V minulých vydaniach časopisu GRANT sme Vám priniesli príspevky o tom, aké vstupy a informácie je potrebné zabezpečiť ešte pred tým, ako sa pustíme do písania projektu, čomu je potrebné venovať pozornosť pri štúdiu podkladov v rámci jednotlivých výziev na predkladanie žiadostí o dotáciu a ako si zostaviť kvalitný projektový tím. V aktuálnom čísle nášho mesačníka sa posunieme z fázy prípravy projektového zámeru do fázy tvorby projektu.

Po tom, ako si pozorne naštudujeme všetku dokumentáciu k výzve na predkladanie žiadostí o nenávratný finančný príspevok, preveríme oprávnenosť seba ako žiadateľa i svojho projektového zámeru, premyslíme si vhodnú štruktúru projektu, získame všetky informácie potrebné pre tvorbu projektu a poveríme zodpovedné osoby a externých odborníkov (projektantov, energetických audítorov, rozpočtárov a pod.) časovo ohraničenými úlohami, nadchádza vhodný čas pre vypracovávanie projektu. Keďže podmienky predkladania žiadostí máme už dôkladne načítané, vieme, že „projekt“ – to nie je jeden formulár, do ktorého sformulujeme texty podľa vlastnej ľubovôle, na záver ho vytlačíme, podpíšeme a máme hotovo, ale ide o celý rad formulárov, ktoré sú rozdelené na viaceré sekcie, majú svoje predpísané náležitosti a akákoľvek – aj na pohľad triviálna – formálna či obsahová chyba môže mať za následok neschválenie projektu.

V prvom rade je dobré mať prehľad o počte, rozsahu a štruktúre (obsahu) požadovaných formulárov, keďže na základe tohto poznania vieme odhadnúť časovú náročnosť ich vypracovávania a tiež určiť osoby, ktoré ich dokážu najlepšie vypracovať. Ak máme k dispozícii adekvátne personálne kapacity, môžeme rozdistribuovať formuláre týkajúce sa hospodárenia našej samosprávy/firmy účtovníkovi či ekonómovi a formuláre týkajúce sa práce externých odborníkov (projektantov, rozpočtárov, energetických audítorov a pod.) priamo týmto osobám. Takto máme zabezpečené vypracovanie príloh, ktoré si vyžadujú špecifické odborné znalosti, ostatné prílohy by sme už mali zvládnuť vypracovať sami, keďže sa týkajú podstaty nášho zámeru.

Obvykle je potrebné s projektovým zámerom dokladovať aj rôzne potvrdenia. Ich vybavenie môže byť otázkou pár minút či hodín, ale aj viac ako týždňa, preto je dobré počítať pri ich zabezpečovaní s určitou časovou rezervou. O vystavenie viacerých potvrdení vieme požiadať príslušné úrady ešte vo fáze prípravy projektového zámeru, no ak ide o zložitejší projekt, pri ktorom je očakávaná doba jeho vypracovania dlhšia ako niekoľko mesiacov, vybavovanie potvrdení je lepšie nechať si na neskôr. Riadiace orgány spravidla vyžadujú predloženie potvrdení zo Sociálnej poisťovne, zdravotných poisťovní, daňového či colného úradu, ktoré nesmú byť v čase podania žiadosti o dotáciu staršie ako 3 mesiace, pri výpise z listu vlastníctva je táto doba nezriedka skrátená na 1 mesiac. Pri náročnejších projektových zámeroch je teda vybavovanie potvrdení už súčasťou fázy tvorby projektu.

Štandardne žiadateľ o nenávratný finančný príspevok vypĺňa formulár žiadosti o dotáciu, formulár opisu projektu a ďalšie súvisiace formuláre bližšie špecifikujúce jeho zámer alebo jeho spôsobilosť tento zámer realizovať. Aj keď si žiadateľ už možno nie raz prečítal príručku pre žiadateľa a iné manuály obsahujúce pokyny k vypĺňaniu jednotlivých formulárov, je dobré, ak sa k nim priebežne vracia počas celej fázy tvorby projektu a osviežuje si dôležité informácie, prípadne konzultuje svoje otázky priamo s riadiacim orgánom. V tejto súvislosti odporúčame žiadateľom sledovať webové sídlo príslušného riadiaceho/sprostredkovateľského orgánu i operačného programu, keďže tu sa nachádzajú dôležité informácie týkajúce sa o. i. aj aktuálnych výziev a odpovede na najčastejšie kladené otázky (tzv. FAQ) zo strany žiadateľov.

