Rozhovor: O význame, výhodách a úskaliach cezhraničných projektov

img_20161114_113256_233
Enikő Hajdúová, projektová manažérka

V polovici roka 2016 boli zverejnené výzvy v rámci cezhraničnej spolupráce Interreg Slovenská republika – Česká republika a Interreg Slovenská republika – Maďarsko. Cezhraničné projekty vykazujú určité rozdiely v porovnaní so „štandardnými“, národnými projektmi. Aby sme poukázali na význam, rozdiely, výhody a úskalia cezhraničných projektov, porozprávali sme sa s Enikő Hajdúovou, projektovou manažérkou, ktorá sa aktívne venuje písaniu rôznych projektov ako pre súkromný, tak aj pre verejný sektor.

Napísať projekt za viacero subjektov, ak navyše pochádzajú z rôznych krajín, je iste komplikovanejšia cesta ako získať dotáciu na svoj zámer. V čom spočíva význam a podstata cezhraničnej spolupráce?

Podľa môjho názoru význam a zároveň aj podstata cezhraničnej spolupráce, t. j. spolupráce medzi miestnymi a regionálnymi orgánmi z dvoch krajín, spočíva vo vynakladaní úsilia, aby sa štátne hranice nestali prekážkami rozvoja cezhraničných spoločenských, hospodárskych a politických kontaktov. Každý štát má svoju komparatívnu výhodu, ktorú prostredníctvom cezhraničnej spolupráce môže „požičať“ svojmu partnerovi. V rámci projektov cezhraničnej spolupráce ide obyčajne o „know-how sharing“, kedy sa partneri môžu naučiť a implementovať dôležité poznatky, a týmto spôsobom podporiť svoju ekonomiku. Snahou každého štátu je neustále sa rozvíjať a dosiahnuť pozitívne zmeny vo vývoji makroukazovateľov. Na to, aby sa dosiahli ciele na štátnej úrovni, je nevyhnuté dosahovať rovnaké ciele aj na miestnej, resp. regionálnej úrovni, a práve cezhraničná spolupráca je jedným z vhodných spôsobov, ako sa rozvíjať a dosahovať pozitívne zmeny.

Čo by malo byť mojím prvým krokom, ak sa rozhodnem, že sa chcem zapojiť do cezhraničnej spolupráce?

Ak sa rozhodneme, že si podáme projekt v rámci cezhraničnej spolupráce, prvé kroky sú totožné s krokmi, ktoré musíme vykonať, aj keď podávame projekt na národnej úrovni. Ako úplne prvý krok by sme si mali dôkladne preštudovať všetky dokumenty predmetnej výzvy. Výzva zvykne byť dostupná aj v štátnych jazykoch, ale jej prílohy už len v anglickom jazyku. V dôsledku tejto skutočnosti je nevyhnutné, aby mal žiadateľ v projektovom tíme osobu, ktorá ovláda tento jazyk na požadovanej úrovni, resp. musí zabezpečiť preklady z a do anglického jazyka včas. V praxi sa nevypláca vypracovávať projekty v štátnom jazyku a následne si dať text preložiť do anglického jazyka, a to nielen z dôvodu nedostatku času, ale aj z dôvodu, že pred odovzdaním projektu sa často vykonávajú ešte rozličné úpravy v projekte a môže nastať situácia, že sa tieto zmeny už nezapracujú do prekladu. Je dôležité, aby zodpovedný projektový manažér ovládal štátne jazyky oboch partnerských strán, pretože tento fakt môže výrazne uľahčiť komunikáciu a spoluprácu partnerov. Z výzvy a jej príloh sa potenciálny žiadateľ môže dozvedieť nevyhnutné informácie, avšak ako ďalšie informačné zdroje slúžia aj semináre k danej výzve, informačné body cezhraničného programu a samotná webová stránka programu, kde žiadateľ môže nájsť sekciu FAQ (Frequently Asked Questions – Často kladené otázky), ktorá prináša dodatočné informácie.

Prvý krok máme za sebou. Čo nasleduje ďalej?

