Vybudujte si silný projektový tím

Úspešnosť každého projektu je do veľkej miery determinovaná tímom ľudí, ktorí stoja za jeho vypracovaním, ale aj realizáciou. Kvalita manažmentu osôb a ich úloh vo výraznej miere vplýva na kvalitu celého projektu. Kľúčové je jasné rozdelenie časovo obmedzených úloh, naopak, ich neprehľadnosť a časová neohraničenosť dopomôžu k podaniu formálne a/alebo obsahovo nekorektného projektu.

Aj ten najinovatívnejší zámer firmy či najakútnejší zámer obce môže byť poskytovateľom nenávratného finančného príspevku zamietnutý, ak nedosahuje požadované formálne kritériá, odbornú úroveň alebo nie je v poriadku po obsahovej stránke. Z tohto dôvodu je vhodné si vo fáze prípravy projektu najprv ujasniť zoznam úloh, ktoré bude potrebné vykonať a následne prideliť tieto úlohy spolu s termínmi zodpovedným osobám.

Osôb zodpovedných za prípravu projektu by nemalo byť príliš veľa ani málo, pričom by mali mať svojho vodcu, lídra, projektového manažéra. Členov projektového tímu by malo byť toľko, aby dokázali pokryť vypracovanie projektu po časovej i odbornej stránke a zároveň medzi sebou efektívne komunikovať. Okrem ústrednej osoby – projektového manažéra – sa na vypracovaní projektu podieľa obvykle aj finančný manažér, ale v niektorých prípadoch tiež projektový asistent, manažér publicity či manažér monitoringu. Pri menej náročných projektoch si vystačia projektový manažér s finančným manažérom, pri zložitejších projektoch je účasť ďalších osôb žiaduca.

Projektový manažér ako kľúčová osoba riadiaca všetky procesy a ďalších členov projektového tímu je zodpovedná za celkovú koordináciu projektu, efektívnosť práce, dodržiavanie termínov, komunikáciu s členmi projektového tímu a komunikáciu s vonkajším prostredím (riadiacim orgánom, úradmi, odborníkmi – stavebným projektantom, rozpočtárom, verejným obstarávateľom a pod.). Projektový manažér sa stará tiež o súlad projektu s výzvou, platnými normami a strategickými dokumentmi a v prípade potreby zabezpečuje krízový manažment. Ak je to nutné, preberá úlohy za iných členov tímu, zostáva v práci do noci a pracuje aj cez víkendy. Ide o prvý a zároveň posledný článok v projekte, ktorý na jednej strane zabezpečuje kvalitné vstupy a na strane druhej je zodpovedný za hodnotný výstup. Vzhľadom na uvedené by projektovým manažérom mala byť len skúsená a rozhľadená osoba, ktorá je organizačne aj komunikačne zdatná a je tak trochu ekonómom, spisovateľom, právnikom, účtovníkom, analytikom, inovátorom aj kreatívcom.

Popri projektovom manažérovi má vo fáze prípravy i realizácie projektu nezastupiteľnú úlohu finančný manažér. Na rozdiel od projektového manažéra, finančný manažér nemusí disponovať skúsenosťami s realizáciou projektov a znalosťami z viacerých vedných odborov, avšak musí mať dostatočné znalosti a skúsenosti z oblasti finančného riadenia a účtovníctva. „Projektové účtovníctvo“ je odlišné od toho bežného, preto sa finančnému manažérovi môžu zdať viaceré úlohy v rámci projektu zbytočné, dokonca nelogické. Tu je dôležité sa v prípade akýkoľvek pochybností a nezrovnalostí radšej obrátiť s otázkou na riadiaci, resp. sprostredkovateľský orgán, pretože finančná stránka projektu je jeho neoddeliteľnou a veľmi podstatnou súčasťou. Prostriedky v rámci každého projektu musia byť vynakladané účelne, preukázateľne, efektívne a hospodárne, pričom platí zákaz duplicitného financovania jednotlivých výdavkových položiek. Okrem týchto sa na financovanie projektu kladú ďalšie nároky (napr. podmienky pomoci poskytovanej podľa schémy de minimis a pod.), ktoré je potrebné mať na pamäti počas celej doby prípravy, realizácie a – čo je dôležité – aj vo fáze udržateľnosti projektu.

Často zbytočne podceňovanou, avšak veľmi užitočnou môže byť funkcia projektového asistenta. Obzvlášť vyťažení projektoví manažéri zodpovedajúci za viacero rôznorodých projektov súčasne ocenia prítomnosť človeka, ktorý ich dokáže odbremeniť od čiastkových, operatívnych, jednoduchších, ale stále veľmi podstatných úloh. Nie zriedka sa stáva, že sa niektorý z dokumentov predkladaných so žiadosťou o nenávratný finančný príspevok z nepozornosti nevyplní celý, zabudne sa podpísať/opečiatkovať alebo obsahuje údaje, ktoré nekorešpondujú s ostatnými prílohami. Takéto nedostatky vie odhaliť aj menej odborne zdatná a skúsenosťami menej vyzbrojená osoba, ak má pozorné oko a cit pre detail.