Aj keď sa na prvý pohľad môže zdať, že počet vyžadovaných formulárov je prehnaný, netreba sa nechať odradiť. Množstvo žiadaných informácií je nám známych a vieme ich bez problémov opísať, navyše niektoré údaje sa v rámci projektov vykazujú duplicitne na viacerých miestach/vo viacerých formulároch, len v inej štruktúre. Viacero údajov vieme získať z vlastnej internej evidencie obce/firmy, ďalšie nám dodajú už oslovení externí odborníci. Cenným informačným zdrojom môžu byť pre žiadateľov rôzne semináre a konferencie, blogy, komentáre či diskusie, kde sa stretnú so skúsenosťami a radami iných – aj už úspešných – žiadateľov. Každopádne však neodporúčame nechávať si vypĺňanie kľúčových, sporných či náročnejších častí formulárov celkom na koniec, keďže práve vďaka nim môže žiadateľ zistiť závažné skutočnosti ovplyvňujúce ďalšie vypracovávanie, či dokonca oprávnenosť zámeru.

Napríklad, v rámci aktuálneho programového obdobia sa veľký dôraz kladie na účinnosť a efektívnosť vynakladaných výdavkov, v súvislosti s čím sa sleduje pomer medzi finančnými prostriedkami potrebnými na zrealizovanie zámeru a očakávanými výstupmi (výsledkami) z realizácie zámeru (tzv. benchmarky). Ak si žiadateľ povie, že vypočítanie benchmarkov si nechá na záver procesu tvorby projektu, môže sa mu stať, že jeho projekt bude predražený, avšak už nebude mať dostatok času, aby s tým niečo urobil. Aj z tohto dôvodu odporúčame žiadateľom rozdeliť si tvorbu projektu na menšie časti tak, aby kľúčové otázky nezostávali do poslednej chvíle nezodpovedané, ale dostali sa na rad čo najskôr.

Samozrejme, v praxi fáza tvorby projektu nepozostáva len zo samotného vypĺňania jednotlivých predpísaných formulárov a žiadosti o dotáciu, ale žiadateľ v tejto fáze nadväzuje na činnosti začaté už vo fáze prípravy projektového zámeru: komunikuje s externými odborníkmi, poskytuje im súčinnosť a požadované informačné vstupy, vybavuje a sumarizuje potrebné potvrdenia a v neposlednom rade zabezpečuje efektívnu internú komunikáciu. Jednotliví členovia projektového tímu by sa mali vzájomne priebežne informovať o svojich pokrokoch ohľadom projektu, aby sa predišlo duplicitám, dezinformáciám a nekoordinovanému konaniu. Taktiež, žiadateľ vo fáze tvorby projektu nezriedka rieši vzniknuté problémové situácie, prijíma rozhodnutia, tvorí náhradné riešenia. Často sa fáza prípravy a fáza tvorby projektu prelínajú, avšak určitá postupnosť krokov by mala zostať zachovaná. Základným pravidlom je, že časovo najnáročnejšie úlohy by sa mali riešiť ako prvé.

Ak žiadateľ zváži, že tvorba projektu je nad jeho časové možnosti, môže sa s vypracovaním projektu obrátiť na externú spoločnosť, no i v tomto prípade časť úloh zostáva na jeho pleciach (pozn.: viď článok o pravidlách spolupráce s externou spoločnosťou pri vypracovaní projektu, III. vydanie časopisu GRANT). Tak či onak, kvalitne zvládnutá fáza prípravy projektu je veľmi dôležitá pre fázu tvorby projektu, ktorá následne vyúsťuje do fázy finalizácie projektu, o ktorej vám prinesieme článok v neskorších vydaniach nášho mesačníka.

Autor: Ivana Oravcová, Foto: StockSnap.io