraktu, pričom na detailnejší opis predmetu projektu už slúži samostatný formulár – Opis projektu/Projekt realizácie.

Často predkladanými prílohami k Žiadosti o NFP – okrem už spomínaného Opisu projektu a Finančnej analýzy – sú:

• Formuláre, resp. doklady preukazujúce finančnú spôsobilosť žiadateľa:
• Formulár Ukazovatele finančnej situácie žiadateľa
• Uznesenie zastupiteľstva o schválení predloženia Žiadosti o NFP a zabezpečení spolufinancovania projektu
• Potvrdenie banky o vedení účtu, resp. o zostatku na účte, resp. úverový prísľub

• Doklady preukazujúce úhradu záväzkov žiadateľa po lehote splatnosti:
• Potvrdenia zo všetkých zdravotných poisťovní (Všeobecná zdravotná poisťovňa, Union, Dôvera)
• Potvrdenie zo Sociálnej poisťovne
• Potvrdenie z daňového úradu
• Potvrdenie z colného úradu

• Doklady preukazujúce vysporiadanie majetkovo-právnych vzťahov:
• List vlastníctva budovy, list vlastníctva pozemku, nájomná zmluva, správcovská zmluva a pod.

• Posudky, štúdie, rôzna dokumentácia:
• Projektová dokumentácia
• Rozpočet projektu
• Pri projektoch na energetickú optimalizáciu budov napr. teplotechnický posudok alebo energetický audit
• Dokumentácia z verejného obstarávania

• Iné doklady:
• Stavebné povolenie, resp. ohlásenie stavebných úprav
• Potvrdenie z inšpektorátu práce o neporušení zákazu nelegálnej práce a nelegálneho zamestnávania
• Uznesenie zastupiteľstva o schválení Programu hospodárskeho rozvoja a sociálneho rozvoja obce/mesta
• Doklad o pridelení IČO
• Doklad o zvolení za starostu
• Potvrdenie odboru starostlivosti o životné prostredie
• Potvrdenie Štátnej ochrany prírody
• Fotodokumentácia pred realizáciou projektu

• Rôzne čestné vyhlásenia:
• týkajúce sa napr. bezúhonnosti štatutárneho orgánu, zákazu duplicitného financovania, nepodania viacerých žiadostí v rámci jednej výzvy súčasne, neporušenia konfliktu záujmov, vrátenia NFP v prípade porušenia zmluvných podmienok a pod.

Prílohy ustanovené výzvou ako „povinné“ žiadateľ musí predložiť, ak nechce, aby bol jeho projekt vyradený už pri formálnom hodnotení, avšak súčasťou Žiadosti o NFP môžu byť aj rôzne nepovinné prílohy.

Povinné prílohy žiadateľ predkladá už spolu so žiadosťou alebo – ak to výzva ustanovuje – môže vybrané prílohy doložiť dodatočne aj po podaní žiadosti. Niektoré povinné prílohy sa predkladajú na predpísaných formulároch alebo majú predpísané náležitosti. V tomto prípade treba zbystriť pozornosť – nie každé vystavené potvrdenie je správne, aj keď ho vyhotovila inštitúcia, ktorá takéto potvrdenia vystavuje bežne, a teda by mala vedieť, čo majú obsahovať.

V praxi sa stáva, že napr. potvrdenie z inšpektorátu práce o neporušení zákazu nelegálnej práce a nelegálneho zamestnávania, ktoré má byť vystavené za obdobie predchádzajúcich 5 rokov, je vystavené za obdobie 3 rokov. Takéto potvrdenie je neplatné a nie je ho možné akceptovať. Podobne potvrdenie odboru starostlivosti o životné prostredie, ktoré na účely žiadania o NFP má byť vystavené podľa zákona 24/2006 Z. z. o posudzovaní vplyvov na životné prostredie, sa niekedy odvoláva na rôzne zákony, avšak nie na vyššie spomínaný, a teda potvrdenie neobsahuje požadované formulácie, v dôsledku čoho sa stáva nepoužiteľným. Ďalej, pri viacerých potvrdeniach (zdravotné poisťovne, Sociálna poisťovňa, daňový úrad, colný úrad, inšpektorát práce a pod.) výzvy stanovujú, kedy najskôr pred podaním žiadosti môžu byť tieto doklady vyhotovené – najčastejšie ide o lehotu 3 mesiace pred dňom podania žiadosti, v prípade listu vlastníctva je to obvykle jeden mesiac. Niektorí žiadatelia sa so zháňaním potvrdení ponáhľajú a dajú si ich vystaviť priskoro, takže v čase podania žiadosti sú už neplatné. Vo vymenovávaní chýb v prílohách by sme mohli ešte pokračovať, avšak tejto téme sa v budúcnosti plánujeme venovať v samostatnom článku.