Cezhraničné programy, na rozdiel od tých národných, sú založené na partnerstve minimálne dvoch subjektov z dvoch rozličných krajín, napr. jeden subjekt je zo Slovenskej republiky a jeden z Maďarska. Z projektových subjektov jeden musí zastrešovať pozíciu vedúceho subjektu, ktorý je zodpovedný za včasné a korektné podanie žiadosti na riadiaci orgán a tiež za doplnenie prípadných chýbajúcich náležitostí na základe výzvy riadiaceho orgánu. Najlepším riešením pri hľadaní partnera je vybrať si taký subjekt z druhej krajiny, s ktorým žiadateľ už aj v minulosti spolupracoval. Táto skutočnosť je dôležitá, lebo častým výrazným nedostatkom cezhraničných projektov je, ak sú partnerstvá len umelo vytvorené. V prípade, ak nemáme k dispozícii už existujúceho partnera, môžeme vyhľadať nových partnerov, avšak v projekte musíme dobre zdôvodniť vznik tohto nového partnerstva. V oboch prípadoch je nevyhnutné sa uistiť, že projektové zámery partnerov sú v súlade a spoločne prispievajú k naplneniu hlavného cieľa danej výzvy. V rámci cezhraničných programov je tiež dôležité, aby individuálne zámery projektových subjektov v konečnom dôsledku tvorili jeden celok (napr. vytvorenie novej, spoločnej značky), ktorý bude vystupovať ako hlavný predmet projektu. Projektové zámery nemajú slúžiť len k naplneniu cieľa výzvy, ale musia byť aj v súlade s jej ostatnými podmienkami a hodnotiacimi kritériami.

Spomínali ste pojem „vedúci subjekt“. Mohli by ste, prosím, špecifikovať, v čom spočíva rozdiel medzi vedúcim subjektom a ostatnými subjektmi?

Vedúci subjekt má dvojitú úlohu. To znamená, že na jednej strane vystupuje ako „obyčajný partner“, t. j. zabezpečuje prílohy, ktoré sa ho týkajú, zostavuje svoj vlastný rozpočet, vlastný projektový tím, atď., na druhej strane práve on podpisuje žiadosť o finančný príspevok za všetkých partnerov. Taktiež je zodpovedný za včasné a korektné podanie a doplnenie žiadosti. V prípade schválenia projektového zámeru je zodpovedný za distribúciu finančných prostriedkov partnerom.

Dostali sme sa k žiadosti o finančný príspevok a k prílohám. Sú podobné tieto dve náležitosti projektu pri písaní národných a cezhraničných projektov?

Ďalší výrazný rozdiel medzi cezhraničnými a národnými projektmi vidím práve v písaní samotnej žiadosti. Žiadosť sa píše v anglickom jazyku a podáva sa jedna žiadosť spoločne za všetky subjekty. V rámci niektorých častí žiadosti, ako napr. pri identifikačných údajoch, rozpočte, merateľných ukazovateľoch a pod. partneri vystupujú ako individuálne subjekty a údaje sú uvedené len za nich. Naopak, pri opisných častiach subjekty vystupujú ako jedna entita a žiadosť sa zameriava na spôsob, ako spoločne dosiahnu vytýčený cieľ. Opisné časti (ako aj pri štandardných projektoch) sa vo všeobecnosti zameriavajú na ciele, východiskovú situáciu, cieľové skupiny, spôsob dosiahnutia cieľov, prínosy, udržateľnosť projektu a na jeho súlad so strategickými dokumentmi. Tu by som ešte spomenula aj ďalšiu časť opisu, s ktorou sa žiadateľ nestretne pri písaní štandardných, národných projektov, a to význam cezhraničného partnerstva – prečo je nevyhnutné zrealizovať projekt na medzinárodnej úrovni. V rámci opisných častí je dôležité si preštudovať predpísanú osnovu, aby sa žiadateľ zameriaval iba na konkrétne náležitosti. Táto skutočnosť je dôležitá už aj z toho dôvodu, že opisné časti sú znakovo limitované. Pri písaní cezhraničných projektov musí byť žiadateľ stručný a zameriavať sa len na ich podstatu.

Čo sa týka príloh, samozrejme, treba zabezpečiť všetky povinné prílohy v zmysle príslušnej Príručky pre žiadateľa. Tiež si treba dávať pozor na to, ktoré prílohy majú predpísaný formulár. Pri cezhraničných projektoch je vhodné, okrem povinných príloh, zabezpečiť aj „nepovinné prílohy“. Keďže projekt sa píše za viacerých partnerov a opis je znakovo limitovaný, pointa projektu sa môže „stratiť“. Toto riziko sa dá ľahko eliminovať práve spomínanými nepovinnými prílohami – napr. diagram cieľov, personálna matica, celková logika projektu. V rámci týchto príloh sa žiadatelia môžu viac rozpísať, resp. zjednodušene, graficky znázorniť celý svoj projektový zámer.

