V tomto článku sa čitateľ môže dozvedieť, ako sa v dostatočnej miere pripraviť na spracovanie projektu zameraného na získanie dotácie zo štrukturálnych fondov EÚ alebo iných grantových schém. Práve táto fáza hrá často kľúčovú rolu pri úspechu alebo neúspechu predkladaného projektu.

Zmyslom tejto etapy projektového cyklu je:

• učiniť záväzné rozhodnutie o podaní alebo nepodaní projektu,
• zhromaždiť čo možno najobsiahlejšie a najrelevantnejšie informácie a vstupy do projektu,
• pripraviť si stručný návrh (koncept) projektu.

Učiniť záväzné rozhodnutie o podaní alebo nepodaní projektu

Mnoho potenciálnych žiadateľov sa púšťa do žiadania o eurofondy takmer okamžite, ako sa o výzve dozvedia od známych, z internetu alebo iných médií. Často vidia iba maximálnu výšku možnej dotácie a prehliadajú ostatné podstatné podmienky, ktoré majú na ďalšie fázy procesu žiadania významný dopad.

Finálne rozhodnutie o zapojení sa do procesu žiadania o dotáciu nie je možné relevantne učiniť bez dôkladného naštudovania si všetkej dokumentácie súvisiacej s vyhlásenou výzvou. Mnoho neskúsených žiadateľov o dotácie robí základnú chybu, že si preštuduje výlučne iba vyhlásenú výzvu. Tá ma spravidla 3 až 10 strán a obsahuje základné informácie o charaktere projektu a podmienkach pre žiadateľa. Žiadateľ sa v nej síce dozvie odpovede na svoje najdôležitejšie otázky (aký objem prostriedkov môžem žiadať, do kedy musím projekt odovzdať, aké prílohy mám k žiadosti priložiť, aké základné podmienky musím spĺňať), avšak mnoho doplňujúcich a vysvetľujúcich podmienok je zakotvených v iných podkladoch, ako príručka pre žiadateľa, finančná príručka, programový manuál, príslušný operačný program atď. Toto sú kľúčové dokumenty, ktoré by si mal každý žiadateľ preštudovať pred začatím projektových prác.

V nich sa žiadateľ dozvie podstatné informácie, či vôbec spĺňa formálne kritériá na požiadanie o dotáciu. Ako príklad možno uviesť, že väčšina štrukturálnych fondov EÚ v komerčnom sektore je orientovaná najmä na malé a stredné podniky (ďalej len „MSP“). Spravidla je vo výzve uvedené, ktoré podniky možno považovať za MSP, pričom je zadaný maximálny limit výšky ročného obratu a počtu zamestnancov. Mnoho slovenských pobočiek zahraničných firiem po prečítaní základnej klasifikácie usúdilo, že spĺňajú s veľkou rezervou obe kritériá a teda sa môžu do výzvy zapojiť. Mnohí z nich však ostali sklamaní, keď boli vyradení po formálnom hodnotení s výsledkom, že nespĺňajú ani základné požiadavky kladené na charakter žiadateľa a sú považovaní za veľký podnik. Celá námaha tak bola zbytočná a projekt sa nedostal ani na odborné hodnotenie. Vysvetlenie je v spomínanom dokumente – príručke pre žiadateľa, ktorá veľmi detailne popisuje, kto je a kto nie je považovaný za MSP.

V praxi sa často stáva, že zahraničné podniky zakladajú na Slovensku svoje zastúpenia, ktoré majú rádovo pár zamestnancov a finančne zanedbateľný obrat. EÚ však pri klasifikovaní podnikov za MSP berie do úvahy kumulované hodnoty, a teda okrem slovenskej entity aj hodnoty jej zahraničnej materskej spoločnosti a všetkých jej dcérskych spoločností po celom svete spolu (pozn.: presné hodnoty brané do úvahy vychádzajú z výšky vlastníckych práv). Následkom uvedeného je, že malý slovenský podnik s jedným zamestnancom a obratom 2 000 eur ročne môže byť pre účely žiadania o eurofondy považovaný za veľký podnik s 25 000 zamestnancami a obratom 5 miliárd eur ročne, aj za predpokladu, že z tejto silnej medzinárodnej pozície tento slovenský subjekt nič nemá a dotáciu si zaslúži rovnako ako jeho sused bez medzinárodného pozadia.

