Aj keď žiadosť o nenávratný finančný príspevok vypracujete presne podľa inštrukcií uvedených vo vzorovej žiadosti, ktorá obvykle býva prílohou k výzve na predkladanie žiadostí o NFP, ešte za svoj projekt nemusíte dostať plné bodové hodnotenie. Po tom, čo sme sa v minulom vydaní časopisu GRANT venovali správnemu vyplneniu všetkých častí žiadosti o NFP s výnimkou opisných, Vám v aktuálnom čísle GRANTu prinášame tipy, ako správne a prehľadne vypracovať aj tieto časti. I keď sa nami poskytovaný návod bude týkať žiadostí o NFP predkladaných prostredníctvom systému ITMS2014+, je do istej miery uplatniteľný aj pri žiadostiach predkladaných na iných formulároch, iným spôsobom, v rámci iných dotačných schém.

Žiadosť o NFP systému ITMS2014+, cez ktorý sa predkladajú žiadosti o NFP v rámci niektorých operačných programov, pozostáva celkovo zo 7 sekcií. Opisné časti projektu, ktorým sme sa ako jediným v článku „Ako správne vyplniť žiadosť v systéme ITMS2014+“ v minulom vydaní časopisu GRANT nevenovali, sú súčasťou 2. sekcie žiadosti „Údaje o projekte“. Tu sa od žiadateľa nenávratnej finančnej pomoci vyžaduje uviesť nasledovné:

• stručný popis projektu,
• popis východiskovej situácie,
• popis spôsobu realizácie aktivít projektu,
• popis situácie po realizácii projektu a udržateľnosť projektu,
• popis administratívnej a prevádzkovej kapacity žiadateľa.

V prípade, že je potrebné s projektovým zámerom predkladať (okrem žiadosti o NFP obsahujúcej opisné časti) aj samostatnú prílohu s názvom Opis projektu, ktorá svojimi náležitosťami predstavuje rozšírenú verziu opisu zo žiadosti o NFP, odporúčame žiadateľom vypracovať si najprv túto prílohu a až následne samotnú žiadosť, keďže je jednoduchšie z rozsiahlejšieho textu urobiť krátky sumár toho najdôležitejšieho ako z krátkeho sumáru rozsiahly text. Naopak, v prípade, že Opis projektu požaduje od žiadateľa celkom iné údaje ako opisné časti žiadosti o NFP alebo Opis projektu ako samostatnú prílohu nie je nutné predložiť, nemusí sa žiadateľ zamýšľať nad poradím vypracovávania týchto dvoch opisov.

Prvou opisnou časťou zobrazujúcou sa v systéme ITMS2014+ je časť s názvom Stručný popis projektu. Jej vyplnenie by malo byť pre žiadateľa najjednoduchšie, keďže sa tu uvádzajú iba základné údaje o projektovom zámere, navyše rozsah tejto časti je limitovaný počtom znakov (max 2 000), teda žiadateľ môže mať skôr problém sa do tohto limitu zmestiť. V stručnom popise žiadateľ charakterizuje najmä predmet projektu (čo plánuje vybudovať, zrekonštruovať, zakúpiť, zorganizovať a pod.), cieľ projektu (čo má byť zrealizovaním projektu dosiahnuté), spôsob realizácie projektu (uvádzajú sa hlavné a podporné aktivity projektu a stručné informácie o nich), výstupy projektu (tzv. merateľné ukazovatele – výsledky, ktoré majú byť projektom dosiahnuté) a miesto realizácie projektu (adresa, katastrálne územie a číslo parcely).

Na čo si v tejto časti dávať pozor: Táto časť je ako jediná limitovaná počtom znakov a podlieha zverejneniu v prípade, že dôjde ku schváleniu žiadateľovho zámeru, preto by sme pri jej zostavení mali myslieť na to, že z týchto pár riadkov by aj nezainteresovanému človeku mala byť jasná podstata nášho zámeru. Maximálny počet znakov uvádzaných v tejto časti by nemal presiahnuť 2 000, avšak systém užívateľa na prekročenie limitu neupozorňuje. Odporúčame žiadateľom teda pripraviť si text najprv v súbore Word, kde si počet znakov ľahko skontrolujú a až následne ho vložiť do systému.

Popis východiskovej situácie a ani nasledujúce opisné časti žiadosti o NFP už počtom znakov limitované nie sú a síce sa v nich žiadateľ môže do sýtosti rozpísať, odporúčame staviť skôr na kvalitu ako na kvantitu. Žiadateľ by sa pri písaní svojho projektu mal vedieť vžiť do role hodnotiteľa a v žiadosti uvádzať práve tie informácie, ktoré hodnotiteľ hľadá. Vzorová žiadosť o NFP obsahujúca návod, čo do ktorej opisnej časti žiadosti o NFP uviesť, je v tomto smere významnou pomôckou, avšak na dosiahnutie maximálneho možného počtu bodov nestačí.