Aké výhody a úskalia majú cezhraničné projekty podľa Vášho názoru?

Ako som už naznačila, prostredníctvom cezhraničných projektov je možné zabezpečiť, aby sa štátne hranice nestali prekážkami rozvoja cezhraničných spoločenských, hospodárskych a politických kontaktov. Pomocou vytvorených kontaktov a partnerstiev v rámci cezhraničnej spolupráce môžu štáty rozšíriť svoje know-how, čo bude mať pozitívny vplyv nielen na miestnu a regionálnu ekonomiku, ale v konečnom dôsledku aj na národnú. Rozšírenie štátneho know-how má pozitívny vplyv aj na inovačný potenciál krajiny, čo má ďalej dopad na rozvoj zúčastnených krajín a zároveň pomáha prispievať k napĺňaniu rôznych usmernení Európskej únie.

V rámci cezhraničnej spolupráce by nemali vznikať krátkodobé partnerstvá, ale dlhodobé. Prostredníctvom partnerstiev dlhodobého charakteru majú samosprávy a organizácie možnosť naďalej sa rozvíjať a zvyšovať svoju konkurencieschopnosť a spokojnosť svojich cieľových skupín.

Najväčšie úskalia pri cezhraničných projektoch vidím v umelo vytvorených partnerstvách, kedy je evidentné, že partnerstvo bolo vytvorené len za účelom podania cezhraničného projektu a po jeho realizácii sa rozpadne a partneri nebudú pokračovať v ďalšej spolupráci. Pri partnerstve je vhodné poukázať aj na jeho vyváženosť. To znamená, že na oboch stranách majú byť približne rovnako kvalitní partneri, napríklad jedno slovenské a jedno české mesto. Pretože vyváženosť partnerstva je posudzovaná aj v rámci hodnotiacich kritérií, ľahko sa môže stať, že žiadateľ tu stratí dôležité body.

Ďalej vysoké riziko pri cezhraničných projektoch vidím v spôsobe zostavenia rozpočtov. Obyčajne je minimálna a maximálna výška rozpočtu za všetkých partnerov striktne daná vo výzve. Pri zostavení rozpočtu je často problém, samozrejme, s maximálnou výškou. Môže sa stať, že partneri chcú zrealizovať čo najviac v rámci programu a nie sú ochotní odstúpiť od vysokých rozpočtov, čím vlastne ohrozia celý projekt. Ďalším úskalím pri zostavení rozpočtu je zanedbanie podporných aktivít projektu, ako projektový manažment, verejné obstarávanie, marketing a povinná publicita. V rámci investičných projektov chcú subjekty často vyťažiť čo najviac z rozpočtu v prospech svojho zámeru, ale na úkor podporných aktivít. Tieto sú však dôležitou a nevyhnutnou súčasťou celého projektu a pri ich ignorovaní môže dôjsť k situácii, že výdavky súvisiace s nimi budú musieť žiadatelia hradiť z vlastných finančných prostriedkov.

Aké sú najčastejšie chyby pri písaní cezhraničných projektov?

Najčastejšou a asi aj najvážnejšou chybou je absencia „projektového príbehu“. Spravidla chcú projektoví partneri len zrekonštruovať/vybudovať objekty a nedbajú na to, aby „spojili“ svoje projektové príbehy. Partneri dôkladne neodôvodnia, prečo chcú projektový zámer realizovať spoločne. Pretože zmyslom cezhraničných programov je práve spolupráca partnerov, je nevyhnutné poukázať v projekte na spoločné zámery partnerov.

Ďalšou chybou pri cezhraničných projektoch je prekročenie výzvou stanoveného maximálneho finančného limitu. K tejto chybe najčastejšie dochádza z dôvodu, že partneri si vopred nestanovia individuálne finančné limity a keď dôjde k akumulácii rozpočtu, maximálny limit je prekročený. V tejto situácii musia partneri korigovať svoje rozpočty často až pár dní pred termínom odovzdania projektu, čo môže spôsobovať vážne problémy.

