Akých 5 kľúčových rád by ste dali žiadateľom o dotáciu, aby zvýšili šance na úspech svojho projektu? Túto otázku sme položili Jánovi Hámorníkovi, ktorý má niekoľkoročné skúsenosti s tvorbou a implementáciou projektov financovaných z fondov Európskej únie.

Je náročné identifikovať 5 základných rád a považovať ich za najdôležitejšie. Prax ukázala, že problematika čerpania dotácií je nesmierne komplikovaná a mnoho projektov nebolo podporených v dôsledku (aj na prvý pohľad drobnej) chybičky, mohlo ísť napr. o zle vyplnený merateľný ukazovateľ projektu v žiadosti o dotáciu. Práve tí žiadatelia, ktorí majú túto nepríjemnú skúsenosť, kedy ich projekt stroskotal na banalite, spravidla už nechcú mať so štrukturálnymi fondmi nič spoločné. Aj takýmto chybám sa však dalo zabrániť. Ak by som teda mať vybrať 5 základných rád iba k tvorbe projektu, a nie aj k následnej implementácii už schváleného projektu, boli by to nasledovné:

Rada č. 1: Podajte iba projekt, ktorý naozaj potrebujete

Je to rada najmä pre súkromný sektor, ale aj pre verejný. Mnohé firmy, ktoré sa dozvedia o možnosti čerpania dotácie, narýchlo vytvoria umelý projekt, o ktorom doposiaľ ani neuvažovali alebo dokonca založia pre tento účel nový podnikateľský subjekt. Aby som bol konkrétny, výrobná firma zistí, že je otvorená výzva na nákup výrobných technológií, a síce jej aktuálne strojné vybavenie je postačujúce, dokonca nie je využité ani na 80 %, firma sa rozhodne, že keď už sa ponúkajú „peniaze z Únie“ tak predloží projekt na nákup ďalších dvoch strojov do výroby. Žiadatelia uvažujú v zmysle „však sa nám možno podarí v budúcnosti získať nové zákazky“ alebo „stroje za 5 rokov v dobrom stave predám“.

Samozrejme, netvrdím, že toto uvažovanie je vždy nesprávne, v praxi sa môže oplatiť, avšak tento typ žiadateľov má často počas implementácie projektu problémy – najmä finančné a pozostávajú z dvoch podstatných skutočností. Prvou je spolufinancovanie. Najmä nové programové obdobie sa vyznačuje vysokou mierou vlastného spolufinancovania, napr. veľký podnik v NR, TT či TN kraji preukazuje až 75-percentný podiel vlastných zdrojov, t. j. dotácia kryje iba malú časť výdavkov. Ak sú vlastné zdroje zabezpečené prostredníctvom bankového úveru, treba brať do úvahy aj úroky. Vo finále si mnohé podniky uvedomia, že finančné náklady za stroje, ktoré príliš nepotrebovali, boli neúmerne vyššie, ako ich pridaná hodnota.

Druhým častým dôvodom finančných problémov je systém prefinancovania projektu, ktorým je refundácia. Refundácia znamená, že si musím najprv všetko zaplatiť za vlastné a až po nejakom čase (napr. až po 6 mesiacoch) dostanem časť nákladov z dotácie na svoj účet. Mnoho žiadateľov sa mylne domnieva, že si stroje rozdelia na časti a budú si ich preplácať priebežne, t. j. nebudú potrebovať celú výšku nákladov naraz. To je však omyl, riadiaci orgán preplatí dotáciu až po kompletnom prefinancovaní všetkých strojov, ich inštalovaní, poistení, uplatnení záložného práva a, samozrejme, dôkladnej kontrole na mieste.

Prax ukázala, že v minulosti bolo schválených mnoho projektov, ktoré sa napokon nezrealizovali, keďže žiadateľ nemal dostatok finančných prostriedkov na ich kúpu. Tento žiadateľ nakoniec musel odstúpiť od projektu (zmluvy o NFP) a doposiaľ vynaložené výdavky a námaha vyšli nazmar. Horšia situácia je, ak už žiadateľ časť strojov nakúpil a nemá dostatok prostriedkov na kúpu zvyšku. Síce pripadá do úvahy žiadosť o zmenu projektu v zmysle zredukovania technologického vybavenia, je však dosť pravdepodobné, že riadiaci orgán túto zmenu neschváli a bude hroziť jeho odstúpenie od zmluvy o NFP, čo spôsobí, že doposiaľ preinvestované finančné prostriedky nebudú uhradené.