Na tomto mieste je vhodné poznamenať, že žiadateľ z objektívnych dôvodov nemusí vedieť vždy dosiahnuť plné bodové hodnotenie. Súčasťou hodnotiacich kritérií projektov sú často rôzne národohospodárske, socio-demografické či podnikové ukazovatele (napr. miera nezamestnanosti v regióne, veľkosť podniku žiadateľa, počet obyvateľov obce a pod.), ktorých hodnoty sú dané a žiadateľ s nimi nič nespraví. Pozitívna je skutočnosť, že takýchto neovplyvniteľných kritérií nie je veľa, a teda žiadateľ má skutočne veľký priestor zapracovať na čo možno najlepšom hodnotení svojho zámeru.

Týmto sa dostávame k veľmi dôležitej súčasti výzvy na predkladanie žiadostí o NFP, ktorou – okrem už zmieňovanej vzorovej žiadosti – je zoznam hodnotiacich a výberových kritérií. Zatiaľ čo na základe hodnotiacich kritérií sa jednotlivým projektovým zámerom prideľujú konkrétne počty bodov, na základe výberových kritérií sa určujú preferencie medzi projektmi, ak dosiahli rovnaký počet bodov a sú na hrane schválenia a neschválenia z dôvodu obmedzeného počtu projektov, ktoré môžu byť podporené. V rámci hodnotiacich kritérií by si mal žiadateľ všímať primárne tzv. vylučujúce kritériá, na základe ktorých projektom nie sú prideľované/odoberané body, ale sú rovno vyraďované. Až keď žiadateľ dokáže nielen splniť, ale aj v projekte dostatočne opísať naplnenie vylučujúcich kritérií, môže svoju pozornosť zamerať na tzv. bodované kritériá.

Ak ako žiadateľ viem, za čo môžem získať body, bola by škoda, ak by som tento poznatok nevyužil. Ak sa v zozname hodnotiacich a výberových kritérií dočítam, že bodovaný je napríklad prínos projektu k strategickým cieľom operačného programu, vyhľadám si na internete znenie príslušného operačného programu, jeho strategické ciele a pouvažujem, ako ich môj projekt dokáže naplniť. Dôležité je opisovať súlad s hodnotiacimi kritériami čo možno najviac konkrétne a vyhnúť sa nič nehovoriacim všeobecným formuláciám, na základe ktorých je tento súlad náročné posúdiť.

Okrem toho ČO do projektu uvedieme, by sme mali dbať aj na to, KAM to uvedieme. Žiadatelia niekedy v snahe vyprodukovať čo najviac textu v žiadosti mnohé informácie opakujú alebo ich uvádzajú na miestach, kde sa nevyžadujú. Ak zoberieme do úvahy, že každý hodnotiteľ má na starosti nie jeden, ale viacero projektov, pričom každý je tvorený rozsiahlou dokumentáciou, ktorú je potrebné si načítať, posúdiť a obodovať, istotne nebude na škodu uľahčiť mu prácu tým, že uvedieme v opisných častiach žiadosti o NFP práve to, čo by sme mali, práve tam, kde je to žiaduce, zvýšime tým šancu na úspech svojho projektu. Aké informácie a kam teda treba uvádzať a na čo by si žiadatelia mali dávať pozor?

 

Popis východiskovej situácie: V tejto časti žiadosti o NFP by mal žiadateľ opísať súčasný stav, najmä identifikovať existujúce nedostatky, ktoré je potrebné riešiť a objasniť, čo by sa stalo, ak by tieto nedostatky riešené neboli. Za účelom čo najlepšie priblížiť potreby žiadateľa hodnotiteľovi je v tejto časti žiaduce uvádzať aj informácie o samotnom žiadateľovi – jeho činnosti a prostredí, v ktorom pôsobí. Samozrejme, malo by ísť o informácie súvisiace s projektovým zámerom, nie rozsiahle opisy všetkého, čo žiadateľ dokáže o sebe povedať. Vhodné je spomenúť finančnú situáciu žiadateľa, ktorá nie je postačujúca na zabezpečenie adekvátneho riešenia súčasnej nepriaznivej situácie z vlastných zdrojov, ale je dostatočná na zabezpečenie spolufinancovania predkladaného zámeru.

Východisková nepriaznivá situácia by mala byť opísaná čo možno najkonkrétnejšie, aby hodnotiteľovi umožnila predstaviť si žiadateľov problém čo najživšie a preukázala mu opodstatnenosť žiadateľovho zámeru. Vhodné je uviesť varianty, ktoré žiadateľ zvažoval pred tým, ako sa rozhodol pre jedno konkrétne riešenie, vrátane odôvodnenia, čo ho viedlo k zamietnutiu ostatných a k výberu predkladaného riešenia.

