Poznáte spôsob korektného nahlásenia zmeny v projekte?

Nie každý projekt sa podarí zrealizovať presne tak, ako bol navrhnutý. Niekedy sa napríklad posunie začiatok realizácie projektu aj o niekoľko mesiacov z dôvodu dlhšie trvajúceho verejného obstarávania, inokedy zas príjemca nenávratnej finančnej pomoci – subjekt súkromného sektora – uváži, že pre negatívny vývoj situácie na trhu sa mu neoplatí obstarať 8, ale stačí mu 5 nových technológií. Príčin, v dôsledku ktorých dochádza počas fyzickej realizácie projektu k odklonu od pôvodného (plánovaného, zazmluvneného) stavu, môže byť mnoho, avšak viete, ako v tomto prípade postupovať?

Už počas prípravy a tvorby projektu by mal žiadateľ o nenávratný finančný príspevok myslieť na to, že všetko, k čomu sa v projekte zaviaže, bude musieť jedného dňa zrealizovať a adekvátne zdokladovať. Každý žiadateľ, ktorý vo svojom projekte preháňa a stanovuje si nereálne ciele, má vo fáze implementácie projektu skôr či neskôr problém, avšak komplikácie občas postihujú aj racionálne zmýšľajúcich žiadateľov. Objektívne neovplyvniteľné riziká (napr. predĺženie procesu verejného obstarávania z dôvodu veľkého počtu námietok či nedostatok vhodných uchádzačov o zamestnanie pre obsadzované pozície) sa môžu dotknúť aj rozumne nastaveného projektu, no nemusia mať výrazne negatívne dôsledky, ak žiadateľ vie ako na to.

Poskytovateľ nenávratnej finančnej pomoci obvykle rozlišuje medzi podstatnou a menej významnou zmenou v projekte, pričom oba termíny sú zvyčajne bližšie špecifikované v zmluve o NFP. Tu sa žiadateľ dočíta, čo sa jednou aj druhou zmenou rozumie, ako je potrebné v prípade oboch zmien postupovať a čo z oboch zmien vyplýva.

Menej významná zmena (môže ňou byť napríklad začiatok realizácie projektu posunutý o menej ako 3 mesiace oproti zazmluvnenému stavu, zmena v projektovej dokumentácii bez vplyvu na rozpočet projektu, presun finančných prostriedkov medzi skupinami výdavkov do výšky 15 % a pod.) sa obvykle nahlasuje relatívne voľnou, avšak písomnou formou – listom zaslaným poštou alebo e-mailom riadiacemu/sprostredkovateľskému orgánu. Príjemca nenávratnej finančnej pomoci poskytovateľovi pomoci (pridelenému projektovému manažérovi) objasní, v čom spočíva zmena skutočného stavu v porovnaní s plánovaným a uvedie dôvod tejto zmeny.

Podstatná zmena v projekte býva obvykle spojená už s finančnou korekciou, avšak žiadateľ by mal aj v tomto prípade dbať na jej správne vykázanie, keďže finančná korekcia 25 % je vždy lepšia, ako odstúpenie od zmluvy. Podstatná zmena sa nahlasuje bezodkladne, písomne a čo je dôležité – na predpísanom formulári. Tento presne ustanovuje náležitosti, ktoré je potrebné riadiacemu/sprostredkovateľskému orgánu nahlásiť. Štandardne sa vo formulári uvádzajú identifikačné údaje žiadateľa (názov, sídlo, IČO, kontaktné údaje) a identifikačné údaje projektu (názov a kód projektu), pôvodné znenie zmluvy o NFP (znenie tej časti, ktorej sa zmena týka), navrhované znenie zmluvy a dôvod, prečo je zmenu potrebné vykonať (konkrétny popis skutočností, ktorých dôsledkom je navrhovaná zmena). Za podstatnú zmenu je považované napr. skončenie alebo premiestnenie výrobnej činnosti mimo oprávnené miesto realizácie projektu, zmena vlastníctva aktív, ktoré sú predmetom projektu a pod. – skrátka, akákoľvek významná zmena ovplyvňujúca povahu alebo ciele projektu alebo podmienky jeho realizácie v porovnaní so stavom, ktorý bol schválený.

Či už ide o menej významnú alebo podstatnú zmenu v projekte, obe je potrebné nahlásiť poskytovateľovi nenávratnej finančnej pomoci bezodkladne po tom, ako sa o nich dozvie sám prijímateľ NFP – ak je to možné, ešte pred tým, ako k samotnej zmene dôjde. Zatiaľ čo po akceptovaní menej významnej zmeny projekt pokračuje v zmysle aktuálnej zmluvy o NFP ďalej, po akceptovaní podstatnej zmeny sa k zmluve o NFP vyhotovuje dodatok, pričom tento sa stáva pre obe strany záväzným.

Najmä administrácia podstatnej zmeny v projekte je časovo náročná a môže byť spojená s ďalším rizikom – kým príjemca pomoci čaká na rozhodnutie riadiaceho/sprostredkovateľského orgánu vo veci žiadosti o vykonanie zmeny v zmluve, čas beží, je potrebné napĺňať ďalšie záväzky a prijímať ďalšie rozhodnutia, avšak procesne projekt „stojí“, čo negatívne vplýva minimálne na dĺžku realizácie projektu, ale aj ďalšie skutočnosti (napr. potreba uzatvorenia dodatku aj k zmluve s dodávateľom a pod.). Pri podstatných zmenách v projekte je teda potrebné počítať aj s ďalším rizikom, že na prvú komplikáciu sa vzápätí môže nabaliť ďalšia.

Aj keď fáza implementácie projektu niekedy prináša nepríjemné a neprehľadné situácie, žiadatelia nenávratných finančných príspevkov ich vznik vedia čiastočne eliminovať, a to tým, že na fázu implementácie budú myslieť už počas tvorby projektového zámeru. V prípade akýchkoľvek otázok nie je hanba obrátiť sa na prideleného projektového manažéra riadiaceho/sprostredkovateľského orgánu a nejasnosti s ním odkonzultovať. Odporúčame však prijímateľom NFP nechávať si stanoviská poskytovateľa nenávratnej finančnej pomoci zasielať písomne (e-mailom), pretože len na písomné vyjadrenia je možné sa odvolávať a v prípade, že by neskôr vznikli pochybnosti ohľadom správnosti prijímateľovho postupu, môže sa prijímateľ obhájiť písomnou komunikáciou.

Aby žiadateľ o nenávratnú finančnú pomoc eliminoval všetky riziká, ktoré eliminovať môže s cieľom vyhnúť sa povinnosti žiadať o zmenu v projekte, odporúčame mu najmä:

  • dôkladne si študovať všetky materiály súvisiace ako s tvorbou, tak aj implementáciou projektov,
  • značiť si a pozorne sledovať všetky míľniky týkajúce sa projektu,
  • racionálne stanoviť časový harmonogram realizácie projektu,
  • starostlivo si premyslieť rozsah predmetu projektu,
  • starostlivo zvážiť hodnoty ukazovateľov, ktoré majú byť projektom dosiahnuté,
  • zostaviť kvalitný projektový tím s jasne definovanými a časovo ohraničenými úlohami,
  • obrátiť sa na skúseného verejného obstarávateľa,
  • každú nejasnosť konzultovať s prideleným projektovým manažérom,
  • archivovať si všetku dokumentáciu týkajúcu sa projektu ako aj komunikáciu ohľadom projektu,
  • zvážiť spoluprácu s externou projektovou spoločnosťou pri príprave a implementácii projektového zámeru.

Autor: Ivana Oravcová

Foto: Life of Pix