To bol len jeden z príkladov, kedy všetka snaha môže stroskotať a kedy bolo možné riziko neúspechu jednoducho eliminovať preštudovaním si potrebných podkladov.

Ďalším častým javom v komerčnej sfére sú vylúčené sektory zo žiadania, ako sú napr. doprava, stavebníctvo, oceliarsky priemysel a pod., ale čo je podstatné, aj súvisiace odbory. V praxi sa stáva, že žiadateľ je vylúčený pre neoprávnenosť, keďže sa mylne domnieval, že nespadá do vylúčeného sektora. Jednoznačná definícia je opäť zakotvená v príručke, a v prípade, že žiadateľ má aj napriek jej naštudovaniu isté pochybnosti, odporúčame požiadať o záväzné stanovisko príslušný riadiaci orgán, ktorý výzvu vyhlásil.

Naopak, na strane samosprávy sa nevyskytujú problémy tohto typu, ale aj v tomto prípade môže dôjsť k vylúčeniu z dôvodu neoprávnenosti, ktorému by sa dalo predísť dôkladným preštudovaním si kompletnej dokumentácie k výzve. Nie sú to len banálne dôvody ako nedoplatky v zdravotných poisťovaniach, Sociálnej poisťovni alebo na daňovom úrade, ale zväčša ide o podceňované riziká, ktoré súvisia s vysporiadaním majetkovo-právnych vzťahov.

Mnoho slovenských obcí sa trápi s neprehľadným vysporiadaním majetkových práv z minulosti, kedy nie je celkom možné preukázať vlastníka pozemku, na ktorom sa plánuje realizovať činnosť prostredníctvom predkladaného projektu. Práve v rozsiahlych príručkách, ktoré sa často žiadateľom nechce študovať, sa píše, ako správne vydokladovať dotknuté pozemky. V praxi často dochádza k uzavretiu nájomných zmlúv napr. so štátnymi orgánmi, pričom až príručka pre žiadateľa definuje jej konkrétne parametre (predmet nájmu, minimálna doba nájmu, dátum jej uzatvorenia, spôsoby nepovedania zmluvy). Nesplnenie čo i len jedného z povinných – a na prvý pohľad nepodstatných odporučení – má za následok vyradenie žiadateľa z procesu hodnotenia už po formálnej stránke a projekt sa nedostane ani na odborné hodnotenie.

Účelom dôkladného naštudovania si všetkých podkladov súvisiacich s výzvou je práve eliminovať tieto riziká na minimum. Ak teda žiadateľ v tejto fáze identifikuje problém a riziko, ktoré objektívne nedokáže odstrániť, mal by urobiť rozhodnutie nepokračovať ďalej v procese a snažiť sa vyhľadať inú grantovú schému, kde mu tieto riziká nehrozia. Popisované problémy patria medzi tie časté, avšak v praxi je možné stretnúť sa s mnohými inými.

Okrem už spomínaných dokumentov odporúčam naštudovať si aj ďalšie. Jedným z nich sú hodnotiace kritériá, ktoré umožnia žiadateľovi preniknúť do role hodnotiteľov projektových žiadostí. Mnohí žiadatelia o granty sú tak zanietení do svojej práce, podnikania, odvetvia, obce a pod., že sa nedokážu pozrieť na svoj zámer a jeho prínos objektívne. Práve hodnotiace kritéria by im však mali pomôcť pokúsiť sa odosobniť od tejto subjektivity, ktorá pri projektovej práci môže spôsobiť podanie nekvalitného projektu bez širších dopadov. Ak teda nejaká výzva má v hodnotiacich kritériách priradenú kľúčovú váhu na inovatívnosť projektu, pričom predkladaný projekt pojednáva o spôsobe výroby, ktorý je bežne etablovaný v každej krajine EÚ, a ak aj napriek tomu je vedenie podniku presvedčené o svojej unikátnosti (čo je na druhej strane pri podnikaní správna a podstatná vec), mali by sa v procese žiadania zvážiť všetky riziká, ktoré s takýmto presvedčením súvisia.