Podobnú situáciu – i keď zriedkavejšie – možno pozorovať aj vo verejnom sektore. I keď je v tomto prípade menšie spolufinancovanie (vo výške 5 %), čiže pravdepodobnosť menovaných rizík je podstatne nižšia, aj tu sa občas vyskytnú situácie, kedy je možno racionálnejšie do výzvy sa nezapojiť. Napr. výzvy v rámci rozvoja vidieka majú v podmienkach uvedené, že posledných 50 % rozpočtu projektu musí byť prefinancovaných prostredníctvom vlastných zdrojov, a nie vopred, ako sú obce zvyknuté. Stopercentná refundácia je platí aj v prípade výziev na cezhraničné spolupráce. To spôsobí menším obciam s obmedzenými úverovými možnosťami problém. Komplikácie môžu nastať aj pri projektoch, ktoré sú preplácané zálohami, resp. predfinancovaním. Obce odovzdajú veľa projektov, ktorých realizácia prebieha takmer súčasne, pričom aj tých 5 % je nad ich možnosti. Spravidla to platí najmä pre veľké projekty, akým je napríklad budovanie kanalizácie.

Z uvedeného vyplýva, že ak sa rozhodnem zapojiť sa do výzvy, tak naozaj len po starostlivom zvážení, či daný projekt potrebujem a či by som ho za iných okolností vedel zrealizovať aj bez dotácie. Je potreba vnímať dotáciu ako doplnkovú podporu môjho zámeru, nie ako nosný zdroj financovania, čo platí najmä pre súkromný sektor.

Rada č. 2: Buďte pripravení

Šance na úspech Vášho projektu maximalizujete jedine v prípade, že budete na podanie projektu pripravení. Veľa žiadateľov opakuje tú istú chybu, že sa začne projektu venovať až po oficiálnom vyhlásení výzvy, kedy majú spravidla 1,5 až 3 mesiace na prípravu projektu. Dokonca, nájdu sa takí, ktorí sa pustia do prípravy projektu len pár dní pred konečným termínom. Áno, niekedy je možné pripraviť kvalitný projekt aj za pár dní, avšak platí, že každý premrhaný deň znižuje šance Vášho projektu. V praxi sa veľmi často stretávam so žiadateľmi, ktorí dokážu stráviť celé týždne špekuláciami, či projekt podať alebo nepodať, koľko žiadať peňazí a pod. K projektu sa spravidla vrátia raz za týždeň, pričom manažérske rozhodnutie, či začať s prípravami projektu, neustále odkladajú. Nakoniec sa rozhodnú pár dní pred uzatvorením výzvy a pripravia obsahovo i formálne nekvalitné podklady.

Moja rada je, sledujte harmonogram výziev a pripravte sa v predstihu. Základné parametre výziev sa opakujú a je možné odhadnúť ich znenie a podmienky vopred. V tejto veci je možné obrátiť sa na odborníkov, ktorí sa tejto problematike venujú a pomôžu Vám pripraviť sa. V momente otvorenia výzvy je dobré záväzne vedieť, či sa do výzvy zapojím alebo nie a tiež vedieť, čo presne bude predmetom projektu. Pri súkromnom sektore to môže znamenať, že viem, aké výrobné stroje si chcem v projekte zakúpiť a nie, že sa len budúci mesiac chystám na veľtrh strojov, aby som si urobil prvotný prieskum trhu. Pri verejnom sektore to znamená, že viem, aký objekt idem rekonštruovať a nie, že sa medzi obecným úradom alebo kultúrnym domom len rozhodne na obecnom zastupiteľstve, ktoré bude budúci mesiac.

