Medzi vytvorením projektu a jeho schválením/obdobím realizácie ubehne niekedy aj rok. Za ten čas sa môže zmeniť veľa okolností, ktoré majú vplyv na predmet projektu. Aké zmeny v projekte a za akých podmienok je možné vykonať v projekte? Aké zmeny sú neprípustné?
Neprípustné zmeny
Začnime najskôr neprípustnými zmenami. Neprípustná zmena je každá, ktorá by predstavovala porušenie podmienok výzvy (napr. presunutie miesta realizácie projektu na územie, ktoré je v zmysle podmienok výzvy neoprávnené) alebo platnej legislatívy. Zároveň nie je možné zmeniť projekt tak, aby sa celkom zmenil jeho charakter (zmena hlavnej aktivity + merateľných ukazovateľov) alebo sa zvýšili oprávnené výdavky (žiadateľ nedostane vyššiu dotáciu, ako je tá, ktorú pôvodne žiadal a ktorá mu bola schválená).
Pokiaľ ide o prípustné zmeny, je potrebné rozlišovať zmeny pred zazmluvnením a zmeny po zazmluvnení projektu.
Zmeny pred zazmluvnením projektu
Po podaní projektu je možné vykonávať zmeny v projekte iba na základe výzvy na doplnenie projektu. Výzvu na doplnenie projektu posiela poskytovateľ dotácie žiadateľovi po tom, ako si projekt pozrie a identifikuje v ňom nedostatky (napr. formálne chyby, chýbajúce prílohy a pod.). Poskytovateľ dotácie spíše výzvu na doplnenie projektu, v ktorej zosumarizuje, čo je potrebné v projekte opraviť, resp. aký podklad je ešte potrebné doložiť. Žiadateľ môže robiť iba zmeny, na ktoré bol vyzvaný a zmeny, ktoré nadväzujú na zmeny, na ktoré bol vyzvaný. Niekedy text výzvy na doplnenie obsahuje formuláciu, kde poskytovateľ dotácie vyslovene upozorňuje na to, že zmeny nad rámec vyzvania nebudú akceptované. Inokedy sú zmeny nad rámec vyzvania akceptované, avšak je potrebné ich odôvodniť.
Aj v tomto prípade môže dôjsť iba ku zmenám, ktoré sú v súlade s logikou operačného programu, v súlade s výzvou a platnou legislatívou.
Zmeny po zazmluvnení projektu
Tieto zmeny sa delia na menej významné a významné. Menej významná zmena v projekte sa poskytovateľovi dotácie oznamuje voľnou formou (t. j. nie je predpísaný spôsob ani formulár), pričom takáto zmena môže, ale nemusí mať vplyv na znenie zmluvy o poskytnutí dotácie (napr. omeškanie začiatku realizácie projektu v trvaní nepresahujúcom 3 mesiace). Významná zmena si vyžaduje a) predloženie návrhu zmeny predpísaným spôsobom na predpísanom formulári; b) dôkladné odôvodnenie; c) súhlas poskytovateľa dotácie so zmenou; d) zmenu znenia zmluvy o poskytnutí dotácie. Zoznam významných zmien je vždy súčasťou zmluvy o poskytnutí dotácie, prípadne Príručky pre prijímateľa. Pri významných zmenách musí zasadnúť zmenová komisia, ktorá zmenu odobrí alebo nie, t. j. tieto zmeny sa neschvaľujú zo dňa na deň, ale je potrebné počkať na zasadnutie komisie.
Ak poskytovateľ dotácie nevyjadrí súhlas s významnou zmenou v projekte, je potrebné realizovať projekt za pôvodných podmienok, v opačnom prípade dochádza ku kráteniu výšky poskytnutej dotácie (v tom lepšom prípade) alebo k odstúpeniu od zmluvy (v prípade závažného porušenia zmluvných podmienok).
Vždy platí, že zmena v projekte po jeho zazmluvnení by sa mala udiať až po tom, ako sa nahlási, t. j. najskôr zmenu ohlásim a až potom zmena nastane.
Častými zmenami sú napr. zmena identifikačných údajov žiadateľa (žiadateľ zmenil názov alebo sa presťahoval, zmenil sa štatutárny orgán, číslo bankového účtu a pod.), zmena spôsobu financovania projektu (t. j. zmena spôsobu vyplácania dotácie), preobsadenie pracovného miesta, zmena použitých materiálov (napr. pri stavebných prácach – môže sa stať, že nejaký materiál sa stane nedostupný alebo menej vhodný ako iný, ktorý sa medzičasom objavil na trhu) a pod.
Bežnou zmenou, ktorá sa robí prakticky pri každom projekte, je zmena časového harmonogramu projektu. Poskytovateľ dotácie pred podpisom zmluvy o poskytnutí dotácie vyzve žiadateľa, aby si harmonogram projektu aktualizoval. Je povolené posúvať predpokladaný mesiac začiatku a mesiac konca realizácie projektu, naopak, obvykle nie je povolené meniť dĺžku realizácie projektu. Dĺžku realizácie projektu je povolené meniť až neskôr, keď vznikne odôvodnená obava, že sa projekt za daný čas zrealizovať nestihne, pričom táto zmena spadá do kategórie významných zmien.
Každá zmena, ktorá nespadá do kategórie neprípustných, by mala byť možná, avšak treba ju vopred zvážiť, odkomunikovať a dôkladne odôvodniť. Vždy platí, že projekt je už pri písaní potrebné nastaviť tak, aby sa nemusela robiť žiadna zmena.
Autor: Ivana Oravcová
Foto: Pexels