Žiadosť o platbu: Kedy je potrebné ju vypracovať a čo s ňou predkladá?

Vyplatenie nenávratného finančného príspevku žiadateľovi sa po schválení projektového zámeru neuskutočňuje automaticky, ale žiadateľ musí o vyplatenie NFP príslušný orgán požiadať. V závislosti od podmienok konkrétnej výzvy a formy financovania žiada subjekt o NFP prostredníctvom záväzného formuláru – tzv. žiadosti o platbu, ktorá sa predkladá príslušnému orgánu v rámci väčšiny operačných programov v elektronickej, ale aj v tlačenej podobe (vytlačením elektronicky odoslanej žiadosti, jej podpísaním, opečiatkovaním a doručením na adresu príslušného orgánu). Príslušný orgán žiadosť o platbu posúdi a až po jej schválení dochádza k preplateniu žiadanej sumy prijímateľovi pomoci.

Okrem samotnej žiadosti o platbu (jej formálnej a obsahovej správnosti) posudzuje príslušný orgán tiež korektnosť realizácie celého projektu, t. j. pre priznanie žiadanej výšky NFP nestačí iba správne vypracovanie žiadosti. Nedostatky vo verejnom obstarávaní alebo vo fyzickej realizácii projektu či nezrovnalosti vo vykazovaní projektu sa môžu podpísať pod zníženie výšky požadovaného NFP, a to aj v prípade, že samotná žiadosť o platbu bola vypracovaná korektne.

Žiadosť o platbu sa – podobne ako monitorovacia správa – predkladá príslušnému orgánu prostredníctvom elektronického systému ITMS (v rámci aktuálneho programového obdobia ITMS2014+). Formulár žiadosti obsahuje viaceré polia, z ktorých časť je už vyplnená v zmysle platnej zmluvy o NFP, zvyšné polia vypĺňa subjekt žiadajúci o NFP podľa potreby (systém zálohových platieb), resp. prijatých faktúr a ďalších dokladov (systém predfinancovania a refundácie). Žiadosť o platbu môže vypracovať priamo subjekt žiadajúci o dotáciu alebo touto úlohou môže byť poverená externá spoločnosť.

Všetky faktúry, účtovné a iné doklady súvisiace s výdavkami, o preplatenie ktorých subjekt žiada, je potrebné priložiť ako prílohu k žiadosti o platbu (resp. k jej následnému zúčtovaniu), čím sa zabezpečí preukázateľnosť a účelnosť vynakladaných výdavkov. Bežne predkladanými prílohami k žiadosti o platbu sú zmluvy s dodávateľmi, faktúry, krycie listy k faktúram, výpisy z bankového účtu o úhrade faktúr, doklady o zaúčtovaní faktúr, ale obvykle príslušný orgán vyžaduje spolu so žiadosťou o platbu predložiť aj prílohy dokladujúce zrealizovanie povinnej publicity k projektu.

Bližšie informácie o tom, kedy je potrebné žiadosť o platbu predložiť na príslušný orgán a aké prílohy sa k žiadosti pripájajú, sú vždy súčasťou príručky pre prijímateľa, resp. samostatného manuálu k predkladaniu ŽoP. Vo všeobecnosti však veľa závisí od systému financovania projektu:

  • Systém predfinancovania – v tomto prípade prijímateľ finančnej pomoci nesmie uhrádzať vzniknuté náklady z vlastných zdrojov, ale príslušnému orgánu spolu so žiadosťou o platbu zasiela neuhradené účtovné doklady a až po tom, ako prijme žiadanú sumu od príslušnému orgánu na svoj účet, vyrovnáva svoje záväzky voči dodávateľovi.
  • Systém zálohových platieb – prijímateľ finančnej pomoci predkladá príslušnému orgánu žiadosť o platbu bez účtovných dokladov, avšak po prijatí NFP je povinný finančnú pomoc zúčtovať, pričom spolu so zúčtovaním platby predkladá príslušnému orgánu už aj príslušné účtovné doklady.
  • Systém refundácie – NFP sa prijímateľovi vypláca na základe skutočne vynaložených výdavkov, t. j. okrem účtovných dokladov predkladá prijímateľ príslušnému orgánu spolu so žiadosťou o platbu aj doklady o úhrade týchto výdavkov.
  • Kombinácia jednotlivých systémov – v tomto prípade v jednej žiadosti o platbu nie je možné kombinovať viaceré systémy, ale prijímateľ môže predložiť viacero žiadostí o platbu, z ktorých každá bude postupovať podľa iného systému.

Každú predloženú žiadosť o platbu príslušný orgán posúdi a buď vyzve žiadateľa o NFP na doplnenie/opravu údajov/príloh alebo rovno o žiadosti rozhodne jej schválením alebo neschválením.

Autor: Ivana Oravcová

Foto: StocSnap.io