Neodporúčame: Vyjadrovať sa vo všeobecnej rovine – uvádzať nič nehovoriace informácie a informácie nesúvisiace s projektom, príliš sa vychvaľovať alebo sa podceňovať – najmä, čo sa týka finančnej situácie a schopnosti zmeniť súčasný nepriaznivý stav k lepšiemu, vyjadrovať sa podrobne o navrhovanom riešení a spôsobe realizácie projektu (je predmetom až nasledujúcej opisnej časti žiadosti o NFP).

Odporúčame: Striktne rozlišovať, čo je súčasný a čo želaný stav a do tejto opisnej časti uvádzať len súčasný stav, pomenovávať problémy konkrétne – odvolávať sa na prílohy predkladané s projektom, uvádzať konkrétne čísla a skutočnosti, s mierou zachytiť aj širšie súvislosti pre dotvorenie celkového obrazu – napr. uviesť opis situácie ohľadom riešenej problematiky v regióne či na národnej úrovni, opis rizík hroziacich žiadateľovi v prípade nezrealizovania zámeru.

 

Popis spôsobu realizácie aktivít projektu: Na tomto mieste žiadateľ uvádza svoj cieľ alebo súbor cieľov a popis postupov, úloh a činností, ktorými zabezpečí dosiahnutie lepšej situácie ako je tá, v akej sa v súčasnosti nachádza – môže ísť o nákup samostatne hnuteľných vecí, nákup softvéru, zrealizovanie výstavby, prístavby, rekonštrukcie, zorganizovanie podujatia…, jednoducho povedané, žiadateľ môže v snahe dosiahnuť svoj cieľ uskutočniť akúkoľvek aktivitu, ak mu ju výzva povoľuje (v opačnom prípade ide o neoprávnené aktivity, na ktoré nie je možné žiadať nenávratný finančný príspevok).

Hodnotiteľa na tomto mieste zaujíma, čo presne je predmetom projektu (napr. aké stroje, s akými parametrami a prečo chceme obstarať), aký bude celkový priebeh realizácie projektu (postup jednotlivých úloh, činností, aktivít, vrátane ich časového harmonogramu a stanovenia dôležitých míľnikov) a ako projekt prispeje k naplneniu vytýčených cieľov.

Pri opise spôsobu realizácie projektu žiadatelia často zabúdajú na procesnú náročnosť realizácie projektu, t. j. na fakt, že realizovanie zámeru z dotácie má svoje pravidlá, postupy, termíny a taktiež, že čím komplikovanejší je projektový zámer, tým s väčšou časovou rezervou je potrebné počítať pri zostavení časového harmonogramu. Už úvodný krok – verejné obstarávanie – môže predstavovať posunutie začiatku realizácie projektu o niekoľko mesiacov, ak sa v rámci neho vyskytnú komplikácie a proces VO sa predĺži. Z tohto dôvodu by mal žiadateľ dôkladne zvážiť racionalitu zostaveného časového harmonogramu, keďže každý odklon od plánovaného harmonogramu je potrebné oznámiť riadiacemu/sprostredkovateľskému orgánu žiadosťou o zmenu v projekte, s čím obvykle býva spojené aj vyhotovenie a podpísanie dodatku k zmluve o NFP.

Neodporúčame: Opätovne podrobne opisovať nedostatky východiskovej situácie žiadateľa (má byť premetom predchádzajúcej opisnej časti žiadosti o NFP), chcieť stihnúť množstvo aktivít za krátky čas, nevenovať pozornosť rizikám negatívne vplývajúcim na plnenie časového harmonogramu.

Odporúčame: Racionálne zhodnotiť možnosti a schopnosti žiadateľa týkajúce sa rozsahu a časového harmonogramu realizácie projektu.

Popis situácie po realizácii projektu a udržateľnosť projektu: Žiadateľ v tejto časti opisuje svoje konkrétne predstavy o situácií, ktorá nastane vďaka zrealizovanému projektu a tiež spôsob, akým zabezpečí udržanie výsledkov dosiahnutých projektom. V tejto časti je nutné hovoriť nielen o pozitívnom dopade na žiadateľa samotného, resp. cieľovú skupinu, ale aj na širšie okolie – región, krajinu, Európsku úniu. Najmä v tejto časti by sme si mali zobrať na pomoc hodnotiace a výberové kritériá a opisovať prínosy projektu aj z pohľadu rôznych strategických dokumentov, horizontálnych priorít, cieľov výzvy, v rámci ktorej predkladáme projekt a pod. Inak povedané, každý projektový zámer by mal prispievať nielen k cieľom žiadateľa (jednej fyzickej alebo právnickej osoby, resp. cieľovej skupiny), ale k všeobecnému rozvoju na lokálnej, regionálnej, národnej, ale aj medzinárodnej úrovni.