Rovnako to platí, ak je napr. významným kritériom skúsenosť a finančná stabilita žiadateľa, pričom tento žiadateľ, i keď so skvelou myšlienkou, avšak s dvojmesačnou históriou na trhu, by mal zvážiť, či neprizve do projektového konzorcia cielene vybraný subjekt, ktorý má významnú skúsenosť, históriu a referencie v danej oblasti, aj keď na úkor rozdelenia si finančného koláča. Podobných prínosov plynúcich z naštudovania si hodnotiacich kritérií s aplikáciou na vlastný subjekt a zámer je mnoho.

Až po dôkladnom naštudovaní si všetkých vydaných dokumentov k danej výzve je možné začať uvažovať nad zapojením sa do procesu a vypracovaním projektovej žiadosti. Pre správne rozhodnutie je dôležité zhromaždiť čo možno najobsiahlejšie a najrelevantnejšie informácie a vstupy do projektu. Súčasťou tohto štádia je fáza, ktorá do určitej miery súvisí s predchádzajúcou časťou – monitoring už schválených projektov.

Naštudovanie si schválených projektov z minulosti má viacero prínosov. Tým hlavným je, aby sme predišli vyradeniu predloženého projektu z dôvodu určitej duplicity. Najmä bruselské inštitúcie nie sú ochotné finančne podporovať projekty, ktoré už boli v minulosti podporené. Týka sa to rovnakých aktivít, rovnakej cieľovej skupiny, rovnakého územia… Keď teda zistíme, že podobný projekt ako je ten náš, už bol v minulosti podporený, pričom sa nechceme vzdať myšlienky podania projektu, navrhujem starostlivo popremýšľať, ako dať do svojho projektu isté nóvum, ktoré je kvalitatívne a kvantitatívne významné a jasne ho v projekte popísať. Je dobré v projekte otvorene spomenúť podobné projekty a isté prieniky s našim, avšak hneď v nasledujúcej časti uviesť naše unikátne črty, ktorými sa od ostatných odlišujeme a jasne zdôrazníme dôvody, prečo by mal byť aj náš projekt podporený a čo môže priniesť pre cieľové skupiny.

Analytická fáza projektového cyklu nám umožní odborne sa pripraviť na spracovanie projektu. V prípade spracovania projektu vlastnými silami existuje predpoklad, že spracovateľ projektu (majiteľ, zamestnanec…) je dostatočne fundovaný na to, aby dokázal spracovať predmetnú problematiku na patričnej odbornej úrovni. Má k dispozícii dáta o spoločnosti, obci, regióne, konkurencii, používanej technológii, produktovej rade a pod. Aj napriek tomu, že jednotlivé grantové schémy majú odlišné formuláre svojich žiadostí, a teda vyžadujú odlišné dáta, vo všeobecnosti je možné konštatovať, že žiadateľ potrebuje získať cca 50 % nových druhov informácií, ktoré doposiaľ pri výkone svojej činnosti vôbec nepotreboval. Je to spravidla dané tým, že riadiace orgány, či už na národnej alebo „bruselskej úrovni“, sledujú širšie ciele ako sú tie naše pri písaní projektu. Kým majiteľ podáva projekt zameraný z jeho pohľadu na nákup technológie, ktorý by mu umožnil spracovať viac ton plastov ročne, a tým dosahovať vyššie tržby, „Brusel“ sleduje širší cieľ, ktorým môže byť zvýšený podiel vyseparovaných plastov, nižšia miera skládkovania, zvýšenie povedomia obyvateľov o potrebe separovania plastov alebo dokonca šírenie inovačných technologických procesov v európskom rozmere.

Ak chce teda žiadateľ uspieť v konkurencii iných žiadateľov, musí poznať tieto ciele, čo v praxi znamená zosumarizovať a zanalyzovať dostatočné množstvo informácií, ako sú súvisiace zákony, nariadenia „Bruselu“ v danej oblasti, ale i mnohé strategické dokumenty príslušného mesta, VÚC alebo štátu. Vyžaduje si to naštudovať rozličné štatistiky a prieskumy trhu, v krajnom prípade si spraviť vlastnú analýzu prostredia, ak ešte nie je dostupná v požadovanej kvalite a rozsahu.