Ďalším dôležitým bodom pripravenosti je mať k dispozícii rôzne technické podklady, ktoré predstavujú povinné prílohy k žiadosti o dotáciu, pričom na ich tvorbu si musím prizvať externého odborníka. V praxi sa jedná najmä o projektové dokumentácie, štúdie uskutočniteľnosti, energetické audity alebo verejné obstarávanie. Ak je uzatvorenie výzvy o 30 dní a na prípravu náročnej projektovej dokumentácie je potrebných minimálne 60 dní, tak moje šance na úspech budú nízke. Nehovoriac o skutočnosti, že k predmetnej projektovej dokumentácii musí byť vystavené stavebné povolenie, čo tiež zaberie dosť času.

Ideálny prípad projektovej pripravenosti teda znamená, že ste rozhodnutí, či sa do výzvy pri určitých podmienkach zapojiť alebo nie, máte spracovanú projektovú dokumentáciu a vybavené právoplatné stavebné povolenie (ak je relevantné) a vybraného dodávateľa stavebných prác, tovarov alebo služieb prostredníctvom korektného verejného obstarávania. Áno, uznávam, že všetky tieto činnosti stoja relatívne dosť peňazí a času, ale je potrebné to vnímať ako daň za poskytnutie nenávratnej finančnej pomoci, ktorá sa môže pohybovať v nemalých sumách. Pomer medzi investovanými prostriedkami do kvalitnej prípravy a šancou na úspech je potom jednoznačne v prospech úspechu. Ak by sa aj napriek tomu stalo, že Váš projekt nie je úspešný, nezúfajte, výzvy sa pravidelne opakujú, t. j. je vysoko pravdepodobné, že v krátkom čase budete mať opäť možnosť Váš projekt odovzdať. Hlavnú časť budete mať už hotovú, „oprášite“ teda len niektoré z príloh a pri malej námahe Váš projekt opäť odovzdáte.

Rada č. 3: Podajte projekt v I. kole

Banálna rada, ale jedna z najdôležitejších. V novom programovom období budú výzvy dvoj až viackolové, t. j. Vy ako žiadateľ sa môžete zapojiť do prvého, druhého alebo tretieho kola. To mnohých ľudí, ktorí nie sú naučení pracovať „projektovo“, teda striktne podľa úloh a termínov, zvádza k mylnej predstave, že majú veľa času. V praxi sa teda stáva, že títo ľudia podajú svoj projekt v posledný deň druhého kola. To je však veľká chyba.

Na problematiku čerpania dotácií môžeme aplikovať jednoduché pravidlo o pomere dopytu a ponuky. Každá výzva predstavuje určitú ponuku peňazí vo výške X a predložené žiadosti o dotáciu predstavujú dopyt po peniazoch vo výške Y. Ak je X > Y tak to máme „v suchu“, pretože ak bude náš projekt v poriadku po formálnej stránke, tak by mal byť podporený. V praxi je však táto situácia ojedinelá, pričom väčšinou platí X < Y, a teda žiada sa viac peňazí, ako je reálne k dispozícii. Ak sa teda v I. kole vyčerpá 90 % celkovej finančnej alokácie, do II. kola ostane už iba 10 %, paradoxne, v tomto kole bude podaných viac projektov ako v tom predchádzajúcom. Na základe uvedeného je zrejmé, že zapojenie sa do prvého kola je kľúčové.

Netvrdím, že v prvom kole bude schválený každý projekt, aj ten nekvalitný a v tom druhom nemáte šancu. Pochopiteľne, stihnutie prvého kola nesmie ísť na úkor kvality projektu. Podstatné je podriadiť všetku prípravu a prácu termínu prvého kola a to druhé akoby ani neexistovalo. Ak mi v deň termínu uzatvorenia I. kola budú chýbať niektoré z príloh, napr. potvrdenia z poisťovní, o ktorých viem, že sú dožiadateľné po formálnej kontrole, tak môj projekt odovzdám aj tak a bez nich. Za cca 3 týždne mi príde dožiadanie, na základe ktorého chýbajúce prílohy doložím. Ak teda nestíhate s kompletnou prípravou projektu, tak si rozdeľte všetky prílohy na dve kategórie. V prvej budú tie, ktoré musím určite doložiť v prvom kole (žiadosť o dotáciu, opis projektu, finančnú analýzu, rozpočet) a v druhej tie, ktoré sú dožiadateľné (projektová dokumentácia, potvrdenia z poisťovní, daňového úradu, EIA, Natura 2000 a pod.).

