Čaká Vás príprava monitorovacej správy?

Jednou z povinností žiadateľa v rámci fázy implementácie projektu je vypracovávanie a predkladanie monitorovacích správ na riadiaci, resp. sprostredkovateľský orgán. Takýmto spôsobom poskytovateľ nenávratnej finančnej pomoci zisťuje, či subjekt žiadajúci o NFP plní podmienky ustanovené v zmluve o NFP a či sa projekt nachádza v štádiu adekvátnom schválenému časovému harmonogramu. Cieľom monitorovania fázy implementácie projektu je predovšetkým motivovať žiadateľov o NFP pracovať na projekte riadne a priebežne a včas odhaľovať potenciálne riziká a problematické momenty, ak už nastanú.

V praxi rozlišujeme 3 typy monitorovacích správ: priebežné, záverečnú a následné monitorovacie správy. Zatiaľ čo priebežných a následných monitorovacích správ môže byť viacero (predkladajú sa na príslušný orgán pravidelne počas obdobia realizácie a udržateľnosti projektu), záverečná MS sa predkladá na zodpovedný orgán len jedna (po ukončení realizácie projektu, na začiatku fázy udržateľnosti projektu). Intervaly predkladania monitorovacích správ stanovuje zodpovedný orgán pre každú výzvu osobitne, avšak pri čerpaní NFP z prostriedkov väčšiny operačných programov je tento termín vždy do 15. dní v mesiaci, ktorý nasleduje po mesiaci stanovenom ako koniec monitorovacieho obdobia. Ak teda zodpovedný orgán ustanoví v rámci fázy realizácie projektu viac monitorovacích období, potom sa monitorovacia správa typu priebežná predkladá na konci každého takéhoto obdobia. V rámci fázy udržateľnosti sa monitorovacia správa (typu následná) predkladá každý rok po dobu stanovenú ako „obdobie udržateľnosti projektu“ (toto obdobie bližšie definuje výzva, príručka, resp. zmluva o NFP).

Monitorovaciu správu si vypracováva žiadateľ samostatne, alebo sa s jej vypracovaním obráti na externú spoločnosť. Je vhodné, ak agendu súvisiacu s implementáciou projektu vedie tá istá osoba, ktorá zodpovedala za prípravu projektu, keďže má najlepší prehľad o navrhovanom projekte, podmienkach, postupe prác, dôležitých míľnikoch, výdavkoch a pod. V rámci väčšiny operačných programov sa monitorovacie správy predkladajú v elektronickej podobe prostredníctvom systému ITMS (v súčasnosti ide o nový systém ITMS2014+) a tiež v tlačenej podobe (vytlačením odoslanej žiadosti cez ITMS, jej podpisom, opečiatkovaním a odoslaním poštou na príslušný orgán).

Každá monitorovacia správa má svoje náležitosti, z ktorých časť je už vyplnená na základe údajov zo schválenej žiadosti o NFP, resp. zmluvy o NFP, zvyšok je potrebné doplniť podľa aktuálneho štádia, v akom sa projekt nachádza. Podobne ako k vypracovaniu žiadosti o NFP, aj k vypracovaniu monitorovacích správ existuje manuál, ktorým by sa mal tvorca správy riadiť, ak ju chce vypracovať korektne, podľa požiadaviek príslušného orgánu. Do monitorovacej správy sa zadávajú predovšetkým informácie o plnení merateľných ukazovateľov, spôsobe zabezpečenia riadenia a povinnej publicity projektu, ale uvádzajú sa sem tiež prípadné odklony od plánovaného priebehu projektu a zdôvodnenia týchto odklonov. V tejto súvislosti je žiaduce poznamenať, že ak žiadateľ očakáva odchýlku oproti plánovanému (zazmluvnenému) stavu, mal by ju nahlásiť riadiacemu orgánu bezodkladne, ideálne vopred (voľnou formou alebo na predpísanom formulári – podľa podmienok zmluvy o NFP) a nečakať až na najbližšiu monitorovaciu správu, v ktorej sa s niekoľkomesačným oneskorením k odchýlkam „prizná“.

V monitorovacích správach je dôraz kladený najmä na vecnú, menej na finančnú stránku projektu (táto je predmetom žiadostí o platbu, venujeme sa im v samostatnom článku aktuálneho vydania časopisu GRANT). Spolu s monitorovacou správou sa na zodpovedný orgán predkladajú tiež rôzne prílohy dokladujúce splnenie podmienok zmluvy o NFP a skutočností uvádzaných v monitorovacej správe. Môže ísť napríklad o doklady preukazujúce vytvorenie a obsadenie pracovných miest (pracovné zmluvy, súhlasy zamestnancov so spracovaním osobných údajov), dosiahnuté úspory energie a/alebo nákladov (energetický audit, resp. vlastný prepočet spotreby energií, účtovné závierky), doklady preukazujúce poistenie majetku, ktorý je predmetom projektu, doklady k zriadeniu záložného práva, dokumentáciu publicity projektu (fotografie, printscreeny) a pod. Počet a rozsah príloh predkladaných spolu s monitorovacími správami sa výrazne líši od výzvy, náročnosti projektového zámeru, stanovených merateľných ukazovateľov, ale aj fázy projektu (typu monitorovacej správy). Zoznam povinných príloh je taktiež súčasťou manuálu pre vypracovanie monitorovacích správ, avšak nad rámec tohto zoznamu môžeme k MS priložiť aj nepovinné prílohy, resp. prílohy, ktoré si nad rámec stanoveného zoznamu vyžiada príslušný orgán. Vhodné je k monitorovacej správe a prílohám priložiť aj sprievodný list, v ktorom prehľadne zosumarizujeme všetko, čo príslušnému orgánu zasielame.

Samozrejme, ideálne by bolo predložiť zodpovednému orgánu monitorovaciu správu už na prvýkrát vypracovanú korektne, so všetkými požadovanými náležitosťami a prílohami, no nie vždy sa to podarí. Obzvlášť pri tých náležitostiach monitorovacích správ, ktoré nie sú dostatočne dobre opísané v manuáli pre vypracovanie monitorovacích správ, môžu rôzni projektoví manažéri na strane zodpovedného orgánu požadovať rôzne údaje, resp. rozsah či spôsob ich stanovenia. V takomto prípade, ak zodpovedný orgán identifikuje chýbajúce alebo nejasné informácie/prílohy v rámci monitorovacej správy, vyzve žiadateľa o NFP na ich bližšiu špecifikáciu/doplnenie. Následne, po doplnení požadovaných náležitostí, sa zodpovedný orgán vyjadrí za schválenie monitorovacej správy, v ojedinelých prípadoch vyzve žiadateľa na ďalšie doplnenia/opravy.

Vzhľadom na to, že monitorovacie správy sa vypracúvajú spätne (za už ukončené monitorovacie obdobie), odporúčame žiadateľom myslieť na povinnosť vypracovania správ s dostatočným predstihom. Charakter prevažnej väčšiny merateľných ukazovateľov neumožňuje ich naplnenie zo dňa na deň, preto ak si žiadateľ až po ukončení monitorovacieho obdobia pri príprave monitorovacej správy uvedomí, že vytýčené merateľné ukazovatele nespĺňa, je už spravidla neskoro podnikať akékoľvek kroky na nápravu a žiadateľ sa musí zmieriť s rizikom krátenia dotácie. Preto je dobré značiť si monitorovacie termíny a dôležité míľniky týkajúce sa projektu do prehľadnej tabuľky, ktorá nás včas upozorní na všetky naše povinnosti súvisiace s realizáciou projektu.

Autor: Ivana Oravcová

Foto: Magdeleine