Príprava projektu sa nezačína vypracovávaním formuláru Žiadosti o nenávratný finančný príspevok, ale už myšlienkou, že chceme projekt pripraviť. Od momentu, kedy sa rozhodneme uchádzať sa o prostriedky z fondov EÚ/štátneho rozpočtu, do chvíle, kedy si sadneme za vyplnenie formuláru žiadosti, by malo uplynúť niekoľko dní, počas ktorých si vyjasníme základné skutočnosti a podnikneme kroky nevyhnutné k vypracovaniu korektného projektu.

Absolútne prvý krok, ktorý by sme mali podstúpiť, ak máme záujem čerpať nenávratnú finančnú pomoc, je prečítať si kompletné znenie výzvy a všetkých jej príloh. Všetky materiály potrebné k dôkladnému naštudovaniu si podmienok výzvy zverejňuje riadiaci/sprostredkovateľský orgán na svojom webovom sídle. Už v rámci tohto kroku robia žiadatelia chybu, keď si nenaštudujú celú výzvu a prílohy, poznámky pod čiarou či doplnkové dokumenty, na ktoré sa výzva odvoláva, čím sa ukracujú o dôležité informácie vplývajúce na úspešnosť ich projektového zámeru.

Pri (prvom) čítaní výzvy a súvisiacej dokumentácie by si mal žiadateľ všímať v prvom rade svoju oprávnenosť, a to najmä: či som oprávnený žiadať o nenávratný finančný príspevok ja ako subjekt (z hľadiska právnej formy, sídla/miesta realizácie projektu, odvetvia, klasifikácie veľkosti podniku, finančných ukazovateľov atď.) a či sú oprávnené aj predmety a aktivity, ktoré chcem v rámci projektu obstarať a vykonať. Ak som oprávnený ja ako subjekt i môj zámer, uvažujem ďalej, či som schopný splniť všetky kritériá, ktoré mi výzva predpisuje. Tieto kritériá sa týkajú nielen fázy prípravy a realizácie, ale aj udržateľnosti projektu.

Je zrejmé, že žiadateľ nedokáže absorbovať a pochopiť všetky informácie po jedinom prečítaní výzvy a súvisiacich príloh, preto je nevyhnutné sa k textu výzvy vracať počas celej doby prípravy projektu a pretrvávajúce nezrovnalosti si s riadiacim/sprostredkovateľským orgánom radšej vykomunikovať. Odporúčame využívať najmä písomnú formu komunikácie, pretože na verbálne stanoviská orgánov sa v prípade potreby nemožno odvolávať. V tejto súvislosti si dovolíme upozorniť žiadateľa ešte na jednu dôležitú skutočnosť – podmienky výzvy sa môžu meniť, preto odporúčame priebežne sledovať oznamy riadiaceho/sprostredkovateľského orgánu.

V ďalšej fáze je dôležité si ujasniť, čo všetko, za akých podmienok a za koľko môžem v rámci projektu obstarať. Možno mi výzva neumožní získať nenávratný finančný prostriedok na všetky aktivity, ktoré by som chcel/by bolo potrebné zrealizovať. V tomto štádiu teda žiadateľ robí kompromis medzi tým, čo by chcel a čo si môže dovoliť na jednej strane a tým, čo mu dovolí výzva na druhej strane.  V rámci každej výzvy sú definované nákladové položky, ktoré si žiadateľ môže dať preplatiť, ale aj položky, o preplatenie ktorých žiadať nemožno. Ak sú v rámci výzvy neoprávneným nákladom napr. stavebné práce a ja chcem realizovať stavebné práce a zakúpenie strojov, musím ako žiadateľ učiniť rozhodnutie, či stavebné práce zrealizujem z „vlastného“ alebo nezrealizujem vôbec, keďže dotáciu na ne žiadať nemôžem.

Okrem zamýšľaných aktivít a rozpočtu projektu je potrebné si premyslieť a definovať tiež merateľné ukazovatele projektu. Ide o číselné údaje, ktoré pomôžu žiadateľovi i hodnotiteľovi uvedomiť si prínos projektu. Je zrejmé, že pred realizáciou projektu budú merateľné ukazovatele menej priaznivé ako po realizácii zámeru, inak povedané, ak výsledkom projektu nie je dosiahnutie lepšej situácie, nemá zmysel sa vypracovaním projektu vôbec zaoberať. Často už samotná výzva obsahuje zoznam povinných merateľných ukazovateľov, ktoré žiadateľ musí kvantifikovať (napr. počet odkanalizovaných domácností, ročná spotreba elektrickej energie, objem vyseparovaného odpadu, ročné tržby z predaja výrobkov, počet novoprijatých zamestnancov a pod.), avšak pre lepšiu predstavivosť hodnotiteľa môže žiadateľ definovať aj vlastné merateľné ukazovatele deklarujúce opodstatnenosť a prínos predkladaného zámeru.

V nadväznosti na uvedené nemôžeme opomenúť, že to, k čomu sa žiadateľ v rámci projektu zaviaže, bude po schválení projektu predmetom Zmluvy o nenávratnom finančnom príspevku, a teda bude musieť byť dosiahnuté. Žiadatelia majú tendenciu vypracovávať projekt tak, aby bol atraktívny pre hodnotiteľa, ale zabúdajú, že tieto – niekedy prehnane definované výstupy – budú raz možno musieť naplniť. Preto odporúčame písať projekt predovšetkým s rozumom a s ohľadom na vlastné dostupné možnosti (a len mierne s ohľadom na konkurenciu, ktorú pre nás predstavujú ostatní žiadatelia).