Partneri často najviac pozornosti venujú opisným častiam a rozpočtu projektu a zanedbávajú časti ako „Identifikačné údaje“ a „Merateľné ukazovatele“. Môže sa zdať, že identifikačným údajom netreba venovať príliš veľa pozornosti, avšak práve pri tejto sekcii je potrebné uvádzať partnerove doterajšie skúsenosti s cezhraničnými projektmi. Pri hodnotení projektov sa dohliada aj na skúsenosti partnerov, takže je nevyhnutné venovať dôkladnú pozornosť a dobre opísať túto časť žiadosti. Často projektoví partneri nedbajú ani na vyplnenie relevantných merateľných ukazovateľov a iba „hodia do tabuľky nejaké číslo“. Zabúdajú však na dôležitú vec, že tieto merateľné ukazovatele sú záväzné a v prípade ich nesplnenia počas realizácie projektu budú partneri sankcionovaní.

Žiadatelia o NFP v rámci cezhraničných programov majú tendenciu, rovnako ako pri národných projektoch, podať iba samotnú žiadosť spolu s povinnými prílohami. Pri cezhraničnej spolupráci je však výhodné, ak žiadatelia prikladajú aj nepovinné prílohy, ako podporné listy, diagram cieľov, životopisy projektového tímu atď. Tieto prílohy sú dôležité preto, že robia projekt prehľadnejším a hodnotiteľovi dávajú možnosť lepšie pochopiť zámer celého projektu.

Ďalšou závažnou chybou pri cezhraničnej spolupráci je tzv. „otvorené konzorcium“. Toto slovné spojenie znamená, že potenciálni projektový partner sa nevie rozhodnúť, či sa zapojiť alebo nezapojiť do projektu. Môže sa stať, že partner sa rozhodne dva dni pred uzávierkou vstúpiť, resp. vystúpiť z partnerstva, čo môže narušiť celý koncept projektu a tiež má negatívny vplyv na jeho kvalitu. Vstup alebo výstup akéhokoľvek partnera, či už vedúceho alebo ostatných, má vplyv na každú časť projektu, a práve preto je dôležité si v predstihu zadefinovať fixný termín, do kedy môžu partneri vstúpiť resp. vystúpiť z partnerstva.

Ako poslednú chybu pri písaní cezhraničných projektov by som uviedla nevhodný výber vedúceho partnera. Partneri často ani nevedia, podľa akých kritérií si majú vybrať vedúceho partnera a zvolia napokon nevhodný subjekt. Hlavným kritériom by mala byť skúsenosť subjektu s cezhraničnými a národnými projektmi, aby hodnotiteľ videl, že projekt riadi kompetentný subjekt.

Aké odporúčania by ste dali budúcim žiadateľom o finančný príspevok v rámci cezhraničných projektov?

Asi najdôležitejšie odporúčanie z mojej strany sa týka jazykovej bariéry. Pri cezhraničných programoch sa štátne jazyky, pochopiteľne, nezhodujú, v dôsledku čoho môže vzniknúť jazyková bariéra medzi partnermi. Najvhodnejším spôsobom riešenia tejto prekážky je zabezpečiť spoluprácu s takou osobou, ktorá ovláda oba jazyky, a teda vie komunikovať s každým partnerom. Ako v súkromnom, tak aj v profesionálnom živote si každý cení, ak sa s ním komunikuje v materinskom jazyku. Okrem rozličných štátnych jazykov, druhú jazykovú bariéru môže predstavovať anglický jazyk, t. j. jazyk, v ktorom sa zostavuje celý projekt. Ak partneri neovládajú anglický jazyk na vhodnej úrovni, je nevyhnutné, aby zabezpečili prekladateľa, ktorý včas preloží dokumenty z a do anglického jazyka.

Okrem tohto odporúčania by som uviedla ešte jedno na záver. Pri vzniku partnerstva je vhodné si vždy uzavrieť zmluvu medzi partnermi participujúcimi na projekte, najlepšie s finančnými sankciami, pre prípad odstúpenia niektorého z partnerov. Tento krok je dôležitý z dôvodu, že ak si čo i len jeden z partnerov rozmyslí svoju účasť v projekte, môže uškodiť všetkým ostatným, keďže na tomto rozhodnutí môže zlyhať celý projekt.

Rozhovor nám poskytla Enikő Hajdúová, projektová manažérka spoločnosti Gemini Group s. r. o.

Foto: Magdeleine, Enikő Hajdúová