S cieľom urobiť dobrý dojem na hodnotiteľa zvyknú žiadatelia preháňať v hodnotách ukazovateľov, ktoré majú byť realizáciou projektu dosiahnuté (napr. počet vytvorených pracovných miest, nárast tržieb a pod.), avšak tu platí – vždy je lepšie stanoviť si menšie ciele a prípadne ich prekročiť ako prísť o časť dotácie z dôvodu nenaplnenia toho, k čomu sme sa zaviazali.

Ďalším výrazným nedostatkom niektorých žiadostí je príliš všeobecný opis dopadov projektu, z ktorého hodnotiteľovi nie je zrejmé, čo presne bude projektom dosiahnuté. Ak žiadateľ vo svojej žiadosti s názvom „Zníženie energetickej náročnosti budovy obecného úradu“ uvedie, že realizáciou projektu sa zníži energetická náročnosť budovy, nepovie tým hodnotiteľovi vlastne nič, pretože tento dopad mu je viac-menej zrejmý. To, čo hodnotiteľa zaujíma, sú konkrétne parametre (čísla, percentuálne zmeny, porovnania, podrobný opis kvalitatívnej zmeny), na základe ktorých vie posúdiť skutočný prínos projektu.

Často je nedostatočná pozornosť žiadateľov venovaná udržateľnosti projektu – považujú ju za menej podstatnú časť žiadosti o NFP, resp. nevedia, čo presne je potrebné do tejto časti uvádzať. O každý jeden ukazovateľ, ktorý bude projektom dosiahnutý, je však potrebné sa „starať“, aby sa jeho hodnota neznížila ani rok, tri, päť po zrealizovaní projektu (napr. aby vytvorené pracovné miesta nezanikli, aby obyvatelia obce nestratili záujem o vybudovaný zberný dvor, aby zakúpené technológie boli využité a funkčné) a práve v tejto časti žiadosti o NFP má žiadateľ priestor opísať, ako udržanie výsledkov projektu zabezpečí.

Môže ísť o pravidelné vzdelávanie zamestnancov a zaujímavé sociálne programy, intenzívnu informačnú kampaň zameranú na informovanie verejnosti o možnostiach separácie odpadov, pravidelnú a odbornú údržbu zakúpených strojov a pod. Žiadateľ sa v tejto časti venuje aj svojej finančnej situácii – tento krát v nadväznosti na vykonanú finančnú analýzu, ktorá býva jednou z povinných príloh k projektovému zámeru.

Neodporúčame: Zveličovať prínosy projektu s cieľom dosiahnuť lepšie bodové hodnotenie, podceňovať túto časť žiadosti o NFP v domnienke, že to, čo nastane po zrealizovaní projektu, už hodnotiteľa nemusí zaujímať.

Odporúčame: Poukazovať na fakt, že zrealizovanie projektu je nevyhnutným predpokladom pre uskutočnenie ďalších aktivít, ktoré majú pre žiadateľa veľký význam (napr. získanie významného odberateľa) a triezvo stanoviť hodnoty merateľných ukazovateľov, ktoré majú byť projektom dosiahnuté.

Popis administratívnej a prevádzkovej kapacity žiadateľa: V tejto časti žiadosti o NFP žiadateľ deklaruje, že je schopný zámer zrealizovať presne tak, ako ho opisuje a pri dodržaní všetkých podmienok stanovených riadiacim/sprostredkovateľským orgánom. Ako argument využíva opis administratívnych, personálnych, prevádzkových a finančných kapacít, ktorý by mal byť dostatočne podrobný, aby hodnotiteľ získal naozaj ucelený obraz o kvalite zámeru i samotného žiadateľa. Žiadateľ v tejto časti opisuje, akým spôsobom, za pomoci koho, kde a s využitím akých technológií a finančných prostriedkov zabezpečí riadenie projektu, povinnú publicitu projektu, komunikáciu s riadiacim/sprostredkovateľským orgánom, samotnú realizáciu projektu a spolufinancovanie projektu.

Neodporúčame: Podceňovať opis jednotlivých kapacít v presvedčení, že táto časť žiadosti o NFP nie je podstatná, príliš vychvaľovať finančné kapacity žiadateľa.

Odporúčame: Odvolávať sa na iné prílohy – napr. dokladujúce finančnú bonitu žiadateľa, pravdivo opisovať dostupné možnosti a schopnosti žiadateľa.

Aj keď každú výzvu na predkladanie žiadostí o nenávratný finančný príspevok sprevádza viacero podporných dokumentov, usmernení, návodov a príručiek, na niektoré skutočnosti Vás upozorní až prax, preto veríme, že aj tento článok Vám pomôže pripraviť svoj zámer tak, aby bol nielen úspešný, ale aj úspešne zrealizovaný.

Autor: Ivana Oravcová

Foto: Stock Snap IO