O predložení nepovinných príloh sa žiadateľ rozhoduje sám, avšak tieto prílohy môžu zvýšiť rating žiadateľa, keďže je nimi možné zdokladovať napr. dosiahnuté vzdelanie (a teda odbornosť) osôb podieľajúcich sa na príprave/realizácii projektu, bezúhonnosť (v prípade, že výpis z registra trestov nie je už v zozname povinných príloh) a pod. Rozhodne neplatí, že to, čo nie je povinné, mi nemôže pomôcť, avšak aj tu si treba dávať pozor, aby sme z vlastnej iniciatívy nepredložili niečo, čo nám skôr uškodí (napr. formulár finančnej situácie žiadateľa, ktorý bol v rámci danej výzvy nepovinný, ale nám v ňom vychádzalo niekoľko priaznivých čísel, avšak sme prehliadli, že viaceré čísla priaznivé nie sú).

Či už sa rozhodneme predložiť so Žiadosťou o NFP aj nepovinné prílohy alebo nie, vždy platí: všetky dokumenty predkladané so žiadosťou musia obsahovo korešpondovať navzájom a tiež s textom žiadosti. Nestáva sa zriedkavo, že jednotlivé prílohy nie sú zosúladené a obsahujú napríklad viacero rôznych názvov projektu, rôzne čísla parciel, na ktorých sa má projekt realizovať, rôzne parametre budov, zariadení… K takýmto nezrovnalostiam dochádza často z nepozornosti, resp. z dôvodu náročnosti skoordinovať všetky informácie a osoby podieľajúce sa na príprave projektu.

Na prvý pohľad sa môže zdať, že za vypracovaním projektu stojí žiadateľ sám alebo touto úlohou poverí externú projektovú spoločnosť, v skutočnosti však za každým jedným projektom stojí množstvo ľudí a údajov, ktoré treba zorganizovať. Vstupy do projektu zabezpečuje obvykle žiadateľ (viacero osôb, napr. starosta, ekonómka, účtovníčka, odborná referentka…), projektant, rozpočtár, obstarávateľ a mnohí úradníci, preto priestor na pochybenie je naozaj veľký. Našťastie, riziko vzniku chýb a nesúladov je možné účinne eliminovať poverením zodpovednej osoby, ktorá bude koordinovať jednotlivé zúčastnené strany a sledovať korektnosť všetkých vstupov. Vďaka tomu sa žiadateľovi nestane, že jeho projekt bude vyradený už počas počiatočného, formálneho hodnotenia.

Aby mohol byť projekt so všetkými prílohami podaný riadne, treba venovať pozornosť aj spôsobu a forme predkladania príloh. Obvykle výzvy stanovujú záväzné poradie príloh, v ktorom je potrebné všetky prílohy spolu zviazať alebo zoradiť v zakladacom obale. Odporúčame jednotlivé prílohy predeľovať papiermi s označením, aká príloha za nimi nasleduje – zlepší to orientáciu a uľahčí prácu hodnotiteľov, ale i žiadateľa, keď si projekt po sebe kontroluje. V prípade, že je niektorá z povinných príloh pre žiadateľa nerelevantná (napr. predloženie stanov združenia, ak žiadateľom nie je združenie), odporúčame namiesto tejto prílohy vložiť čestné vyhlásenie žiadateľa o irelevantnosti prílohy, s uvedením dôvodu, prečo žiadateľ túto prílohu nepredkladá. Takýto postup môže tiež výrazne zjednodušiť orientáciu hodnotiteľa v predložených podkladoch.

Niektoré prílohy je žiadateľ povinný predložiť aj v elektronickej podobe – či už na CD alebo odoslaním prostredníctvom elektronického systému, do ktorého však najprv potrebuje získať prístup. Taktiež je dôležité sledovať, ktoré prílohy majú byť predložené v originálnom vyhotovení a ktoré stačí predložiť ako overenú kópiu, resp. fotokópiu. Štandardne by mala byť každá príloha podpísaná a opečiatkovaná žiadateľom. Niektoré podpisy je potrebné overovať, niektoré prílohy je potrebné podpísať na každej strane a pod. Výzva okrem toho môže ustanoviť aj povinnosť predložiť projekt vo viacerých vyhotoveniach (pokojne aj v troch), na čo treba myslieť najmä pri práci s externými odborníkmi, ktorých výstupy (napr. rozsiahlu projektovú dokumentáciu s výkresmi neštandardných rozmerov) nemusí byť jednoduché nakopírovať.

Z vyššie uvedeného vyplýva, že na prípravu projektu by si mal žiadateľ vyčleniť dostatok času, pretože okrem vypracovávania samotnej Žiadosti o NFP ho čaká aj vybavovanie a kompletizácia viacerých príloh, ktoré v procese hodnotenia projektového zámeru nemajú o nič menšiu váhu ako žiadosť samotná. Ak bude projekt v poriadku po formálnej stránke, nič mu nebráni v tom, aby v schvaľovacom procese postúpil do ďalšieho, odborného hodnotenia.

Autor: Ivana Oravcová, Foto: Life of Pix