K dôležitosti stihnutia prvého kola ešte jedna poznámka. V praxi sa istotne bude stávať, že druhé kolo ani nebude sprístupnené, pretože v prvom sa minú všetky peniaze. Pre tých, ktorí otáľali, to bude znamenať, že svoj projekt nepodajú a budú musieť čakať na opätovné vyhlásenie výzvy.

Rada č. 4: Zostavte správny tím

Všetko je o ľuďoch a ani tvorba „európskych“ projektov nie je výnimkou. Nejedná sa o jadrovú fyziku alebo inú špecifickú problematiku, ktorú by zvládlo len malé percento ľudí, avšak je značne komplexná a neprehľadná, pričom o úspechu rozhodujú často detaily. Úspech pritom znamená dotáciu získať a neúspech dotáciu nezískať. Mať projekt prvý pod čiarou – síce s dobrým hodnotením – je pekné, ale pre žiadateľa, ak nie je finančné podporený, to nič neznamená. Ako teda vyskladať tím ľudí, aby som šance na úspech maximalizoval?

Či už sa rozhodnete pre interné alebo externé spracovanie projektu, dôkladne zvážte, komu zveríte túto agendu (pozn. red.: o výhodách a nevýhodách externého spracovania projektov sme písali v júlovom vydaní časopisu Grant). Netvrdím, že nie je možné spracovať kvalitný projekt interne bez toho, aby sa žiadateľ obrátil na externú spoločnosť. Oficiálne príručky vydané k výzve a podporná literatúra, akou je napr. aj tento časopis, pomôžu aj neskúsenému človeku preniknúť do problematiky a vytvoriť projekt, ktorý môže mať šancu na úspech. Je však nevyhnutné uvedomiť si, že novému človeku toto štúdium zaberie relatívne dosť času. Pri projektoch strednej náročnosti 1 – 2 mesiace. Majiteľ súkromnej spoločnosti teda nemôže očakávať, že to zvládne jeho zamestnanec popri svojej bežnej náplni práce. Nie je to možné, tento človek musí byť odbremenený od inej pracovnej agendy.

Pri tvorbe projektového tímu je kľúčové mať jedného projektového manažéra. Je to osoba, ktorá vie o projekte úplne všetko, príde do práce aj o polnoci alebo cez víkend, ak to bude potrebné, komunikuje so všetkými členmi tímu, má vždy aktuálne verzie jednotlivých častí projektu a je zodpovedná za finálne podanie projektu. Táto osoba môže byť len jedna. Či to bude interný zamestnanec alebo zamestnanec externej firmy, nie je dôležité. Dôležité je, aby mal čas sa projektu venovať a ideálne, ak má s podobnými projektmi predchádzajúce skúsenosti. Ak ich nemá, musí byť pripravený, ochotný a inteligenčne schopný v krátkom čase naštudovať si celú problematiku a začať pracovať.

Ak ako potenciálny žiadateľ uvažujete nad vytvorením postu interného projektového manažéra a pýtate sa, aký je vhodný profil, tak moja odpoveď je niečo zo všetkého. Nehľadajte teda špecialistu. Človek, ktorý by mal byť schopný samostatne produkovať „európske“ projekty, musí mať všeobecnú inteligenciu, dobrý písomný prejav, byť tvorivý, mať analytické zručnosti pri vyhľadávaní faktov a informácií, byť schopný rýchlo absorbovať nové poznatky (naštudovať si rozsiahle príručky a jej početné prílohy), byť dôsledný a pozorný (pretože aj drobná chyba alebo nepozornosť môže spôsobiť vyradenie projektu), mať dobré komunikačné zručnosti (v praxi to už vyznieva ako klišé, v tomto prípade je to však nevyhnutná zručnosť pri konzultáciách s riadiacim orgánom, rôznymi dodávateľmi, projektovými partnermi), mať silný time-management (žiadna iná oblasť asi nie je tak striktne naviazaná na termíny ako práve oblasť grantov), mal by rozumieť ekonomike a účtovníctvu (čo zužitkuje pri finančnej analýze, rozpočtoch), právu (užitočné pri podpore verejného obstarávania), technické myslenie (potrebné pri investičných projektoch).