Pozíciu manažéra publicity môže zastávať projektový manažér alebo asistent, avšak pri náročnejších projektoch odporúčame úlohy týkajúce sa propagácie projektu delegovať na ďalšiu, špeciálne na tento účel poverenú osobu. Výzvy na predkladanie žiadostí o nenávratný finančný príspevok, resp. príslušné operačné programy obvykle obsahujú podmienky zrealizovania povinnej publicity projektu, preto by uskutočnenie tejto agendy nemalo byť, a v praxi ani nie je náročné. Ak ale zohľadníme, čo všetko je ešte mimo publicitu potrebné vo fáze realizácie projektu vykonať, evidovať a odkomunikovať, môže určenie zodpovednej osoby separátne pre oblasť publicity ušetriť projektovému manažérovi veľa času aj energie.

Podobne pozícia manažéra monitoringu nemusí byť v rámci projektu vytvorená separátne, ale môže ju zastávať projektový manažér alebo asistent. Tak či onak, je dôležité, aby sa vo fáze realizácie projektu nezabudlo sledovať napĺňanie stanovených cieľov a merateľných ukazovateľov a súlady s výzvou, zmluvami, normami a strategickými dokumentmi, s čím úzko súvisí aj vypracovávanie monitorovacích správ a žiadostí o platbu a riešenie prípadných nezrovnalostí. Ak je táto agenda nad rámec časových možností projektového manažéra a projektového asistenta, odporúčame ňou poveriť inú osobu.

Ako môžeme vidieť, už z pozície žiadateľa je do projektu zapojených hneď niekoľko osôb. Keď k tomu prirátame skutočnosť, že žiadateľ okrem nich komunikuje aj s mnohými úradmi, riadiacim/sprostredkovateľským orgánom a viacerými odborníkmi zabezpečujúcimi ďalšie, externé vstupy do projektu, ide o celkom bohatú sieť komunikačných vzťahov, ktoré je nutné zorganizovať. Z tohto dôvodu by mali byť kompetencie v rámci prípravy i realizácie projektu rozdelené jasne a každej úlohe by mal byť stanovený termín dostatočne predchádzajúci tomu kľúčovému, do ktorého je potrebné projekt odovzdať. Totiž ani po dôkladnom zadelení úloh a ich vykonaní sa práca na príprave projektu nekončí. Celý vyprodukovaný výstup je nevyhnutné ešte skompletizovať, zosúladiť, vhodne formálne upraviť a na záver skontrolovať.

Následne, po odovzdaní projektu na riadiaci/sprostredkovateľský orgán, sa dostávame do akejsi medzifázy, kedy už nemožno projekt svojvoľne upravovať, avšak k jeho schváleniu/neschváleniu ešte nedošlo. V tejto fáze projekt prechádza formálnou kontrolou a odborným hodnotením. Ide o posledné štádium, v ktorom môže riadiaci/sprostredkovateľský orgán vyzvať žiadateľa o vysvetlenie a nápravu zistených nedostatkov, pretože vzápätí vydá rozhodnutie o schválení/neschválení projektu.

V prípade, že projekt schválený nebol, práca projektového tímu sa končí, no materiály nazhromaždené v súvislosti s prípravou projektu budú môcť byť využité aj v budúcnosti pri obdobných výzvach, preto odporúčame urobiť si z projektu ešte pred jeho podaním kópiu a aj všetku súvisiacu dokumentáciu si starostlivo uschovať. Takýto postup sa však ukáže ako mimoriadne užitočný najmä v prípade schválených projektov, kedy sa celý projektový tím potrebuje neustále opierať o to, k čomu sa kedysi zaviazal a podľa tohto vlastnoručne vypracovaného a schváleného návodu svoj zámer dosiahnuť.

Nech už na vypracovaní projektu participuje akýkoľvek počet osôb, platí základné pravidlo, že všetci členovia projektového tímu ako aj externí odborníci poskytujúci vstupy do projektu by mali mať dôkladne naštudovanú výzvu aj súvisiace prílohy. S cieľom eliminovať neefektívnosť, vylúčiť chyby z nepozornosti a duplicitnú prácu odporúčame jednotlivým členom tímu vzájomne komunikovať, neprechádzať z úlohy do úlohy, ale pracovať v blokoch a vzájomne sa kontrolovať. Dodržanie týchto – aj keď na pohľad možno triviálnych – zásad môže výrazne zvýšiť kvalitu projektu a doviesť ho nielen do fázy realizácie, ale aj úspešného ukončenia.

 Autor: Ivana Oravcová, Foto: StockSnap.io

Pridaj komentár