Žiadateľ sa teda musí pokúsiť opustiť optiku svojho videnia koncentrovanú výlučne na svoj „core business“ a rozšíriť ho na širšie súvislosti. Ide o fázu, ktorá je najmä pre žiadateľov z radov podnikateľov ťažko predstaviteľná, ale je potrebné ju vnímať ako daň za poskytnutie nenávratného finančného príspevku.

Až keď sme si dôkladne naštudovali všetky podporné dokumenty a vykonali analytickú časť projektového cyklu, môžeme začať s vypracovaním základného konceptu projektu. V teórii sa táto časť zvykne označovať ako vypracovanie matice logického rámca, ktorá má svoje fixné časti. Bez ohľadu na jej označenie a pravidlá, odporúčam neviazať sa tradičnými modelmi a poznačiť si na papier základné myšlienky svojho projektu. K hlavným bodom patrí definovanie problému, ktorý chcem projektom riešiť a pomenovanie nástrojov riešenia, čo môže byť spravidla sumár aktivít, ktoré chceme v projekte realizovať (postaviť výrobnú halu, kúpiť nový stroj, opraviť obecnú komunikáciu, vybudovať kanalizáciu a pod.).

Je dobré, ak žiadateľ identifikuje ciele svojho zámeru – konkrétne výstupy, ktoré vzniknú – samozrejme, všetko v kontexte už naštudovaných materiálov vydaných k výzve. Až keď má žiadateľ v kocke všetko pomenované, môže pokročiť v procese ďalej, v ideálnom prípade k začatiu prác na projektovej žiadosti a rozpracovaniu jednotlivých častí formulárov. V niektorých prípadoch, napr. keď si žiadateľ ešte stále nie je istý, či spĺňa podmienky účasti v súťaži, mu môže tento podklad poslúžiť ako doplnok pri oslovení príslušného riadiaceho orgánu so žiadosťou o predbežné posúdenie jeho zámeru a vydanie stanoviska k oprávnenosti (pozn.: niektoré bruselské výzvy, ako napr. CIP umožňujú zaslať na posúdenie 2-stranový projektový zámer). Tento dokument tiež môže poslúžiť ako podporný dokument pri vyhľadávaní projektových partnerov doma alebo v zahraničí.

Mnoho grantových schém (napr. cezhraničné spolupráce, Central Europe, FP7) si povinne vyžadujú zahraničných partnerov, naopak, v iných prípadoch je to na dobrovoľnej báze žiadateľa, avšak, ako už bolo skôr spomenuté, partnerstvo s významným subjektom dokáže žiadateľovi v nemalej miere pomôcť zvýšiť šance na úspech projektu. Vyhľadávanie partnerov, najmä tých zahraničných, je náročná činnosť a nie je možné robiť ju na záver projektu, ale v jeho úvode. V úvode projektu však zväčša projektová žiadosť ešte nie je na svete a bez relevantných informácií o projekte žiadny z partnerov nevstúpi do zmysluplnej diskusie o možnej spolupráci. Naopak, jednoduchý koncept projektu, ktorého vypracovanie nie je časovo náročné, tento problém rieši, dokonca je efektívnejší v porovnaní s tým, ak by sme potenciálnemu partnerovi zaslali 100-stranovú kompletnú žiadosť.

Z uvedených dôvodov odporúčam poctivo pristúpiť k tejto fáze projektového cyklu. Ak potenciálny žiadateľ svedomito uskutoční prípravnú fázu projektu, naštuduje si všetko potrebné, vypracuje projektový zámer, dokáže učiniť relevantné manažérske rozhodnutie o ďalšom postupe, bude tento ďalší priebeh o mnoho jednoduchší, najmä čo sa týka následnej fázy spracovania projektu, ale i finálna kvalita projektu bude vysoká a odbúra sa nepríjemné zistenie, kedy je projekt vyradený z dôvodu neoprávnenosti a nesplnenia základných formálnych kritérií.

Autor: Ján Hámorník, Foto: StockSnap.io