Okrem hlavného projektového manažéra sú v tíme aj ďalší ľudia, ktorí sú spravidla externisti – projektant, verejný obstarávateľ a pod. Pri ich výbere taktiež odporúčam preveriť si ich referencie a ceny a porovnať si ich s konkurenciou. Samozrejme, neplatí, čím lacnejší, tým lepší. Orientujte sa na referencie a výsledky z minulosti.

Rada č. 5: Projekt nie je seminárna práca

Posledná rada je univerzálna a odpovedá na otázku, ako správne pristupovať k písaniu projektu. Samozrejme, každý projekt je iný, každá výzva má svoje špecifiká. Aby ste ich poznali, je nevyhnutné preštudovať si všetku dokumentáciu vydanú k danej výzve. Nič nepreskakujte, aj na pohľad nepodstatná informácia môže byť neskôr dôležitá. Myslím si, že problematike dôkladného naštudovania si podkladov už bola v rámci predchádzajúcich vydaní časopisu GRANT venovaná patričná pozornosť, preto ju nebudem v tomto príspevku bližšie rozoberať. Pravidlo nepísať svoj projekt ako seminárnu prácu predstavuje základný princíp písania projektu. V praxi môžeme aplikovať mnoho postupov, ako vypracovať podklady k žiadaniu o dotáciu, avšak princípov je len pár a toto je ten kľúčový.

Projekt, ako jednotný termín pre súťažné podklady, ktorých cieľom je získať dotáciu, je vysoko praktický dokument. Predstavuje akčný plán, ako chcem vyriešiť určitý problém a dosiahnuť vytýčené ciele, na čo potrebujem určitý objem nenávratných finančných prostriedkov. Tento plán ma v budúcnosti zaviaže k veľmi konkrétnym a detailným povinnostiam a merateľným ukazovateľom. Mnoho menej skúsených žiadateľov pristupuje k písaniu projektov ako k teoretickej práci a nebráni sa preháňaniu, napr. pri merateľných ukazovateľoch – vytvorím 10 pracovných miest, tržby mi vzrastú o 100 % a pod., veď sa s tým po schválení zámeru nejako popasujem. Následne sa projekt schváli a žiadateľ má problém. Zrazu nedokáže vytvoriť ani 3 pracovné miesta a jeho tržby dokonca klesajú. Takýto stav má vážne dôsledky, ako sú napr. krátenie dotácie alebo dokonca vrátenie celej dotácie pre vážne porušenie zmluvy o NFP. Vážnym problémom je aj povrchný prístup pri tvorbe rozpočtu. Žiadateľ nedostatočne preverí ceny tovarov a služieb, pričom po schválení projektu mu môže chýbať veľa peňazí na realizáciu. Odporúčam teda písať projekt tak, akoby ste ho mali už zajtra realizovať.

Poslednou radou je, aby ste písali svoje projekty z pohľadu hodnotiteľa. Hodnotiace kritériá sú súčasťou zverejnenej výzvy, preto si ich vyhľadajte, dôkladne preštudujte a majte ich vždy otvorené. Budete presne vedieť, ktoré časti projektu sa hodnotia a za koľko sú bodov. Umožní Vám to do projektu uviesť presne tie informácie, ktoré Váš hodnotiteľ hľadá. Buďte konkrétni, nepoužívajte všeobecné informácie skopírované z výzvy alebo príručky. Váš text síce bude rozsiahly, ale kvalita obsahu bude minimálna.

Verím, že vyššie pomenované rady pomôžu Vašim projektom. Samozrejme, mohli by sme pokračovať vo vymenovávaní dobrých rád aj ďalej. Uvedených 5 rád však predstavuje 5 hlavných okruhov, ktoré by ste mali poznať, ak sa rozhodnete pre podanie projektu. V ďalšom čísle mesačníka GRANT Vám poskytnem 5 základných rád pre úspešnú implementáciu Vášho schváleného projektu.

Praktické rady časopisu GRANT poskytol: Ján Hámorník, Foto: Life of Pix