Ďalšou činnosťou, ktorej by sme sa mali venovať ešte pred tým, ako sa pustíme do vypĺňania žiadosti, je naštudovanie si podobných, už realizovaných projektov, príslušného operačného programu, súvisiacich strategických dokumentov či rád odborníkov ohľadom vypracovávania žiadostí publikovaných na rôznych portáloch, blogoch či v časopisoch. Monitoring týchto prameňov nás inšpiruje pri písaní rozsiahlejších opisných častí projektu, ktoré si nezriedka vyžadujú vyjsť nad rámec nášho poznania a odôvodniť napríklad súlad nášho zámeru so strategickými dokumentmi obce/mesta, samosprávneho kraja, štátu či nadnárodnými dokumentmi. Prečítaním uvedených informačných prameňov sa rozšíri naše poznanie, ale aj „projektová slovná zásoba“, ktorej využívanie je žiaduce.

Ako žiadateľ by som mal zostaviť tiež projektový tím osôb, ktoré sa budú podieľať na vypracovaní a neskôr aj na realizácii projektu. Dôležité je jasné definovanie kompetencií každej zúčastnenej osoby a časové ohraničenie všetkých úloh. Časový harmonogram stanovený pre fázu prípravy projektového zámeru by mal byť primeraný náročnosti projektu, ale zároveň by mal s dostatočnou rezervou predstihovať kľúčový termín, do ktorého treba už vypracovaný projekt odovzdať.

Okrem vlastného projektového tímu (projektového manažéra, finančného manažéra, projektového asistenta, manažéra publicity, manažéra monitoringu a pod.) stojí vo fáze prípravy projektu po boku žiadateľa obvykle aj viacero externých osôb/odborníkov (napr. dodávatelia poskytujúci cenové ponuky, verejný obstarávateľ, stavebný projektant, rozpočtár, energetický audítor a pod.). Žiadateľ teda zváži, aké ďalšie osoby bude ku korektnému vypracovaniu formuláru žiadosti a súvisiacich príloh potrebovať a tieto osloví. Keďže nie je možné vypracovať korektnú žiadosť a všetky prílohy k projektu bez existencie (kvalitných) vstupov a časť z nich zabezpečujú práve externé subjekty, je rozumné pristúpiť k tvorbe projektu až po tom, čo žiadateľ nazhromaždí dostatočný objem vstupných dát.

Vstupné dáta sa teda členia na externé a interné. Získanie externých dát môže trvať aj niekoľko dní/týždňov, no ani zosumarizovanie interných dát nemusí byť otázkou niekoľkých hodín. Mnohé údaje, ktoré je potrebné v rámci projektu uviesť, žiadateľ buď eviduje, avšak nie v štruktúre požadovanej výzvou, alebo ich neeviduje vôbec a musí sa k nim dopracovať – podiel takýchto dát predstavuje cca 50 %. Bohužiaľ, bez týchto dát nie je možné korektné vypracovanie žiadosti, a teda tejto – možno menej záživnej – fáze sa žiadateľ nevyhne.

Niektoré výzvy definujú napríklad povinnosť mať nielen vyhlásené, ale už aj ukončené verejné obstarávanie na predmet projektu alebo povinnosť zapojiť do realizácie projektu aj (zahraničného) partnera. Ďalej, ak máme povinnosť vyhlásiť verejné obstarávanie ešte pred dňom podania žiadosti a navyše podať žiadosť o nenávratný finančný príspevok aj elektronicky, potrebujeme sa najskôr zaregistrovať do príslušných systémov – Vestníka pre verejné obstarávanie a systému ITMS2014+ slúžiaceho na elektronické odovzdávanie projektov. Registrácia a pridelenie prihlasovacích údajov majú svoj postup a vyžadujú si čas (cca 2 – 5 dní). Z uvedeného je zrejmé, že viaceré podmienky výzvy nie je možné splniť zo dňa na deň, a preto je pri ich zabezpečení nutné počítať s dostatočnou časovou rezervou.

Mimo už uvedených skutočností a činností, ktoré by mal žiadateľ zvážiť/podniknúť ešte pred tým, ako pristúpi k písaniu projektu, by sme mohli menovať ďalšie, avšak uvedený výber predstavuje aspoň základný prehľad. V praxi sa totiž postupnosť jednotlivých krokov často podriaďuje (nezriedka nedostatočným) časovým priestorom, preto nami uvedený postup možno považovať za ideálny, no takmer čisto teoretický. Vypracovávanie projektu, hľadanie externých odborníkov, zabezpečovanie interných vstupov a projektových partnerov sa obvykle deje paralelne, nie v následnosti. Taktiež prípadné komplikácie sa riešia „za pochodu“, navyše žiadatelia sa popri príprave projektu venujú aj svojim bežným pracovným náplniam. Príprava projektu predstavuje teda pomerne bohatú spleť úloh, ktorá môže byť zložitá a neefektívna, ale aj prehľadná a plynulá, ak si ešte pred samotnou tvorbou projektu nájdeme čas na jeho dôkladné premyslenie. 

 Autor: Ivana Oravcová, Foto: ISO Republic